”HENKILÖT OVAT tärkein tuotteesi. Käytä heitä organisaatiosi jatkuvaan parantamiseen”, sanoo Supply Chainin johtamiskonsultti Chuck Intrieri. Juuri tätä poikkitiimellinen yhteistyö tekee. Se edistää jatkuvaa parantamista organisaatiossa, vähentää kustannuksia ja mahdollistaa ketteryyden ja luovan ongelmanratkaisun. Mikä tärkeintä – se pitää kaikki linjassa yrityksen yleisten tavoitteiden kanssa.
Mutta tiimien välinen yhteistyö ei tapahdu sattumalta – se vaatii aikaa ja vaivaa. Valitettavasti on helpompi löytää esimerkkejä poikkitoiminnallisista tiimeistä, jotka eivät toimi. Tutkimus on osoittanut, että 25 johtavan yrityksen 95 tiimistä 75 prosenttia poikkitoiminnallisista tiimeistä on toimimattomia.
”Poikkitoiminnalliset tiimit epäonnistuvat usein siksi, että organisaatiosta puuttuu systeeminen lähestymistapa. Tiimejä vahingoittavat epäselvä hallinto, vastuuvelvollisuuden puute, tavoitteet, joista puuttuu täsmällisyys, ja se, että organisaatiot eivät aseta poikkitoiminnallisten projektien onnistumista tärkeysjärjestykseen.”
– Benham Tabrizi, Stanfordin yliopisto
Viime aikoina tietohallinto-osasto ja liiketoimintatoiminnot saattoivat olla vuorovaikutuksessa vain vuosittaisissa toimistojuhlissa. Nykyään tilanne on kuitenkin toinen, sillä yhä useammat yritykset kannustavat – tai jopa vaativat – monialaista yhteistyötä.
”Ennen näitä toimintoja hoidettiin siiloissa. Mutta liiketoiminta on muuttunut monimutkaisemmaksi, ja organisaatiot investoivat edelleen teknologiaan tehdäkseen strategisia päätöksiä. Muutama vuosi sitten yhteistyö ei ollut välttämätöntä – nyt se on välttämätöntä.”
– Tim Hird, Robert Half Management Resourcesin toiminnanjohtaja
Erinomainen yhteistyö edellyttää luottamusta. Luottamussiteen luominen on tarpeeksi vaikeaa, kun joku työskentelee kanssasi samassa huoneessa. Tämä haaste muuttuu nousevasti vaikeammaksi, kun tiimit tekevät yhteistyötä eri osastoilla.
Scorossa meillä on tiimejä, jotka työskentelevät eri puolilla maailmaa. Useimmiten se on hieno asia. Kun tiimit tekevät yhteistyötä, voimme soveltaa työhömme globaalia näkökulmaa. Etäisyys luo kuitenkin joitakin esteitä. Nämä esteet auttavat tiimejäsi kasvamaan, mutta vain, jos puutut niihin asianmukaisesti.
Voidaksesi alkaa nähdä tiimien välisen yhteistyön edut, käytä näitä 17 vinkkiä, joiden avulla pääset alkuun ja pysyt liikkeellä.
- Standardisoi prosessit
- Challenge Traditions
- Pysy reaaliaikaisesti ajan tasalla
- Kaikki yrityksestäsi yhden klikkauksen päässä
- Vaihda tiimin jäseniä
- Käytä sosiaalista mediaa aidolla tavalla
- Mittaroi vaikutus
- Olemassa olevien ongelmien tunnistaminen
- Tavoitteiden asettaminen
- Konsolidoi teknologia
- Valmistetaan yhteistyökulttuuri
- Don’t overseduning meetings
- Valmistakaa johtajat
- Tasapaino yhteistyön ja keskittymisen välillä
- Valitse oikeat tiimin jäsenet
- Luovuuden edistäminen
- Palkitse yhteistyöstä
- Kokeile erilaisia tekniikoita
- Kaikki liiketoimintaasi koskevat asiat yhden klikkauksen päässä
Standardisoi prosessit
Valmistele johdonmukainen, keskitetty paikka tapaamisten ja tärkeiden tiedostojen dokumentointiin. Varmista, että tämä on reaaliaikainen verkkolähde, jotta sinun ei tarvitse huolehtia tietojen useiden versioiden hallinnoinnista.
Prosessien vakioiminen vie aikaa ja vaatii jatkuvia ponnisteluja ylläpitämiseksi. Henkilöstön voi olla helppo palata vanhoihin toimintatapoihin.
Automaattinen viestintä säännöllisiä päivityksiä varten on erinomainen tapa vakiokäytäntöjen luomiseen. Esimerkiksi Scorossa olemme automatisoineet kokousmuistioiden jakamisen tiimille. Jokaisen kokouksen jälkeen tuotekokousmuistiinpanot sisältävä asiakirja lähetetään automaattisesti sähköpostitse jokaiselle asiaankuuluvalle osapuolelle ohjeiden kera, miten tiimin tulevat ideat voidaan lähettää. Tämä säästää tuotetiimiltä lukemattomia tunteja joka kuukausi ja varmistaa, että kaikki ovat aina samalla sivulla.
Professional services automation (PSA) ei lopu viestintään. Se käyttää automatisoitua prosessia organisaation yleisen työnkulun parantamiseksi. BPA koostuu sovellusten integroinnista, työvoimaresurssien uudelleenjärjestelystä ja ohjelmistosovellusten käytöstä koko organisaatiossa.
Se sisältää esimerkiksi Zapierin, joka yhdistää verkkotyökalusi niin, että ne voivat jakaa tietoja. Tämä auttaa rakentamaan prosesseja nopeammin ja saamaan enemmän aikaan – koodia ei tarvita.
Lue lisää: How to Root Out Bias from Your Decision Making Process
Challenge Traditions
Työn oikolukeminen on aina vaikeaa, joten uudet silmät voivat olla valtava mahdollisuus löytää virheitä ja parannuskeinoja. Ryhmärajat ylittävä yhteistyö luo ympäristön, jossa ”tapa, jolla olemme aina tehneet sen”, voidaan kyseenalaistaa ja sitä voidaan tarkastella uudesta näkökulmasta.
Oikein tehty yhteistyö ei tarkoita vain tiivistä yhteistyötä ja oppimista toisilta – vaan myös uusien ideoiden ja ihanteiden metsästämistä. Hyvät tiimit osaavat tehdä yhteistyötä paitsi keskenään myös muiden tiimien kanssa.
Pysy reaaliaikaisesti ajan tasalla
Älä aikatauluta kokouksia liikaa tai lähetä jatkuvasti sähköposteja. Käytä teknologiaa, kuten toiminnanohjausohjelmistoja, tiimin hallintaan, palautteen jakamiseen ja tulosten seurantaan.
Scoro mahdollistaa reaaliaikaisen tiimin kojelaudan luomisen, jota kaikki voivat käyttää. Voit lisätä kojelautaan kuvaajia, kaavioita, visuaalisia mittareita ja keskeisiä tulosindikaattoreita (KPI). KPI:t antavat nopean yleiskuvan siitä, saavuttaako tiimi tavoitteensa, mikä johtaa tietoon perustuvampaan päätöksentekoon.
Lue lisää: 30 parasta tiiminhallintaohjelmistoa tiimisi tuottavuuden maksimoimiseksi
Kaikki yrityksestäsi yhden klikkauksen päässä
Vaihda tiimin jäseniä
Jos myyntitiimilläsi on palaveri, niin ota mukaan kehittäjä, tekstinkirjoittaja tai markkinoija. Eri toimipisteistä tulevien tiimien kohtaaminen auttaa toimistojen ja osastojen välistä parempaa yhteisymmärrystä.
He saattavat tuoda mukaan uuden näkökulman, jota et ollut edes ajatellut. Pahimmassa tapauksessa he palaavat takaisin tiimiinsä ymmärtäen paremmin, mitä myyntiosasto tekee koko päivän, ja jakavat tämän tiedon tiiminsä kanssa.
Lue lisää: 52 motivoivaa johtajalausetta vuoden 2018 jokaiselle viikolle
Käytä sosiaalista mediaa aidolla tavalla
Monet yritykset näyttävät kadottaneen sosiaalisen median alkuperäisen idean. Se on loistava väline brändin rakentamiseen ja tuotteen mainostamiseen, mutta kukaan ei halua olla alustalla, joka on täynnä pelkkiä markkinoijia, jotka lähettävät toisilleen jäljitettyjä linkkejä.
Sosiaalisen median tarkoitus on luoda yhteyksiä. Kannusta tiimiäsi olemaan aktiivinen kanavissasi – luo yksityinen ryhmä Facebookiin tai tiimin Instagram-tili. Tämä auttaa yhdistämään yritystäsi eri toimipisteissä ja saattaa olla yksi ainoista mahdollisuuksista, joita heillä on tutustua elämäänsä toimiston ulkopuolella.
Voi olla, että sinun on tehtävä aloite näiden sisäisten kanavien käynnistämiseksi, mutta ne voivat olla loistava moraalin kohottaja, jos idea lähtee lentoon. Se auttaa myös edistämään sitoutumista yrityksen julkisissa sosiaalisissa kanavissa – työntekijäsi ovat yksi suurimmista voimavaroistasi tämän mittarin kasvattamisessa.
TIETOKIRJALLISUUS: Miksi tiimityösi ei toimi
Mittaroi vaikutus
Miehet haluavat tietää, että heidän ponnistelunsa vaikuttavat – tulosten näyttäminen saa heidät kiinnostuneemmiksi ponnistelujen jatkamisesta. Se luo vauhtia ja varmistaa tiimien kestävyyden.
Laajemmassa mittakaavassa jokaisen tiimin vaikutuksen mittaaminen yhdessä järjestelmässä auttaa sinua todella ymmärtämään koko liiketoimintasi ROI:n ja parantaa organisaation läpinäkyvyyttä.
KPI:iden ja mittareiden mittaaminen auttaa ymmärtämään mahdollisia tuottoja:
● Operatiivinen ROI auttaa arvioimaan, miten yhteistyöllä eliminoidaan tai vältetään liiketoimintasi pyörittämiseen liittyviä kustannuksia. Saatat vähentää matkakustannuksia, vähentää infrastruktuuritarpeita, pienentää kaistanleveys- tai energiakustannuksia, säästää toimistotiloissa ja niin edelleen.
● Tuottavuuden ROI viittaa tehokkaampiin prosesseihin, nopeutettuun päätöksentekoon ja lyhentyneisiin läpimenoaikoihin.
● Strateginen ROI voi olla vaikeimmin mitattavissa, mutta kenties mullistavin. Tällainen ROI syntyy, kun yhteistyö mahdollistaa yrityksellesi jättiharppauksen eteenpäin esimerkiksi asiakastyytyväisyyden ja -uskollisuuden parantamisessa, innovoinnin nopeuttamisessa, uusien liiketoimintamallien käyttöönotossa tai uusille markkinoille pääsemisessä.
Olemassa olevien ongelmien tunnistaminen
Lähinnä katsottuna poikkitoiminnallinen tiimityöskentely näyttää helpolta prosessilta, joka on helppo ottaa käyttöön.
Koota yhteen ryhmä ihmisiä organisaation eri osista, joilla on jotakin annettavaa aiheeseen liittyen, ja hyviä asioita tapahtuu varmasti. Vaikka teoriassa se kuulostaa loistavalta, kuten monet hyvät teoriat ryhmäkäyttäytymisestä, kun sitä testataan kentällä, esteitä ilmaantuu.
Joidenkin poikkitoiminnallisten tiimien kohtaamien haasteiden ymmärtäminen on ensimmäinen askel, jotta ne saadaan toimimaan. Tee luettelo esiin tulevista ongelmista. Esimerkiksi tiimin odotukset ja yrityksen tavoitteet saattavat jäädä täyttymättä viestinnän puutteen vuoksi. Tai eri osastot luottavat tiedonhallinnassa erilaisiin teknologioihin, mikä haittaa poikkitoiminnallisten tiimien etenemistä ja vaikeuttaa tarpeettomasti yhteistyötä.
Ristitoiminnallisissa tiimeissä on liian paljon potentiaalia, jotta annettaisiin niiden suistua raiteiltaan näiden vältettävissä olevien ongelmien takia. Johtajat, jotka osaavat kiertää nämä esteet, palkitaan tiimeillä, jotka täyttävät tarkoituksensa ja saavuttavat mitattavissa olevia vaikutuksia.
Tavoitteiden asettaminen
Minkä tahansa projektin johtaminen edellyttää vahvaa johtajuutta ja sitä, että tiedetään tarkalleen, mihin tiimi on menossa. Selkeä fokus on erityisen tärkeää, kun halutaan luoda edellytykset onnistuneelle yhteistyölle työpaikalla. Aloita projekti toteamalla yrityksen yhteiset haasteet ja kerää panos kaikilta mukana olevilta tiimeiltä.
Kun kaikki ovat päässeet yhteisymmärrykseen siitä, mihin ongelmiin tarvitaan ratkaisu, seuraava askel on asettaa yhteistyön tavoitteet ja päämäärät, joiden avulla tavoitteisiin päästään.
Tavoitteiden tulisi kytkeytyä suoraan ongelmiin ja yrityksen laajoihin tavoitteisiin. Aseta kohtuullinen määrä tavoitteita ongelmaa kohti – näiden tavoitteiden määrän rajoittaminen tekee projektista helpommin hallittavissa olevan ja vähemmän ylivoimaisen.
Lue lisää: KPIs That Drive Smarter Business Decisions
Konsolidoi teknologia
Tiimin jäsenet käyttävät usein erilaisia työkaluja työnsä tekemiseen, mikä voi olla aikaa vievää ja estää todellista yhteistyötä. Myyntihenkilöstö saattaa esimerkiksi käyttää CRM:ää toimintojen seurantaan, kun taas kehitystiimi käyttää täysin erilaista tiketöintisovellusta. Vaikka on järkevää, että kukin osasto käyttää parasta mahdollista automaatiota ydintoimintoihinsa, tämä voi haitata poikkitoiminnallista tiimityötä.
Olemme tietysti käyttäneet Scoroa työmme hallintaan. Kaikki tiimimme ja osastomme ovat järjestelmässä, jotta kaikkea voidaan hallita ja tarkastella keskitetysti. Kaikki tiedot näkyvät reaaliajassa, ja tämä tekee tiimien välisestä viestinnästämme helppoa.
Kokoamalla työkalut yhteen ja saamalla kaikki käyttämään samoja työkaluja parannat paitsi viestintää myös yksinkertaistat logistiikkaa ja resurssien kohdentamista.
Valmistetaan yhteistyökulttuuri
Yhteistyökulttuurin luomisessa on kyse sellaisen ympäristön luomisesta, jossa yhteistyötä arvostetaan ja siitä palkitaan. Jotkut johtajat näkevät yhteistyön ”mukavuutena”, joka häiritsee ydinprosesseja ja tuottavuutta. Älykkäät johtajat kuitenkin tietävät, että tämä on lyhytnäköinen asenne.
Tiimityön ja yhteistyön avulla työntekijät pystyvät hyödyntämään organisaation kollektiivista tietopohjaa, jolloin he hyötyvät paljon suuremmasta asiantuntemuspohjasta kuin mitä heillä muuten olisi käytettävissään. Näin organisaatio voi välttää päällekkäistä työtä ja uudelleen keksimistä ja samalla nopeuttaa ongelmanratkaisua ja innovointia.
Lue lisää: What Makes a Great Company Culture?
Don’t overseduning meetings
Where working with large, dispersed teams, it can take a long time for everyone’s schedules to align for a meeting. Kokoukset vievät myös aikaa tiimiltäsi tavalliseen työhön, mikä on turhauttavaa heidän kannaltaan. Näistä syistä on tärkeää rajoittaa kokousten määrää kaikissa poikkitoiminnallisissa yhteistyöpyrkimyksissä ja käyttää aikaa viisaasti.
Kun tapaamisia tarvitaan, tulisi olla tiukka esityslista ja hyvin määritelty menetelmä seurantatehtävien dokumentoimiseksi.
Dave Gilboa, toinen perustaja $1.2 miljardin euron yrityksen Warby Parkerin perustaja, jakoi tekniikan, jolla tapaamisista saadaan kaikki irti ja tehottomuus suodatetaan pois:
”Kunkin viikon lopussa yritän katsoa kalenteriani ja käydä läpi kaikki tapaamiset, joita minulla oli kyseisellä viikolla, ja luokitella ne nollaan, yhteen tai kahteen. Nolla tarkoittaa, että se oli todella huonoa ajankäyttöä, ja jos minun olisi pitänyt tehdä se uudelleen, en olisi osallistunut kyseiseen kokoukseen lainkaan. Kaksi tarkoittaa loistavaa ajankäyttöä – haluan viettää enemmän aikaa tällaisissa kokouksissa. Ja yksi on jossain siltä väliltä. Ja sitten olen yhteydessä assistenttiini ja varmistan, että hän ymmärtää, mitä noista kokouksista haluan enemmän ja mitkä voisi suodattaa pois, jotta aikataulustani tulee toivottavasti ajan myötä yhä tuottavampi.”
Lue lisää: 3 tutkimusnäyttöön perustuvaa taktiikkaa tehokkaampiin kokouksiin
Valmistakaa johtajat
Jokainen tiimi tarvitsee johtajan, joka varmistaa vastuullisuuden ja antaa palautetta jokaiselle tiimin jäsenelle. Johtaja voi myös toimia yhteyshenkilönä tiimien ja johdon välillä.
Tehokkaassa tiimityöskentelyssä jokainen osallistuja tietää tarkalleen, mitä häneltä odotetaan. Johtaja antaa aikataulun ja opastuksen, jotta ihmiset saadaan raiteilleen. Samalla hyvät projektipäälliköt ymmärtävät, että olosuhteet voivat muuttua ja konflikteja sattuu. Joustavuus muuttaa suunnitelmia paremman idean ilmaantuessa johtaa pitkällä tähtäimellä tehokkaampiin prosesseihin.
Tasapaino yhteistyön ja keskittymisen välillä
Voidakseen saada ihmiset tekemään yhteistyötä monet yritykset omaksuvat avoimen toimiston pohjaratkaisun. Tällä toimistotyylillä on monia etuja, ennen kaikkea työtovereiden ja osastojen välille syntyvä avoimuus ja läpinäkyvyys. Yhdessä työskentely on helpompaa, kun käytössä on avoimet tilat, joissa yhteistyö voi tapahtua spontaanisti.
MIT:n tutkimuksessa väitettiin, että tutkijat pystyivät ennustamaan 35 prosenttia tiimin suorituskyvystä yksinkertaisesti mittaamalla kasvokkain tapahtuvien vuorovaikutustilanteiden määrää ja laatua. Genslerin tekemässä tutkimuksessa todettiin kuitenkin, että 69 prosenttia työntekijöistä oli tyytymättömiä työpaikkansa melutasoon.
Johtopäätös: työntekijöille on tarjottava tasapainoa – tilaa keskittyä ja hengittää ja samalla avoimia tiloja yhteistyötä varten. Varmista, että toimistosi suunnittelu tuo sopusointua yksin työskentelyn ja parhaiden aivojen yhdistämisen välille.
Lue lisää: Business Management Trends You Should Quit in 2017
Valitse oikeat tiimin jäsenet
Yritysten on yhä vaikeampi erottautua kilpailijoistaan. Ne, jotka ovat päässeet eteenpäin, ovat oppineet, että oikeiden ihmisten asettaminen oikeisiin tehtäviin tekemään oikeita asioita luo mahdollisuuden, jota ei muuten olisi olemassa.
Tiimit voivat tehdä tai rikkoa projektin. On syy, miksi fiksut pääomasijoittajat kertovat jatkuvasti, että he sijoittavat ensin tiimeihin ja vasta sitten ideoihin.
Yhteistyö toimii parhaiten, kun tiimin jäsenillä on toisiaan täydentävät taidot, joita tarvitaan projektin loppuunsaattamiseen. Yhtä tärkeitä kuin taidot – ovat persoonallisuudet. Tiimit toimivat, kun oikeat ihmiset työskentelevät yhdessä.
Yhtä tärkeää oikean sekoituksen ylläpitämiseksi tiimissä on poistaa tiimistä henkilöt, joiden ei pitäisi olla tiimissä – joko siksi, että heidän työnsä ei ole linjassa tiimin pyrkimysten kanssa, tai siksi, että he jollakin tavalla haittaavat tiimin työtä.
Luovuuden edistäminen
Parhaat työntekijäsi ovat luovia ongelmanratkaisijoita – auta heitä siis irrottautumaan vapaaksi ja kuuntelemaan heitä. Tee luovuudesta keskeinen osa yrityskulttuuriasi rohkaisemalla työntekijöitä viljelemään ideoita, erityisesti yhteistoimintaympäristössä. Järjestä säännöllisiä ideointikokouksia ja ota kaikki mukaan.
Näemme, että yritykset, kuten Google, ottavat käyttöön 20 prosentin politiikan, jossa Googlen kehittäjiä kannustetaan käyttämään 20 prosenttia työajastaan sivuprojekteihin. Se oli yritys antaa työntekijöille aikaa ja tilaa ajatella innovatiivisesti. Politiikka todellakin toimii hyvin, ja osa Googlen parhaista tuotteista (esim. Google News) on peräisin ohjelmasta.
Muista aina jättää ovi auki loistaville ideoille riippumatta siitä, miltä puolelta yritystä idea tulee.
Palkitse yhteistyöstä
Ihmiset reagoivat positiiviseen vahvistukseen – palkitse siis käyttäytymismallit, joita haluaisit näkeväsi enemmän. Jokaisesta projektista – jopa epäonnistuneesta – voi oppia jotain. Opi virheistä ja voitoista ja käytä näitä oppeja vahvempien tiimien rakentamiseen ja projektien korkeampaan onnistumisprosenttiin.
Kaikki muut strategiat voivat heikentyä, jos työntekijöitä koko organisaatiossa ei tunnusteta heidän tiimityöstään. Ei ole harvinaista löytää kannustimia, jotka perustuvat pelkästään yhden osaston tavoitteisiin.
Liiketoimintarajat ylittävän yhteistyön parantamiseksi on tärkeää asettaa tavoitteita, jotka parantavat koko järjestelmää, eivät vain yhtä sen osaa.
Kokeile erilaisia tekniikoita
Kokeile uusia asioita. Jokainen tiimi ja organisaatio on erilainen – se, mikä toimii toisilla, ei välttämättä toimi sinulla. Älä pelkää kokeilla uutta strategiaa. Useimmilla muutoksilla on ainakin lyhyellä aikavälillä myönteinen vaikutus tiimeihisi, varsinkin jos idea on lähtöisin tiimin sisältä.
Tiimien välinen yhteistyö vaatii aikaa ja vaivaa, mutta se on täynnä palkintoja. Tiimit, jotka asettavat yhteistyöhön keskittymisen etusijalle, auttavat tasoittamaan tietä uusien järjestelmien ja prosessien sujuvammalle integroinnille.