4.1 Riskien seuranta ja valvonta
Projektiriskien jatkuvalla seurannalla ja valvonnalla varmistetaan, että riskienhallintastrategia ja riskienkäsittelyn toimintasuunnitelma pannaan täytäntöön ja että ne etenevät tehokkaasti. Yleensä riskien tarkastelu sisällytetään projektinhallintakokousten säännölliseen asialistaan, ja sitä käytetään useimmissa projektin vaiheissa ja välitavoitteissa. Riskikatselmukset helpottavat parempaa muutosten hallintaa ja jatkuvaa parantamista.
Riskien valvonta- ja seurantaprosessiin kuuluvat seuraavat välineet ja tekniikat: riskien uudelleenarviointi, riskien tarkastukset, teknisen suorituskyvyn mittaaminen, reservianalyysi, tilakokoukset. Riskien valvonta- ja seurantaprosessin tärkein panos on seurantaluettelo priorisoiduista riskeistä, jotka on tunnistettu riskien reagointi- ja hoitotoimia varten. Riskien seurantalistaa käytetään kriteereinä tarkasteltaessa työsuoritustietoja, mukaan lukien toimitusten tila, aiheutuneet kustannukset ja projektin aikataulun eteneminen.
Riskien valvonta- ja seurantaprosessi antaa varmuuden siitä, että riskien hallintaan liittyvät asianmukaiset kontrollit ja menettelyt ymmärretään selkeästi ja niitä noudatetaan tiukasti. Prosessin avulla voidaan määrittää, onko:
- Hankittujen käsittelytoimien tuloksena saavutettu se, mitä tosiasiallisesti suunniteltiin.
- Kaikki riskienhallintamenettelyjä koskeva tieto oli asianmukaista.
- On saavutettu parannettua tietämystä ja sitä on hyödynnetty sen tunnistamiseksi, mitä oppeja voitaisiin ottaa riskien mittaamisesta ja hallinnasta tulevissa hankkeissa.
Riskien valvonta- ja seurantaprosessin tuloksena syntyy tarkistuksia riskirekisteriin ja sitä täydennetään uusilla toimintakohteilla riskienkäsittelyprosessia varten.
4.2 Riskien raportointi ja niistä tiedottaminen
Viestintä projektin sidosryhmille projektin riskiraporttien avulla voi olla kriittinen liikkeellepaneva voima, jonka avulla voidaan ryhtyä riittävään riskienhallintaan ja saavuttaa projektin odotusten mukaiset tulokset. Riskiviestintä ja -raportointi auttavat projektipäällikköä, projektin omistajaa ja asiakasta ymmärtämään olemassa olevia riskejä, mahdollisuuksia ja kompromisseja. Riskiviestinnän ja -raportoinnin tarkoituksena on varmistaa, että kaikki osapuolet ovat täysin tietoisia olemassa olevista riskeistä, jotta vältetään epämiellyttävät yllätykset ja luvattomat toimet. Projektipäällikkö laatii yhdessä projektiryhmän ja riskien omistajan kanssa raportteja ja viestii sidosryhmille, jotta riskienhallintatoimien ja niiden taustalla olevien oletusten johdonmukaisuus säilyy.
Riskiraportti on yhteenveto projektin riskeistä ja mahdollisuuksista, hoitotoimien viimeisimmästä tilanteesta ja osoitus riskien esiintyvyyden suuntauksista. Seuraavat asiat toimivat perustana projektin riskien tilanneraporttien tuottamiselle:
- Riskirekisteri ja sitä tukeva riskienkäsittelyn toimintasuunnitelma
- Työsuoritustietojen tarkastelut
- Projektin aikataulun eteneminen
- Tuotettujen projektitoimitusten tila
Riskiraportit toimitetaan tavallisesti ylimmälle johdolle säännöllisesti tai tarvittaessa. Projektin riskiraportointi on osa tavanomaista projektinhallinnan raportointia.