ACA Fact Sheet: Full-Time, Variable Hour and Seasonal Employees

Vuonna 2016 alkavien etuusjärjestelyvuosien osalta sovellettaviin suuriin työnantajiin (ALE) voi kohdistua Internal Revenue Code (IRC) Section 4980H:n mukainen veroseuraamus, jos: 1) kokoaikainen työntekijä saa vakuutusmaksujen verohyvitystä tai kustannustenjakotukea markkinapaikan kautta ja 2) yritys ei ole tarjonnut välttämättömiä vähimmäisterveydenhuoltopalveluja (jotka täyttävät ACA:n vähimmäisarvo- ja kohtuuhintaisuusvaatimukset) vähintään 95 prosentille kokoaikaisista työntekijöistään ja heidän huollettavinaan olevista enintään 26-vuotiaista lapsistaan. Kattavuuden tarjoamisen kynnysarvo oli 70 prosenttia kokoaikaisista työntekijöistä ennen vuotta 2016 alkaneiden etuusjärjestelyvuosien osalta.

Mahdollisten seuraamusten välttämiseksi ALE-yritysten on tärkeää ymmärtää, miten määritetään, mitkä työntekijät ovat ACA:n mukaan ”kokoaikaisia” ja ovat oikeutettuja etuuksiin.

Täysiaikainen työntekijä

Täysiaikainen työntekijä on yksilö, jonka voidaan kohtuudella olettaa työskentelevän vähintään 30 tuntia viikossa. Tässä tarkoituksessa ”tunteja” ovat kaikki tunnit, joista työntekijälle maksetaan palkkaa tai joista hänellä on oikeus saada korvaus siitä, että hän suorittaa työtehtäviä työnantajalle, tai joista hänellä on oikeus saada korvaus, vaikkei työtä tehtäisikään (esim. loma-, loma- tai sairausaika).

Vaihtelevalla työajalla työskenteleviä työntekijöitä voidaan myös pitää kokoaikaisina, etuuskelpoisina työntekijöinä, jos he työskentelevät takautuvana mittauskautena keskimäärin 30 tuntia tai enemmän viikossa. Myös määräaikaisia (lyhytaikaisia) työntekijöitä ja kausityöntekijöitä voidaan pitää kokoaikaisina.

Vaihtelevan tuntimäärän työntekijät

Työehtosopimuksessa työntekijä määritellään vaihtelevan tuntimäärän työntekijäksi, jos työnantaja ei voi työntekijän aloituspäivänä vallitsevien tosiseikkojen ja olosuhteiden perusteella määritellä, voiko työntekijän kohtuudella olettaa työskentelevän keskimäärin vähintään 30 tuntia viikossa alkuperäisen mittauskauden aikana, koska työntekijän työtunnit ovat vaihtelevia tai epävarmoja.

On olemassa useita tekijöitä, jotka on otettava huomioon arvioitaessa, onko kohtuullista määrittää, että uusi työntekijä on vaihtelevan tuntuinen työntekijä, mukaan lukien muun muassa seuraavat:

1. Korvaako työntekijä työntekijän, joka oli tai ei ollut kokoaikainen työntekijä,
2. missä määrin samoissa tai vastaavissa tehtävissä työskentelevät työntekijät ovat tai eivät ole kokoaikaisia työntekijöitä,
3. ja
4. ilmoitettiinko, ilmoitettiinko uudelle työntekijälle tai dokumentoitiinko muulla tavoin (esimerkiksi sopimuksella tai toimenkuvalla) työtehtävän edellyttävän työtunteja, jotka edellyttävät palveluaikaa, joka on keskimäärin 30 työtuntia tai yli 30 työtuntia viikossa, tai vastaavasti palveluaikaa, joka on vähemmän kuin 30 tuntia viikossa.

Kään yksittäinen tekijä ei ole määräävä, ja muita tekijöitä voidaan ottaa huomioon.

ALE:t määrittelevät, mitkä vaihtelevan viikkotuntimäärän työntekijät olisi kohdeltava ”kokoaikaisina” ja etuuskelpoisina, seuraavin keinoin:

1. Laskemalla viikoittaiset työtunnit, jotka on tehty keskimääräisesti määritellyn kuukausien pituisen ajanjakson (esimerkiksi 6 tai 12 kuukautta) aikana, jota kutsutaan mittausjaksoksi.
2. Työntekijöiden aseman lukitseminen (”kokoaikainen” etuuskelpoinen tai ei etuuskelpoinen) mittausjaksoa seuraavan määritellyn kuukauden jakson aikana, jota kutsutaan vakausjaksoksi. Työntekijän etuusoikeudellinen asema perustuu mittausjakson laskelmaan, ja se lukitaan koko vakausjakson ajaksi riippumatta siitä, kuinka monta tuntia työntekijä tosiasiallisesti työskentelee vakausjakson aikana.*

*Vakausjakson aikana tehdyt työtunnit eivät vaikuta työntekijän asemaan, kun hän on lukittuna vakausjakson aikana, mutta nämä tunnit lasketaan osaksi seuraavaa mittausjaksoa. Muutokset tulevien mittausjaksojen aikana tehdyissä keskimääräisissä viikkotunneissa voivat muuttaa työntekijän etuusoikeudellista asemaa seuraavien vakausjaksojen aikana.

Kausityöntekijät

Uudet kausityöntekijät rinnastetaan takautuvaan mittausjaksoon perustuvassa mittausjaksoon perustuvassa mittausjaksomenetelmässä (look-back measurement period method) uusien kausityöntekijöiden ja uusien vaihtelevan viikkotuntimäärän omaavien työntekijöiden väliseen kohteluun IRS:n ja valtiovarainministeriön helmikuussa 2014 antamien lopullisten säädösten mukaan. Jotta työntekijää voidaan pitää kausityöntekijänä, hänet on palkattava tehtävään, jonka tavanomainen vuosityöaika on enintään kuusi kuukautta. ”Tavanomainen” tarkoittaa, että:

1. Työntekijä työskentelee aseman luonteen vuoksi tyypillisesti kuuden kuukauden tai sitä lyhyemmän ajan, ja
2. Työskentelykauden tulisi alkaa joka kalenterivuosi suunnilleen samaan aikaan vuodesta, kuten kesällä tai talvella.

ALE (joka käyttää takautuvaa mittausmenetelmää) ei yleensä ole vastuussa ACA:n mukaisista työnantajan jaetusta vastuusta johtuvista seuraamuksista, jos se ei tarjoa sairausvakuutusta kausityöntekijöille alkuperäisen mittausjakson aikana, vaikka kyseiset työntekijät päätyisivätkin työskentelemään kokopäivätyönä tuon mittausjakson aikana (ellei käytetä lyhyen syklin takautuvaa mittausjaksoa ja tällaiset työntekijät työskentelevät seuraavalla vakausjaksolla). ALE:t soveltavat alkuperäistä mittausjaksoa kausityöntekijöihin, vaikka heidän odotetaan työskentelevän yli 30 tuntia viikossa, kun heidät palkataan.

Tietyissä epätavallisissa tapauksissa työntekijä voidaan silti katsoa kausityöntekijäksi, vaikka kausityö jatkuisi tiettynä vuonna pidemmäksi kuin on tavanomaista. Jos esimerkiksi lomakeskuksen golfopettajilla on tavanomainen kuuden kuukauden vuotuinen työsuhde, mutta heitä pyydetään tiettynä vuonna työskentelemään ylimääräinen kuukausi epätavallisen pitkän kauden vuoksi, heitä pidetään silti kausityöntekijöinä.

Käsitteitä ”kausityöntekijä” ja ”kausityöntekijä” käytetään työnantajan jaettua vastuuta koskevissa säännöksissä kahdessa eri asiayhteydessä. Termi ”kausityöntekijä” on merkityksellinen määritettäessä työntekijän asemaa kokoaikaisena työntekijänä takautuvan mittausmenetelmän mukaisesti. Termi ”kausityöntekijä” on merkityksellinen ALE-laskennan kannalta (ks. ACA Fact Sheet: ALE Calculation).

Temporary/Short-Term Employees

Temporary employees (ACA:n mukaan lyhytaikaisia työntekijöitä) ovat työntekijöitä, jotka on palkattu tehtävään, joka kestää alle 12 kuukautta. IRS on vahvistanut, että tilapäisiä, lyhytaikaisia työntekijöitä ei voida vapauttaa IRC:n 4980H §:n seuraamuksista (ellei työntekijä täytä kaikkia edellä esitettyjä kausityöntekijän vaatimuksia).

Jos tilapäiset/lyhytaikaiset työntekijät eivät täytä kausityöntekijän vaatimuksia ja heidän odotetaan työskentelevän yli 30 tuntia viikossa, heidät olisi ACA:n sovellettavien sääntöjen mukaan luokiteltava kokoaikaisiksi etuuksiin oikeutetuiksi työntekijöiksi.

Yritykset voivat sulkea pois työtunnit rajoitetuissa olosuhteissa:

Yritysten ei tarvitse laskea tai seurata työtunteja seuraavissa rajoitetuissa olosuhteissa:

Vapaaehtoistyöntekijät

Lopullisissa säännöksissä suljetaan pois työtunnit, jotka on tehty ”vilpittömässä mielessä vapaaehtoistyöntekijänä”. Vilpittömässä mielessä toimiviin vapaaehtoistyöntekijöihin kuuluvat kaikki vapaaehtoiset, jotka ovat:

A. Valtiollisen yksikön tai verovapaan organisaation työntekijä;

B. jonka ainoa korvaus kyseiseltä yhteisöltä tai organisaatiolta on:

a. vapaaehtoistyön suorittamisesta aiheutuneiden kohtuullisten kulujen korvaaminen (tai korvaus) tai

b. kohtuulliset etuudet (mukaan lukien palvelusaikapalkkiot) ja nimelliset palkkiot, joita vastaavanlaiset yhteisöt tavanomaisesti maksavat vapaaehtoispalvelun yhteydessä.

OPISKELIJATTYÖNTEKIJÖITÄ

Opiskelijoiden työntekijöitä

Yrityksiltä ei vaadita laskemaan mukaan opiskelijatuntien määrää liittovaltion työntekoa koskevan työohjelman (federal work study program, work study program, tai vastaavanlaisten osavaltioiden ohjelmista) avulla tuetuissa työpaikoissa. Kaikki työtunnit, joista koulutusorganisaation (tai ulkopuolisen työnantajan) opiskelijana työskentelevälle työntekijälle maksetaan palkkaa tai joihin hänellä on oikeus muussa kuin liittovaltion tai osavaltion työssäoppimisohjelman kautta, on kuitenkin laskettava työtunneiksi etuuskelpoisuutta määritettäessä.

Opettajat ja ylimääräiset opettajat

Opettajat ja ylimääräiset opettajat aiheuttavat haasteita, koska korvausta ei yleensä ole suoraan sidottu heidän tekemiensä työtuntien määrään. Esimerkiksi korvaus on usein sidottu luokkahuonetunteihin, eikä siinä oteta huomioon aikaa, joka perustuu muihin kuin luokkahuoneessa suoritettaviin tehtäviin, kuten oppituntien valmisteluun, papereiden ja kokeiden arvosteluun tai opiskelijoiden neuvontaan.

Verohallintovirasto (IRS) tarjoaa safe harbor -menetelmän opetushenkilöstön ja ylimääräisten opettajien tuntien seurantaa varten siihen asti, kunnes lisäohjeita annetaan. Tällä menetelmällä hyvitetään 2,25 tuntia palvelua jokaista opetus- tai luokkahuonetuntia kohti. Toisin sanoen jokaisesta luokkahuoneessa vietetystä opetustunnista yritys hyvittää 1,25 tuntia lisää esimerkiksi oppituntien suunnitteluun ja arvosteluun. Lisäksi yritys hyvittää yhden työtunnin jokaiselta lisätunnilta, jonka tiedekunnan jäsen käyttää muihin kuin opetukseen liittyviin tehtäviin (kuten toimistotunteihin tai vaadittuihin tiedekunnan kokouksiin). Vaikka tämä ei ehkä olekaan ainoa järkevä tapa seurata ylimääräisen opettajakunnan työtunteja, yrityksiä kehotetaan harkitsemaan tämän safe harbor -menetelmän käyttöä, kunnes lisäohjeita annetaan.