Acadianin ja Interactin yhteistyökumppanit pyrkivät luomaan yhteistyökulttuuria, edistämään sosiaalista kokemusta ja kuromaan umpeen kuilua eri puolilla maata työskentelevien työntekijöiden välille intranetissään ”Acadian Central”.
”Interactin avulla voimme välittää tietoa nopeasti kaikille työntekijöillemme eri puolilla maata. Se on myös auttanut minua henkilökohtaisesti tutustumaan työntekijöihimme paljon paremmin. Näen heidän kasvonsa, saan tietää heidän kiinnostuksenkohteistaan ja harrastuksistaan, näen heidän työsuorituksensa ja kaiken kaikkiaan tunnen olevani paljon enemmän yhteydessä työntekijöihimme. Yrityksessämme voi olla 4000 työntekijää, mutta minusta tuntuu, että olemme yksi suuri perhe, suurelta osin tämän intranetin ansiosta.”
Richard Zuschlag, puheenjohtaja & toimitusjohtaja, Acadian Companies
Acadian Companiesin pääkonttori sijaitsee Lafayettessä, Louisianassa, ja se tarjoaa monipuolista palvelukokonaisuutta, joka on suunniteltu tarjoamaan tukea ja koulutusta terveys-, turvallisuus- ja kuljetusasioissa. Organisaatio perustettiin pienenä ambulanssipalveluna vuonna 1971, ja se koostuu kuudesta osastosta, joilla on yli 4300 työntekijää hajallaan eri puolilla Yhdysvaltoja.
Acadianin perinteisen intranetin kehittivät talon omat ohjelmoijat. Yrityksen kasvaessa ja tietotekniikkaosastolle asetettujen vaatimusten kasvaessa Acadian totesi, että talon sisäinen perinteinen intranet ei ollut enää sopiva.
Työntekijät, jotka olivat monipuolisia sekä väestörakenteeltaan että maantieteelliseltä alueeltaan, tekivät palautteensa selväksi. Intranetistä puuttuivat sosiaaliset yhteistyötoiminnot ja räätälöitävissä oleva sisältö, mikä johti valituksiin monilta työntekijöiltä, jotka tunsivat jäävänsä ulos yrityksen tapahtumista tai eivät olleet tietoisia siitä, mitä yrityksessä tapahtui. Tämän keskeisen yritysbrändinäkökulman ohella kullakin osastolla on myös erilaiset tavoitteet ja päämäärät. Tämä aiheutti tarpeen lisätä saavutettavuutta ja hakutoimintoja.
Acadian palkkasi Interactin auttamaan luomaan vankan intranet-ratkaisun, jonka avulla jokainen työntekijä pysyy yhteydessä toisiinsa ja saa tietoa, sekä lisäämään paljon kaivattua sosiaalista näkökulmaa.
Acadian Centralin synty
Aloittaakseen matkansa Acadian suoritti laajoja tutkimuksia yhdessä työntekijöiden kanssa määritelläkseen, mitkä toiminnot olivat tärkeimpiä, ja sitä, miten työntekijät halusivat jakaa tietoa. Tutkimus paljasti seuraavaa:
- Työntekijät halusivat yhdistelmän liiketoiminnallista ja sosiaalista sisältöä.
- Kyky käyttää intranetiä eri alustoilla, myös mobiilissa, oli tärkeää.
- Acadianin kuuden erilaisen divisioonan vuoksi mahdollisuus muokata sisältöä oli keskeinen tekijä, jotta intranet pysyisi merkityksellisenä jokaiselle käyttäjälle.
- Tiedon pitäminen tuoreena ja helposti löydettävänä oli toinen keskeinen tekijä.
Työntekijöiden saamiseksi innostumaan uudesta Acadian Centralista suunniteltiin maskotti nimeltä ”A.C., Acadian Centralin asiantuntija”. Kullekin osastolle luotiin A.C.-hahmo, joka edustaa jokaista työntekijätyyppiä. Hän huolehti siitä, että hän pukeutui rooliin lukuisilla asunvaihdoilla ja yhteensopivilla nimillä.
A.C. ilmestyi kaikkialle intranetiin ja julkaisi hyödyllistä tietoa ja ohjeita, jotta työntekijät olisivat täysin perillä siitä, mitä uusi sivusto voi tehdä. Hän muistuttaa heitä täyttämään profiilejaan, seuraamaan muita työntekijöitä ja pysymään ajan tasalla toimitusjohtajan, varatoimitusjohtajien ja muiden yrityksen johtajien tärkeistä muistioista.
Mobiiliystävällinen muotoilu
Työntekijäpalautteessa saavutettavuus mainittiin suurimmaksi ongelmaksi vanhassa intranetissä. Näiden vaikeuksien torjumiseksi Acadian hyödynsi Interactin mobiiliyhteensopivaa suunnittelua.
Acadianin mobiilitarpeiden kannalta Interactin kyky sijoittaa linkkejä ja asiakirjoja oli kultakaivos. Parantaakseen tätä ominaisuutta Acadian kehitti helposti havaittavat ”painikkeet” aivan etusivun yläosaan, jotka linkittävät kaikkiin tärkeimpiin ohjelmistoihin ja työkaluihin.
Tämä työkalupalkki on tehnyt intranetin käytöstä intuitiivisempaa. Työntekijöiltä, joiden ei enää tarvitse metsästää tarvitsemiaan linkkejä, on tullut ylivoimaisen myönteistä palautetta. Koska näitä painikkeita on usein pyydetty lisäämään ja siirtämään, Acadian sisällytti ne myös alasivuille (HR & Etuudet-sivu ja Linkit-sivu).
Jotta työntekijät näkevät tarvitsemansa tiedot, uudella etusivulla on samankaltaiset osiot ”uutisille”.
Uutiset & Muistiot -osio on elintärkeä tärkeiden tietojen työntämiseksi eteenpäin, mukaan lukien tietotekniikan päivitykset ja tietoturvakysymykset, muutokset lääketieteellisissä protokollissa ja lääkintämiesten käyttämissä laitteissa sekä henkilökunnalta vaadittavat täydennyskoulutuskurssit. Siinä kerrotaan yrityksen tapahtumista ja juhlista, jotta hajautetut työntekijät eivät tunne jäävänsä ulkopuolelle.
”Kun kaikki nämä asiakirjat ovat yhdessä paikassa, minun on helppo ohjata uudet työntekijät kyseiselle sivulle perehdytyksen aikana”, sanoo perehdytyskoordinaattori Heidi Luquette. ”Se antaa heille yhden luukun, johon he voivat mennä, joten intranetissä navigoiminen – yhdessä uuden työpaikan kanssa – on vähemmän pelottavaa.”
Viestinnän sosiaalinen solmukohta
Samanaikaisesti sosiaalisen elementin lisäämiseksi ja samalla uuden, mobiiliystävällisen ulkoasun korostamiseksi Acadian järjesti ”Missä A.C. on?” -kilpailun korostaakseen sitä, että A.C. on nyt aina henkilökuntansa mukana. Acadian jakoi myös A.C.-hahmon 11 tuuman coroplast-leikkauksia ja käynnisti kilpailun, jossa kartoitettiin, minne työntekijät voisivat viedä A.C:n. Työntekijöitä kannustettiin viemään hänet töihin, kotiin ja lomalle. Heitä pyydettiin ottamaan kuva A.C:stä ja laittamaan se intranetissä olevaan galleriaan A.C:n matkoista.
A.C:n esittely eri puolilla sivustoa auttoi antamaan intranetille persoonallisuutta. Se osoitti työntekijöille, että toisin kuin vanhassa intranetissä, Acadian Central ei ollut pelkkä tunkkainen tietokoti, vaan hauska ja sosiaalinen keskus, jossa voitiin luoda yhteyksiä kollegoihin.
Työntekijöitä kannustettiin täyttämään profiilejaan loppuun asti (kuva, elämäkerta, sijainti, mielenkiinnon kohteet ja asiantuntemuksen kohteet), minkä vuoksi järjestettiin kilpailu. Neljän viikon ajan 25 voittajaa valittiin joka viikko kaikkien niiden työntekijöiden joukosta, jotka olivat täyttäneet profiilinsa 100-prosenttisesti Interact Analyticsin ”Profile Completeness” -raportin avulla. Satunnaisesti valitut voittajat saivat ”Acadian Centralin” alumiinisen eristetyn kupin. Tämän kilpailun aikana profiilien täydellisyys kasvoi lähes 650 prosenttia vain neljässä viikossa.
Uusi ”Acadian Central”
Acadian lanseerattiin alun perin 19. huhtikuuta 2017, ja siinä otettiin käyttöön sosiaalisia ominaisuuksia ja parannettu saavutettavuus monipuolisen sisällön ohella käyttäjilleen.
Mutta huolimatta parannuksista, joita nähtiin sen jälkeen, kun vanhasta sisäisestä intranetistä oli siirrytty eläkkeelle, tiimi sai palautetta, jonka mukaan uudesta sivustosta oli tulossa pikemminkin ongelma kuin hyödyllinen työväline.
Intranet-tiimi lähti liikkeelle kerätäkseen palautetta koko yrityksen laajuisen tutkimuksen avulla. He havaitsivat, että henkilöstön mielestä intranet oli liian sekava, söpö, sosiaalinen ja liian monimutkainen, mikä aiheutti vaikeuksia, kun he yrittivät löytää tarvitsemansa asiat. Vaikka intranet pyrittiin palvelemaan eri osastoja ja niiden tarpeita, se oli todellisuudessa rakennettu vain yhtä yleisöä varten.
Intranetiimi ryhtyi tekemään Acadian Centraliin useita parannuksia:
- Varmistettiin avainsanarikkaat otsikot, tiivistelmät ja tunnisteet kaikelle sisällölle löydettävyyden parantamiseksi
- Tuotiin käyttöön Best Bets suosittujen sivujen priorisoimiseksi tiettyjen hakusanojen osalta
- Temman uudelleensuunnittelu, jossa otettiin käyttöön vakiintunut ulkoinen brändäys
- Poistettiin ylimääräiset sosiaaliset toiminnot, kuten häät- ja vauvaihmiset-ilmoitukset, etusivulta
- Paremman menetelmän käyttöönotto työntekijäprofiilien lataamiseen
- Satojen päällekkäisten ja tarpeettomien sivujen poistaminen
- Vakiokuvan määrittäminen vanhan ”rikkinäisen kuvan” grafiikan tilalle
Lopputuloksena oli siistimpi, yksinkertaisempi ulkoasu ja tunnelma, joka alkoi tuottaa enemmän myönteistä palautetta työntekijöiltä.
Palkittu strategia offline-työntekijöille
Vaikka uusi ulkoasu keräsi suotuisia tuloksia, suurimmaksi haasteeksi muodostui työntekijäkohtaisen optimoinnin puute. Vastatakseen tähän tarpeeseen Acadianin tiimi keskittyi tekemään räätälöityjä kotisivuja kullekin osastolle, lieventämään tarpeetonta sisältöä ja linkkejä ja työntämään samalla räätälöityä sisältöä ja uutisia, jotka olivat käyttäjille merkityksellisiä.
Organisaation monipuoliseen ja laaja-alaiseen työvoimaan kuuluu lääkintähenkilökuntaa ja lääkintähenkilökuntaa, toimistopohjaista yrityshenkilökuntaa, vartiointiliikkeen henkilökuntaa ja turvallisuushenkilökuntaa. Tähän viimeiseen ryhmään kuuluu useita etäällä ja muualla työskenteleviä turvallisuustyöntekijöitä, jotka ovat usein eristyksissä ja maantieteellisesti hajallaan.
Tälle ryhmälle räätälöidyn kotisivun luominen edellytti heidän ainutlaatuisten tarpeidensa ja haasteidensa syvällistä ymmärtämistä. Näiden tarpeiden täyttämiseksi kotisivut brändättiin vahvasti osastoa varten, ja niihin lisättiin tuttuja grafiikoita ja tietoja, joita työntekijät olivat tottuneet saamaan muiden kanavien kautta. Kotisivun uutissyötteet kohdennettiin myös voimakkaasti sen varmistamiseksi, että sisältö oli osaston kannalta merkityksellistä.
Viimeiseksi tiimi lisäsi Employee Spotlights -sivun. Tämä ei ainoastaan esitellyt yksittäisten työntekijöiden hienoa työtä, vaan myös auttoi heitä tutustumaan toisiinsa: se mursi eristäytyneisyyden ja irrallisuuden tunteita.
Acadianin arvostus intranetin arvosta ja räätälöityjen kokemusten tarpeellisuudesta toi heille paikan Interact Awards -kilpailun Best Offline Strategy -kategoriassa.
”Acadian on loistava esimerkki siitä, miten vaikeasti tavoitettavalle kohderyhmälle voidaan viestiä tehokkaasti. Heidän etätyöntekijöillään on usein vaikeuksia sekä ajan että vastaanoton suhteen, joten pelkistetyn kotisivun ja kokemuksen tarjoaminen sen perusteella, mitä nämä työntekijät sanovat tarvitsevansa, varmistaa, että heidän intranetinsä on helpommin ymmärrettävissä ja omaksuttavissa.”
– Simon Dance, Interact Excellence Award -tuomari
Kiinnostavia tuloksia
Acadian Central on ollut elintärkeä Acadian-yhtiöiden toiminnalle. Heillä on nyt keino saada tietoa tuhansille työntekijöille muutamassa minuutissa.
Sen jälkeen, kun sivusto otettiin kokonaisuudessaan käyttöön 19. huhtikuuta 2017, ei ole ollut yhtään päivää (viikonloput ja juhlapyhät mukaan lukien), jolloin kävijöitä olisi ollut alle 800. Jokaisena päivänä Acadian voi olettaa, että vähintään 2 000 yksilöllistä katsojaa näkee intranetin sisällön.
Muutoksilla, jotka on tehty Acadianin turvallisuusosaston kotisivulle, joka palvelee tarkastajia, kouluttajia, pelastajia, turvallisuusvirkamiehiä ja etänä toimivia ensiapuhenkilöstöä, on ollut merkittävä ja mitattavissa oleva vaikutus. Yhä useammat turvallisuustyöntekijät eivät ainoastaan katsele sisältöä, vaan todella käyttävät aikaa lisättyjen artikkeleiden ja asiakirjojen lukemiseen.
Ennen tätä erityisen etäällä työskentelevää työntekijäjoukkoa koskevaa personointialoitetta organisaatiolla oli myös vaikeuksia saada henkilöstö edes kirjautumaan intranetiin. Interactin kirjautumishistoriaraportin avulla tiimi on sittemmin seurannut kirjautumisten lisääntymistä, ja yli puolet kaikista turvallisuusosaston työntekijöistä – joista monet työskentelevät ilman luotettavaa internetyhteyttä – kirjautuu nyt vähintään kerran kuukaudessa.
Käyttäjät ovat erityisen kiinnostuneita lukemaan lisää työtovereistaan, ja Employee Spotlights- ja SMS Standout -widgetit houkuttelevat edelleen suurimman osan henkilöstön vuorovaikutteisuudesta, mukaan lukien kommentit ja tykkäykset. Acadian Central on ratkaisevassa asemassa näiden offline-työntekijöiden yhdistämisessä toisiinsa ja koko organisaatioon.
”Sen jälkeen, kun nämä muutokset tehtiin vuoden 2018 puolivälissä, jaoston etusivun katselukertojen määrä on kasvanut 550 prosenttia, ja käyttäjät viettävät nyt puolitoista minuuttia enemmän aikaa sivulla kullakin istuntokerralla kuin ennen muutoksia.”
– Beth Chiasson,Intranet- & Digitaalisen markkinoinnin strategi,