Lesson 4: Johdatus objekteihin
/fi/access2013/introduction-to-databases/content/
Introduction
Accessin tietokannat koostuvat neljästä objektista: taulukoista, kyselyistä, lomakkeista ja kertomuksista. Yhdessä näiden objektien avulla voit syöttää, tallentaa, analysoida ja koota tietoja haluamallasi tavalla.
Tällä oppitunnilla tutustut kuhunkin neljään objektiin ja opit ymmärtämään, miten ne ovat vuorovaikutuksessa toistensa kanssa luodaksesi täysin toimivan relaatiotietokannan.
Taulukot
Tässä vaiheessa sinun pitäisi olla jo selvillä siitä, että tietokantaa kutsutaan kokoelmaksi dataa, joka on järjestetty moniin toisiinsa kytkettyihin luetteloihin. Accessissa kaikki tiedot tallennetaan taulukoihin, mikä asettaa taulukot minkä tahansa tietokannan ytimeen.
Tietääksesi ehkä jo, että taulukot on järjestetty pystysuoriin sarakkeisiin ja vaakasuoriin riveihin.
Rivit ja sarakkeet Access-taulukossa Accessissa riveistä ja sarakkeista käytetään nimityksiä tietueet (records) ja kentät (fields). Kenttä on enemmän kuin pelkkä sarake; se on tapa järjestää tiedot sen mukaan, minkä tyyppistä tietoa ne ovat. Jokainen kentän sisällä oleva tieto on samantyyppistä. Esimerkiksi jokainen merkintä kentässä nimeltä Etunimi olisi nimi, ja jokainen merkintä kentässä nimeltä Katuosoite olisi osoite.
Kentät ja kenttien nimet Niin ikään tietue on enemmän kuin pelkkä rivi; se on tiedon yksikkö. Jokainen solu tietyllä rivillä on osa kyseisen rivin tietuetta.
Tietue Huomaa, kuinka jokainen tietue kattaa useita kenttiä. Vaikka kunkin tietueen tiedot on järjestetty kenttiin, ne kuuluvat kyseisen tietueen muihin tietoihin. Näetkö numeron jokaisen rivin vasemmalla puolella? Se on ID-numero, joka yksilöi kunkin tietueen. Tietueen ID-numero viittaa jokaiseen kyseisellä rivillä olevaan tietoon.
Tietueen ID-numerot Taulukot soveltuvat hyvin toisiinsa läheisesti liittyvien tietojen tallentamiseen. Oletetaan, että omistat leipomon ja sinulla on tietokanta, joka sisältää taulukon, jossa on asiakkaidesi nimet ja tiedot, kuten puhelinnumerot, kotiosoitteet ja sähköpostiosoitteet. Koska nämä tiedot ovat kaikki asiakkaitasi koskevia yksityiskohtia, sisällyttäisit ne kaikki samaan taulukkoon. Jokaista asiakasta edustaisi yksilöllinen tietue, ja jokainen asiakastietotyyppi tallennettaisiin omaan kenttäänsä. Jos päättäisit lisätä lisätietoa – esimerkiksi asiakkaan syntymäpäivän – loisit yksinkertaisesti uuden kentän samaan taulukkoon.
Lomakkeet, kyselyt ja raportit
Taulukot tallentavat kaikki tietosi, mutta kolme muuta objektia – lomakkeet, kyselyt ja raportit – tarjoavat tapoja työskennellä niiden kanssa. Jokainen näistä objekteista on vuorovaikutuksessa tietokantasi taulukoihin tallennettujen tietueiden kanssa.
Lomakkeet
Lomakkeita käytetään tietueiden syöttämiseen, muokkaamiseen ja tarkasteluun. Olet todennäköisesti joutunut täyttämään lomakkeita useaan otteeseen, esimerkiksi käydessäsi lääkärin vastaanotolla, hakiessasi työpaikkaa tai ilmoittautuessasi kouluun. Lomakkeita käytetään niin usein siksi, että ne ovat helppo tapa ohjata ihmisiä syöttämään tietoja oikein. Kun syötät tietoja lomakkeelle Accessissa, tiedot menevät juuri sinne, minne tietokannan suunnittelija haluaa niiden menevän: yhteen tai useampaan asiaan liittyvään tauluun.
Lomake Lomakkeet helpottavat tietojen syöttämistä. Työskentely laajojen taulukoiden kanssa voi olla hämmentävää, ja kun sinulla on toisiinsa liittyviä taulukoita, saatat joutua työskentelemään useamman kuin yhden taulukon kanssa kerrallaan tietojen syöttämiseksi. Lomakkeiden avulla on kuitenkin mahdollista syöttää tietoja useisiin taulukoihin kerralla, kaikki yhdessä paikassa. Tietokantasuunnittelijat voivat jopa asettaa rajoituksia yksittäisille lomakekomponenteille varmistaakseen, että kaikki tarvittavat tiedot syötetään oikeassa muodossa. Kaiken kaikkiaan lomakkeet auttavat pitämään tiedot yhtenäisinä ja järjestettyinä, mikä on välttämätöntä tarkalle ja tehokkaalle tietokannalle.
Kyselyt
Kyselyt ovat tapa hakea ja koota tietoja yhdestä tai useammasta taulukosta. Kyselyn suorittaminen on kuin yksityiskohtaisen kysymyksen esittäminen tietokannalle. Kun laadit kyselyn Accessissa, määrittelet tietyt hakuehdot, joiden avulla löydät juuri haluamasi tiedot.
Kyselyt ovat paljon tehokkaampia kuin yksinkertaiset haut, joita voit tehdä taulukon sisällä. Vaikka haku voisi auttaa sinua löytämään yrityksesi yhden asiakkaan nimen, voit tehdä kyselyn, jolla löydät jokaisen viimeisen viikon aikana ostoksen tehneen asiakkaan nimen ja puhelinnumeron. Hyvin suunniteltu kysely voi antaa tietoja, joita et ehkä löytäisi pelkästään taulukoiden tietoja tarkastelemalla.
Kyselyn suunnittelu Raportit
Raportit tarjoavat sinulle mahdollisuuden esittää tietojasi tulosteena. Jos olet joskus saanut tietokoneelta tulosteen lukujärjestyksestä tai tulostetun laskun ostoksesta, olet nähnyt tietokantaraportin. Raportit ovat hyödyllisiä, koska niiden avulla voit esittää tietokantasi osat helposti luettavassa muodossa. Voit jopa muokata raportin ulkoasua, jotta se olisi visuaalisesti houkutteleva. Access tarjoaa sinulle mahdollisuuden luoda raportin mistä tahansa taulukosta tai kyselystä.
Raportti Kokoaminen yhteen
Silloinkin, kun sinulla on hyvä käsitys siitä, miten kutakin objektia voidaan käyttää, voi aluksi olla vaikea ymmärtää, miten ne kaikki toimivat yhdessä. Auttaa muistaa, että ne kaikki toimivat samoilla tiedoilla. Jokainen kyselyssä, lomakkeessa tai raportissa käytetty tieto on tallennettu johonkin tietokantatauluun.
Neljä Access-objektia Lomakkeiden avulla voit sekä lisätä tietoja taulukoihin että tarkastella jo olemassa olevia tietoja. Raportit esittävät tietoja taulukoista ja myös kyselyistä, jotka sitten etsivät ja analysoivat tietoja samoista taulukoista.
Nämä suhteet kuulostavat monimutkaisilta, mutta itse asiassa ne toimivat yhdessä niin hyvin ja luontevasti, ettemme usein edes huomaa, kun käytämme yhdistettyjä tietokantaobjekteja. Oletko koskaan käyttänyt elektronista korttiluetteloa etsiessäsi kirjaa kirjastosta? Todennäköisesti olet syöttänyt hakusi johonkin, joka näyttää tältä:
Elektroninen korttiluettelo Hakua suorittaessasi syötit hakuehtosi lomakkeeseen, joka sitten loi ja suoritti kyselyn pyyntösi perusteella. Kun kysely oli hakenut tietokannan taulukoista hakuasi vastaavat tietueet, sinulle näytettiin raportti, joka poimi tietoja kyselystä ja siihen liittyvistä taulukoista – tässä tapauksessa luettelo hakuehtojasi vastaavista kirjoista. Voit esittää kohteiden väliset yhteydet näin:
Kirjan haku. Lomakkeella annettuja tietoja käytetään tietokantakyselyssä, joka ammentaa tietonsa asiaankuuluvista taulukoista. Kyselyn tulokset esitetään raportissa.
Esitettäisiin, että näiden työkalujen sijasta sinun pitäisi tehdä hakuja jättimäisestä taulukosta, joka sisältää kaikki kirjastojärjestelmän kirjat. Asiaankuuluvat tietueet olisivat todennäköisesti hajautettu moniin taulukoihin: taulukkoon, jossa on kirjojen otsikot ja kuvaukset, taulukkoon, jossa on tietoja siitä, mitkä kirjat ovat kirjautuneet sisään tai ulos, ja taulukkoon, jossa on kirjaston kukin haara, vain muutamia mainitakseni.
Joutuisit etsimään ainakin kolmesta taulukosta vain löytääksesi kirjan, saadaksesi selville, missä se sijaitsee, ja nähdäksenne, onko se kirjautunut sisään! On helppo kuvitella, kuinka vaikeaksi oikean kirjan löytäminen voisi muodostua. Jos et olisi varovainen, voisit jopa sotkea jotain poistamalla tai muokkaamalla tietuetta vahingossa. On helppo nähdä, miten tietokantaobjektit tekevät tästä etsinnästä paljon helpommin hallittavaa.
Esittely tietokantoihin -oppitunnilla keskustelimme relaatiotietokannan käsitteestä, joka on tietokanta, joka pystyy ymmärtämään, miten erilaiset tietokokonaisuudet liittyvät toisiinsa. Yllä olevan esimerkin kaltaiset tilanteet ovat juuri se, miksi ihmiset pitävät relaatiotietokantoja niin hyödyllisinä. Ilman relaatiotietokantaa tehtävä, jonka pitäisi olla yksinkertainen – kirjan etsiminen ja sen tarkistaminen, onko se kirjattu ja missä – muuttuu uskomattoman monimutkaiseksi ja aikaa vieväksi. Osaamalla käyttää neljää Access-objektia voi tehdä monimutkaisistakin tehtävistä melko käyttäjäystävällisiä.
/fi/access2013/getting-started-with-access/content/