Accounts Receivable (AR) Aging Report (suomeksi myyntisaamisten ikääntymisraportti) on tärkeä osa kassavirtojen suunnittelua. Myyntisaamisia syntyy, kun yrityksen ja sen asiakkaan välillä on sopimus, jonka mukaan yritys maksaa toimitetut tavarat tai palvelut jonkin sovitun ajanjakson aikana, esimerkiksi 10, 30, 45 tai 90 päivän kuluessa. Jos jotkut asiakkaat eivät noudata sopimusmääräyksiä ja sopimuksessa määriteltyjä maksuaikoja, syntyy erääntyneitä saatavia tai luottotappioita.
Jos maksamattomia laskuja tai maksuviivästyksiä on paljon, yrityksellä voi olla tilapäisiä tai pysyviä kassavirtaongelmia. Kysymys on siitä, että maksamattomat laskut eivät ole vain haittaa, vaan se on vakava ongelma yritykselle, koska se voi uhata yrityksen olemassaoloa. Kassavirran häiriötilanteessa yrityksellä ei ole rahaa pitää liiketoimintaa toiminnassa. Yritys ei pysty maksamaan tavarantoimittajille, työntekijöille, yleishyödyllisille palveluille, vuokralle ja kattamaan muita toimintakuluja.
Tilinpäätöstietojen vanhenemisraportti on päivämääräluokkien mukaan koostettu yhteenveto asiakkaiden maksamattomista laskuista. Tämän raportin ideana on luokitella myyntisaamiset niiden erääntymispäivämäärien mukaan. Näin on mahdollista tunnistaa velalliset, joilla on suuri osuus erääntyneitä laskuja, ja näin ollen vähentää omia riskejä vähentämällä tai kieltäytymällä luottomyynnistä näille asiakkaille.
Arvio sen todennäköisyydestä, että tiettyjä saatavia ei saada perittyä, perustuu yleensä aiempaan kokemukseen. Yleissääntönä on kuitenkin, että mitä vanhempi maksamaton lasku on, sitä todennäköisemmin rahaa ei saada perittyä.
Saatavien AR-vanhenemisraportilla ei ole yleisesti hyväksyttyä muotoa; se on kuitenkin yleensä taulukko, jossa saamiset on luokiteltu niiden maksuehtojen mukaan ja jaoteltu eri vanhenemisluokkiin sen mukaan, kuinka kauan laskun laatimisesta on kulunut. Tyypillisesti erääntyneet saamiset luokitellaan seuraavasti:
- vähintään 10 päivää
- 10-30 päivää
- 30-60 päivää
- 60-90 päivää
- yli 90 päivää
Yleensä AR-vanhenemisraportti sisältää seuraavia tärkeitä tietoja:
- Asiakkaan nimi
- Laskujen numerot
- Laskujen päivämäärät
- Seuraavat päivämäärät
- Ylijäämäpäivät
- Laskujen määrä
- Ylijäämäsumma
- Laskujen loppusumma
- Tilinpäätösaamisten kokonaismäärä
- jne.
Puutteellisten myyntisaamisten suuruuden arvioimiseksi riittää, että kerrotaan kunkin ikääntymisluokan kokonaissaldo vastaavalla velan maksamatta jättämisen todennäköisyydellä eli kyseisen luokan arvioidulla perimättömyysprosentilla. Kaikkien tällaisten saldojen loppusumma katsotaan luottotappioiksi.
Miksi on hyödyllistä laatia AR Aging Report?
Saatavien vanhenemisraportin kirjoittamisen tärkeimmät edut:
- on mahdollista arvioida yrityksen asiakkaiden lyhyen ja pitkän aikavälin maksukykyä;
- yrityksen johdolla on käsitys saatavien perintävauhdista;
- on mahdollista ennustaa epävarmoja saamisia;
- yritys pystyy arvioimaan ja muodostamaan varantovarauksen, ts.
epävarmojen saamisten varauksen.