Voit lähettää ACH-siirron pankistasi kahdella tavalla sen jälkeen, kun olet aloittanut maksun E-File-ohjelmassa ja sinulla on yksilöllinen tunnistenumero maksua varten.
- Käyttämällä pankkisi verkkosivustoa TAI
- Kirjanpitojärjestelmääsi käyttäen
On tärkeää huomata, että kummassakin näistä tavoista meidän on saatava kaikki seuraavat tiedot oikeisiin kenttiin, jotta voimme hyväksyä maksusi.
ACH-tietueen asettelu
| Tietueen tyyppi | Kenttä | Tietoelementin nimi | Määrittely | Kommentti |
|---|---|---|---|---|
| 5 | 3 | 1. Yrityksen nimi | Yrityksesi nimi | Ei koskaan muutu |
| 5 | 6 | 2. Standard Entry Class Code | CCD | Ei koskaan muutu |
| 5 | 9 | 3. Voimassa oleva tulopäivä | Tulopäivä | Muuttuu jokaisen maksun yhteydessä |
| 6 | 2 | 4. Transaction Code | 22 – Demand Credit | Ei muutu koskaan |
| 6 | 3 & 4 | 5. Vastaanottavan rahalaitoksen tunniste
(ABA Routing #) |
Se on merkitty E-File-tiedostoon turvallisuussyistä | Ei koskaan muutu |
| 6 | 5 | 6. DFI-tilinumero | Se on merkitty sähköiseen tiedostoon turvallisuussyistä | Ei koskaan muutu |
| 6 | 6 | 7. Amount | Payment Amount (must be the exact amount you put in E-File) | May May change every payment |
| 6 | 7 | 8. Identification Number | ID-numero (E-File luo uuden numeron jokaista maksua varten) | Muuttuu joka maksun yhteydessä |
| 6 | 8 | 9. Vastaanottavan yrityksen nimi | USAC-maksu | Ei muutu koskaan |
Pankkisi verkkosivuston käyttäminen
Ensimmäinen tapa lähettää ACH-maksu on käyttää pankkisi verkkosivustoa. Haasteena pankkisi käyttöliittymää käyttäessäsi on varmistaa, että syötät oikeat tiedot oikeaan kenttään, koska kentät eivät aina noudata samaa järjestystä kuin edellä.
Sinun on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, mihin laitat yksilöllisen ”tunnistenumeron”, jonka E-File antaa sinulle jokaista maksua varten. Sen on mentävä vastaanottajan/maksajan ID-kenttään. Tätä kenttää kutsutaan eri järjestelmissä eri nimillä. Esimerkiksi JP Morganin järjestelmässä kenttä on nimeltään ”Beneficiary ID Number” (saajan tunnusnumero), kun taas Bank of American CashPro-järjestelmässä kenttä on nimeltään ”Vendor ID” (myyjän tunnus) -kenttä.
Kirjanpitojärjestelmän käyttäminen
Toinen tapa lähettää ACH-maksuja on syöttää tiedot kirjanpitojärjestelmääsi. Tämä luo NACHA-muodossa olevan tiedoston, joka lähetetään pankkiisi.
Tunnistenumero on laitettava NACHA-standardin kohtaan ”Entry Detail Record Type Code 6, Field Number 7 – Identification Number”. Sinun on ehkä pyydettävä tietotekniikkaosastoasi yksilöimään kirjanpitojärjestelmästäsi tietty kenttä, johon tunnistenumero tallennetaan, ja heidän on ehkä myös päivitettävä järjestelmäsi niin, että tämä numero sisällytetään oikeaan kenttään. Jos tunnistenumero on väärässä kentässä, ACH-siirto hylätään.
Suosittelemme käyttämään riittävästi aikaa tämän uuden prosessin käyttöönottoon, sillä järjestelmästäsi riippuen tähän voi kulua enemmän aikaa kuin luuletkaan.
Vinkkejä onnistumiseen
- Erittäkää nyt, mikä kenttä on oikea kenttä tunnistenumeroa varten. Tämä voi viedä aikaa, jos joudut työskentelemään pankkisi tai tietotekniikkaosastosi kanssa.
- Maksun yksilöllinen tunnusnumero on ilmoitettava ja se on laitettava oikeaan kenttään, tai Yhdysvaltain valtiovarainministeriö hylkää maksun.
- Älä laita tunnusnumeroa lisäykseen tai kommentteihin.
- Pankkisi tai yrityksesi voi vaatia siirron tekemistä varten lisätietoja, kuten USAC:n liittovaltion työnantajatunnusnumeron (FEIN). Olemme julkaisseet nämä tiedot E-File FAQ:ssa, kohdassa ”Company and Banking Information”. Ota meihin yhteyttä, jos tarvitset muita tietoja maksun käsittelemiseksi.
- ACH-maksusi saattaa aluksi vaikuttaa siltä, että se on käsitelty oikein. Voi kestää useita päiviä ennen kuin saat hylkäysilmoituksen, jos tiedostosi ei sisältänyt vaadittuja tietoja vaaditussa muodossa.
- Viimeiseksi suosittelemme, että käsittelet pieniä ACH-maksuja (esimerkiksi 1,00 dollaria) testataksesi tätä prosessia ennen seuraavaa laskun määräaikaa. Kaikki maksut hyvitetään tilillesi.