Lähes kaikissa lukemissasi ajanhallintaohjeissa korostetaan, että on tärkeää käyttää enemmän aikaa tärkeisiin tehtäviin ja vähemmän tai ei lainkaan aikaa kaikkeen sellaiseen, mikä häiritsee tuottavuustavoitteita.
Mutta entä jos voisit ottaa askeleen pidemmälle ja jakaa aikasi arvokkaiden tehtävien ja vähäarvoisten aktiviteettien perusteella.
60-30-10-sääntö voi tehdä juuri näin puolestasi ja antaa sinulle puitteet, joiden avulla voit jakaa aikasi tehtäviisi.
Sääntö luo rakenteen, jonka avulla saat paremman käsityksen siitä, mitkä tehtävät kannattaa tehdä mihinkin aikaan päivästä.
60 % on ylin taso, 30 % on keskitaso ja 10 % on alempi taso.
60-30-10-sääntö tarkoittaa, että 60 % työpäivästäsi osoitetaan arvokkaille tehtäville, 30 % vähemmän arvokkaille tehtäville, jotka kuitenkin edistävät tavoitteitasi, ja 10 % muille tehtäville, jotka voivat auttaa sinua valmistautumaan huomiseen.
Jos sijoittaminen on sinulle tuttua, ajattele tätä ajankäytön hallintamallia aikasalkkusi jakautumisena eri tehtäviin.
60 % ylintä aikaa arvokkaille tehtäville
Tulee aina olemaan enemmän tekemistä kuin on aikaa tehdä niitä. ”Jos et kiinnitä asianmukaista huomiota siihen, mikä saa huomiosi, se vie enemmän huomiotasi kuin se ansaitsee”, sanoo David Allen kirjassaan Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
On helppo innostua tehtävistä ja yrittää ottaa liikaa joka päivä, mutta jos teet niin, kulutat energiasi joka paikkaan saamatta aikaan päivän tärkeimpiä asioita.
Voidaksesi parantaa tuloksiasi ja saadaksesi enemmän aikaan, erota arvokkaat työsi kaikista muista toiminnoista. Vähintään 60 prosenttia päivästäsi tulisi varata kaikille arvokkaille tehtävillesi.
”Sinun on päätettävä, mitkä ovat tärkeimpiä prioriteettejasi, ja sinun on uskallettava – miellyttävästi, hymyillen ja anteeksipyytelemättä – sanoa ’ei’ muille asioille. Ja tapa tehdä se on se, että sisälläsi palaa suurempi kyllä”, väittää Stephen Covey, joka tunnetaan suositusta kirjastaan The 7 Habits of Highly Effective People (Erittäin tehokkaiden ihmisten 7 tapaa).
Korkea-arvoiset tehtävät edistävät pitkän aikavälin tehtävääsi, arvojasi ja tavoitteitasi. Näitä ovat esimerkiksi se kirja, jonka haluat kirjoittaa, esitys, jonka haluat pitää ylennystä varten, myyntipuhelut ja yritys, jonka aiot perustaa.
Kunkin suuren tavoitteen osalta tunnista yksittäiset tehtävät ja valitse, mihin haluat keskittyä päivän aikana. Tee se heti aamulla, kun olet aktiivisimmillasi.
Korkea-arvoisten tulosten tuottaminen edellyttää, että asetamme etusijalle tehtävät, jotka lopulta tuottavat arvokkaan ja arvokkaan lopputuloksen.
Tehdäksesi enemmän korkea-arvoisia töitä, tarkastele kaikkea lautasellasi olevaa. Tutki mikrotoimintojasi eli tehtäviä/tuotoksia. Ovatko ne linjassa sen suuremman kuvan kanssa, mitä yrität saavuttaa? Valitse se, mikä on mielestäsi olennaisinta, raivaa tilaa ja työskentele vain tärkeimpien mitattavissa ja saavutettavissa olevien tavoitteidesi parissa – kyse on keskittymisestä tehtäviin, jotka tuovat lisäarvoa.
30 % keskitason ja matalan arvon toiminnoista
Kohdista 30 % ajastasi kiireellisiin mutta ei välttämättä tärkeisiin tehtäviin.
Tällaiset asiat, kuten sähköpostin käsittely, tiedostojen järjestäminen, puheluihin vastaaminen, tiimin tilannekatsausten lähettäminen, raporttien kirjoittaminen ja jotkin kokoukset kuuluvat tähän kategoriaan.
Joka kerta, kun avaat sähköpostin, joudut tekemään päätöksen, mikä keskeyttää työnkulun. Ongelmana on, että jokainen yksittäinen sähköposti voi tehdä tai rikkoa seuraavat minuutit, seuraavan tunnin tai jopa koko päivän.
Keskitason tehtävät voivat tuntua kiireellisiltä, mutta jos ne eivät suoranaisesti edistä lopullista päämäärääsi, päätä tehdä ne sen jälkeen, kun olet suorittanut arvokkaat tehtävät.
Ajattele tätä luokkaa ylläpitotehtävinä. Jos laiminlyöt ne kokonaan, kohtaat ongelmia, mutta et halua keskittyä niihin tärkeämpien töiden kustannuksella.
Kuka haluaa käyttää suurimman osan työajastaan sähköpostiin vastaamiseen tai laskujen maksamiseen? Jotkin vähäarvoiset tehtävät on helppo automatisoida. Jos huomaat tekeväsi samaa asiaa yhä uudelleen ja uudelleen joka päivä, etsi keino automatisoida se ja käytä vapaa-aika johonkin muuhun.
Olipa kyse sitten aikatauluttamisesta, kuittaamisesta tai vakiojärjestelyjen tekemisestä, on luultavasti olemassa sovelluksia, joita voisit käyttää.
Meidän on pidettävä huoli siitä, etteivät tällaiset tehtävät valloita elämäämme, jotta meillä on aikaa tarttua todella suuriin haasteisiin, jotka voivat vaikuttaa työhömme aidosti.
Jos sinulla on varaa käyttää vähemmän aikaa näihin tehtäviin, jotta voit sijoittaa sen uudelleen siihen, millä on eniten merkitystä, vähennä tähän kategoriaan käyttämääsi aikaa prosentuaalisesti ja tee enemmän arvokkaita töitä.
10 %:lla matalammalla tasolla pitäisi olla merkitystä huomenna
Miten lopetat päivän, on ratkaisevaa, sillä sillä sillä on paljon tekemistä sen kanssa, miten aloitat seuraavan päivän. Tähän luokkaan kuuluvat tehtävät ovat asioita, jotka eivät tuo todellista lisäarvoa työhösi, visioosi tai pitkän aikavälin tavoitteeseesi, mutta jotka voivat auttaa sinua aloittamaan huomenna paremmin.
Jotkut ihmiset varaavat tälle tasolle alle 10 % ajastaan. Se riippuu henkilökohtaisesta aikataulustasi. se riippuu sinusta.
Tärkeiden työtehtävien lisäksi joillakin ihmisillä on muita tehtäviä, jotka heidän on selvitettävä, mutta joita ei voi perustella päivän ensimmäisinä tunteina.
Voit käyttää tätä tasoa uuden tehtävälistan laatimiseen tai vanhan arvioimiseen – varmista, että olet näissä tehtävissä siellä, missä sinun pitääkin olla, ja että olet saanut tehtyä niin paljon kuin mahdollista. Jos et, tee parempi suunnitelma huomiseksi.
Voit myös tarkistaa seuraavan päivän aikataulusi. Tai käytä osa ajasta siivoamiseen. Ennen kuin kävelet ulos ovesta, käytä muutama minuutti roskien heittämiseen, paperitöiden järjestämiseen ja työpöytäsi siivoamiseen. Tämä antaa tunteen tuoreesta alusta, kun saavut seuraavana aamuna.
Jos sinulla ei ole suunnitelmaa työmatkalle kotiin, voit suunnitella asioita, joita voit tehdä työmatkan aikana – mitä lukea, podcasteja, joita voit kuunnella rentoutuaksesi kiireisen aikataulun jälkeen.
Näitä kategorioita voi tietysti tarkistaa vastaamaan omaa tilannetta ja aikataulua. – Voit muuttaa sen 50-30-20:ksi tai 70-20-10:ksi henkilökohtaisista olosuhteistasi riippuen.
Priorisoimalla ja optimoimalla aikasi voit keskittyä enemmän siihen, mikä on todella tärkeää – saat enemmän aikaan vähemmässä ajassa. Ajatuksena on asettaa itsesi optimaaliseen menestykseen luokittelemalla tehtävät sen mukaan, miten aikasi parhaiten käytetään.