Co je to sledování nepřítomnosti?
Sledování nepřítomnosti je nástroj, který vám pomůže sledovat nepřítomnost vašich zaměstnanců.
Tyto nástroje mohou mít různé podoby a velikosti, včetně šablony aplikace Excel nebo online (cloudového) systému.
Sledovač absencí založený na aplikaci Excel
Sledovač absencí založený na aplikaci Excel lze snadno spustit, pokud máte nainstalovanou aplikaci Excel. Stačí si stáhnout šablonu a začít přidávat uživatele a nepřítomnosti.
Nevýhody šablony Excel se projeví zejména tehdy, když máte více než několik zaměstnanců, které je třeba spravovat.
Všechny požadavky a dotazy na nepřítomnosti musí jít přes vedoucího, není možné, aby si zaměstnanci plánovali nepřítomnosti bez dotazování se na termíny u svého vedoucího.
Dotazy mohou přijít prostřednictvím telefonního hovoru, zprávy nebo e-mailu, což může ztížit sledování požadavků na nepřítomnost.
Jelikož jsou obsaženy v jediném souboru, je také snazší je špatně umístit nebo smazat.
Pokud se vyskytne problém s IT, například poškození souboru nebo dokonce ztráta notebooku, riskujete ztrátu všech informací o nepřítomnosti. Je důležité zajistit pravidelné zálohování tabulky.
Šablony Excelu také postrádají funkce pro ověřování vstupů, aby se předešlo chybám.
Online systémy sledování nepřítomnosti
Hostovaný (cloudový) systém se bude mnohem lépe škálovat pro firmy s více než několika zaměstnanci. Tyto systémy umožňují vašim zaměstnancům, aby si sami rezervovali dovolenou se systémem schvalování pro jejich manažery, kteří mohou nepřítomnost snadno schválit.
Zaměstnanci mají také možnost zobrazit si v systému své vlastní absence. Tím se snižuje počet dotazů, které budou manažeři dostávat ohledně nepřítomnosti zaměstnance.
Chybám se předchází pomocí kontrol, které zajišťují, že si zaměstnanci nemohou rezervovat více nepřítomností, než mají povoleno, spolu s dalšími validacemi to pomáhá učinit ze sledování nepřítomnosti bezstarostný proces.
Tyto systémy také umožňují vedení snadno zobrazit statistiky a čísla o údajích o nepřítomnosti. Snadno přístupné přehledy také pomáhají s plánováním a odhadem nadcházející práce.
Autor: Kieran Baker, zakladatel společnosti Absentia
.