Acadian a Interact jsou partnery, kteří prostřednictvím intranetu „Acadian Central“ kultivují kulturu spolupráce, podporují sociální zkušenosti a překonávají rozdíly mezi rozptýlenými zaměstnanci.
„Interact nám umožnil rychle předávat informace všem našim zaměstnancům v celé zemi. Mně osobně také pomohl mnohem lépe poznat naše zaměstnance. Vidím jejich tváře, dozvídám se o jejich zájmech a koníčcích, vidím jejich pracovní úspěchy a celkově se cítím mnohem více propojen s našimi zaměstnanci. Naše společnost má sice 4 000 zaměstnanců, ale já mám pocit, že jsme jedna velká rodina, z velké části díky tomuto intranetu.“
Richard Zuschlag, předseda představenstva & generální ředitel, Acadian Companies
Sídlo společnosti Acadian Companies se nachází v Lafayette v Louisianě a nabízí rozmanitý soubor služeb, jejichž cílem je nabídnout podporu a vzdělávání v oblasti zdraví, bezpečnosti a dopravy. Organizace byla založena jako malá záchranná služba v roce 1971 a dnes ji tvoří šest divizí s více než 4300 zaměstnanci rozptýlenými po celých Spojených státech.
Starší intranet společnosti Acadian byl vyvinut vlastními programátory. Jak se společnost rozrůstala a nároky na IT oddělení se zvyšovaly, společnost Acadian zjistila, že její starší interní intranet již není vhodný.
Její zaměstnanci, demograficky i geograficky různorodí, dali jasně najevo svou zpětnou vazbu. Intranetu chyběly funkce pro sociální spolupráci a přizpůsobitelný obsah, což vedlo ke stížnostem mnoha zaměstnanců, kteří měli pocit, že jsou vynecháni z firemního dění nebo že nevědí, co se ve firmě děje. Vedle tohoto centrálního aspektu firemní značky má každá divize také jiné cíle a záměry. To vyvolalo potřebu větší přístupnosti a vyhledávacích funkcí.
Společnost Acadian požádala společnost Interact o pomoc s vytvořením solidního intranetového řešení, které by udržovalo spojení a informovanost všech zaměstnanců, spolu s přidáním tolik požadovaného sociálního aspektu.
Zrození Acadian Central
Na začátku své cesty provedla společnost Acadian rozsáhlý průzkum mezi zaměstnanci, aby zjistila, jaké funkce jsou pro ně nejdůležitější a jak chtějí sdílet informace. Z výzkumu vyplynulo následující:
- Zaměstnanci chtěli kombinaci pracovního a sociálního obsahu.
- Důležitá byla možnost přístupu k intranetu na různých platformách, včetně mobilních.
- Vzhledem k šesti různorodým divizím společnosti Acadian byla možnost přizpůsobit obsah klíčovým prvkem, aby byl intranet relevantní pro každého uživatele.
- Dalším klíčovým faktorem bylo udržení čerstvosti a snadného vyhledávání informací.
Aby se zaměstnanci pro nový Acadian Central nadchli, navrhli maskota s názvem „A.C.“, Acadian Central Expert.“ Postavička A.C. byla vytvořena pro každou divizi jako reprezentace pro každý typ zaměstnance. Dbal na to, aby se oblékal s četnými změnami oblečení a odpovídajícími jmény.
A.C. se objevoval po celém intranetu a zveřejňoval užitečné informace a „návody“, aby zaměstnanci byli plně obeznámeni s tím, co nová stránka umí. Připomíná jim, aby si vyplnili své profily, sledovali ostatní zaměstnance a drželi krok s důležitými zprávami od generálního ředitele, viceprezidentů a dalších vedoucích pracovníků společnosti.
Design vhodný pro mobilní zařízení
Zpětná vazba od zaměstnanců uváděla přístupnost jako hlavní problém staršího intranetu. Pro boj s těmito potížemi využila společnost Acadian design Interact reagující na mobilní zařízení.
Pro mobilní potřeby společnosti Acadian byla schopnost Interactu umístit odkazy a dokumenty zlatým dolem. Pro vylepšení této funkce vyvinula společnost Acadian přehledná „tlačítka“ přímo v horní části své domovské stránky, která odkazují na veškerý nejdůležitější software a nástroje.
Tento panel nástrojů umožnil intuitivnější používání intranetu. Zaměstnanci, kteří již nemusí složitě hledat potřebné odkazy, zaznamenali převážně pozitivní ohlasy. Vzhledem k častým žádostem o přidání a přesunutí těchto tlačítek je společnost Acadian začlenila také do svých podstránek (stránka HR & Benefity a stránka Odkazy).
Aby zaměstnanci viděli informace, které potřebují, jsou na nové domovské stránce podobné sekce pro „novinky“.
Sekce Novinky & Memos má zásadní význam pro prosazování důležitých informací, včetně aktualizací IT a bezpečnostních otázek, změn ve zdravotnickém protokolu a vybavení používaném zdravotníky a povinných kurzů dalšího vzdělávání pro zaměstnance. Informuje o firemních akcích a oslavách, takže se distribuovaní zaměstnanci necítí vynecháni.
„Mít všechny tyto dokumenty na jednom místě mi usnadňuje odkázat nové zaměstnance na tuto stránku při orientaci,“ říká Heidi Luquette, koordinátorka orientace. „Mají tak k dispozici jedno místo, kam se mohou obrátit, takže orientace na intranetu – spolu s jejich novou prací – je méně děsivá.“
Sociální centrum pro komunikaci
Aby společnost Acadian zároveň přidala sociální prvek a zdůraznila nový design, který je vhodný pro mobilní zařízení, uspořádala soutěž „Kde je A.C.?“, aby zdůraznila, že A.C. je nyní vždy se svými zaměstnanci. Rozdali také 11palcové výřezy postavičky A.C. z coroplastu a vyhlásili soutěž o to, kam mohou zaměstnanci vzít A.C. Zaměstnanci byli vyzváni, aby si ho vzali do práce, domů i na dovolenou. Byli požádáni, aby pořídili fotografii A.C. a zveřejnili ji v galerii jeho cest na intranetu.
Představení A.C. v různých částech webu pomohlo dát jejich intranetu osobnost. Ukázalo zaměstnancům, že na rozdíl od staršího intranetu není Acadian Central jen dusným domovem pro data, ale zábavným a společenským centrem pro navazování kontaktů s kolegy.
Pro povzbuzení zaměstnanců, aby vyplnili své profily do konce (obrázek, životopis, místo, zájmy a odborné znalosti), byla uspořádána soutěž. Po dobu čtyř týdnů bylo každý týden vybráno 25 výherců ze všech zaměstnanců se 100% vyplněním profilu s využitím sestavy „Úplnost profilu“ v Interact Analytics. Náhodně vybraní výherci obdrželi hliníkový izolovaný hrnek „Acadian Central“. Během této soutěže vzrostl počet vyplněných profilů o téměř 650 % za pouhé čtyři týdny.
Nový „Acadian Central“
Acadian původně spustil 19. dubna 2017 a zavedl sociální funkce a lepší přístupnost spolu s rozmanitým obsahem pro své uživatele.
I přes zlepšení zaznamenaná po vyřazení staršího vnitrofiremního intranetu však tým dostával zpětnou vazbu, že se nové stránky stávají spíše problémem než užitečným nástrojem.
Intranetový tým se rozhodl získat zpětnou vazbu prostřednictvím celofiremního průzkumu. Zjistili, že zaměstnanci mají pocit, že intranet je příliš nepřehledný, líbivý, sociální a příliš složitý, což představuje potíže při hledání potřebných věcí. Navzdory snaze sloužit různým divizím a jejich potřebám byl ve skutečnosti vytvořen pouze pro jedno publikum.
Tým intranetu se pustil do řady vylepšení Acadian Central:
- Nastavení nadpisů, souhrnů a značek bohatých na klíčová slova pro veškerý obsah, aby se zlepšila jeho nalezitelnost
- Zavedení funkce Best Bets pro upřednostnění oblíbených stránek pro konkrétní vyhledávané výrazy
- Přepracování tématu, zavedení zavedené vnější značky
- Odstranění nadbytečných sociálních funkcí, jako jsou svatební oznámení a oznámení o narození dítěte, z domovské stránky
- Zavedení lepšího způsobu nahrávání profilů zaměstnanců
- Odstranění stovek duplicitních a zbytečných stránek
- Přiřazení výchozího obrázku, který nahradil starou grafiku „rozbitého obrázku“
Výsledkem byl čistší a jednodušší vzhled, který začal vyvolávat pozitivnější zpětnou vazbu od zaměstnanců.
Oceněná strategie pro offline pracovníky
Ačkoli nový design získal příznivé výsledky, největší problém představovala nedostatečná optimalizace pro každého zaměstnance. Aby tuto potřebu splnil, zaměřil se tým společnosti Acadian na vytvoření domovských stránek na míru pro každou divizi, odlehčil zbytečný obsah a odkazy a zároveň prosazoval obsah a novinky šité na míru, které byly pro uživatele relevantní.
Rozmanité a rozsáhlé pracovní síly organizace zahrnují lékaře a zdravotnický personál, firemní pracovníky v kancelářích, pracovníky ostrahy a bezpečnostního personálu. Tato poslední skupina zahrnuje řadu vzdálených bezpečnostních pracovníků, kteří pracují mimo firmu a jsou často izolovaní a geograficky rozptýlení.
Vytvoření domovské stránky na míru pro tuto skupinu vyžadovalo hluboké pochopení jejich jedinečných potřeb a problémů. Aby je splňovala, byla domovská stránka pro tuto divizi silně brandována a přidána známá grafika a informace, které byli zaměstnanci zvyklí dostávat prostřednictvím jiných kanálů. Domovská stránka byla také silně zaměřena na informační kanály, aby se zajistilo, že obsah bude relevantní pro tuto divizi.
Nakonec tým přidal upozornění na zaměstnance. To nejen ukázalo skvělou práci jednotlivých zaměstnanců, ale také jim pomohlo vzájemně se poznat: odbouralo to pocit izolace a odloučení.
Acadian si uvědomuje hodnotu a potřebu přizpůsobených zkušeností intranetu, což jim vyneslo místo v soutěži Interact Awards v kategorii Nejlepší offline strategie.
„Acadian jsou skvělým příkladem efektivní komunikace s těžko dosažitelným publikem. Jejich vzdálení zaměstnanci často bojují s časem i s příjmem, takže dodání odlehčené domovské stránky a prostředí založeného na tom, co tito zaměstnanci říkají, že potřebují, zajišťuje, že jejich intranet je snáze pochopitelný a přijatelný.“
– Simon Dance, porotce Interact Excellence Award
Zajímavé výsledky
Acadian Central je pro provoz společností Acadian zásadní. Nyní mají k dispozici způsob, jak dostat informace k tisícům zaměstnanců během několika minut.
Od úplného spuštění 19. dubna 2017 nebyl den (včetně víkendů a svátků) s méně než 800 unikátními návštěvníky. V kterýkoli den může společnost Acadian předpokládat, že obsah jejího intranetu vidí nejméně 2 000 unikátních návštěvníků.
Změny provedené na domovské stránce bezpečnostní divize společnosti Acadian, která slouží inspektorům, školitelům, záchranářům, bezpečnostním pracovníkům a zdravotníkům na dálku, měly významný a měřitelný dopad. Více zaměstnanců bezpečnostního oddělení si obsah nejen prohlíží, ale skutečně tráví čas čtením přidaných článků a dokumentů.
Před iniciativou personalizace pro tuto obzvláště vzdálenou část zaměstnanců měla organizace také problém vůbec přimět zaměstnance, aby se na intranet přihlásili. Pomocí přehledu historie přihlášení společnosti Interact tým od té doby sleduje nárůst přihlášení, přičemž více než polovina všech zaměstnanců bezpečnostní divize – z nichž mnozí pracují bez spolehlivého připojení k internetu – se nyní přihlašuje alespoň jednou měsíčně.
Uživatelé projevují zvláštní zájem o to, aby si přečetli více o svých spolupracovnících, přičemž widgety Zaměstnanci v centru pozornosti a SMS výtečníci nadále přitahují většinu interakcí ze strany zaměstnanců, včetně komentářů a lajků. Acadian Central hraje klíčovou roli při propojování těchto offline pracovníků mezi sebou navzájem i s celou organizací.
„Od provedení těchto změn v polovině roku 2018 jsme zaznamenali 550% nárůst zobrazení domovské stránky divize a uživatelé nyní na stránce tráví o minutu a půl více času při každém sezení než před změnami.“
– Beth Chiasson,Intranet & Digital Marketing Strategist