Lekce 4: Úvod do objektů
/en/access2013/introduction-to-databases/content/
Úvod
Databáze v Accessu se skládají ze čtyř objektů: tabulek, dotazů, formulářů a sestav. Tyto objekty společně umožňují zadávat, ukládat, analyzovat a sestavovat data, jakkoli chcete.
V této lekci se seznámíte s každým ze čtyř objektů a pochopíte, jak spolu vzájemně spolupracují, abyste vytvořili plně funkční relační databázi.
Tabulky
V tuto chvíli byste již měli pochopit, že databáze je kolekce dat uspořádaná do mnoha propojených seznamů. V aplikaci Access jsou všechna data uložena v tabulkách, což tabulky staví do středu každé databáze.
Možná už víte, že tabulky jsou uspořádány do svislých sloupců a vodorovných řádků.
Řádky a sloupce v tabulce aplikace Access V aplikaci Access se řádky a sloupce označují jako záznamy a pole. Pole je více než jen sloupec; je to způsob uspořádání informací podle typu dat. Každá informace v rámci pole je stejného typu. Například každý záznam v poli nazvaném Křestní jméno bude jméno a každý záznam v poli nazvaném Adresa ulice bude adresa.
Pole a názvy polí Také záznam je více než jen řádek; je to jednotka informace. Každá buňka v daném řádku je součástí záznamu tohoto řádku.
Záznam Všimněte si, že každý záznam zahrnuje několik polí. I když jsou informace v každém záznamu uspořádány do polí, patří k ostatním informacím v daném záznamu. Vidíte číslo v levé části každého řádku? Je to identifikační číslo, které identifikuje každý záznam. Číslo ID záznamu se vztahuje ke každé informaci obsažené v tomto řádku.
Čísla ID záznamů Tabulky jsou vhodné pro ukládání úzce souvisejících informací. Řekněme, že vlastníte pekárnu a máte databázi, která obsahuje tabulku se jmény a informacemi o vašich zákaznících, jako jsou jejich telefonní čísla, domácí adresy a e-mailové adresy. Protože všechny tyto informace představují podrobnosti o vašich zákaznících, zahrnuli byste je všechny do jedné tabulky. Každý zákazník by byl reprezentován jedinečným záznamem a každý typ informací o těchto zákaznících by byl uložen ve vlastním poli. Pokud byste se rozhodli přidat další informace – například narozeniny zákazníka – jednoduše byste vytvořili nové pole ve stejné tabulce.
Formuláře, dotazy a sestavy
Ačkoli tabulky uchovávají všechna vaše data, další tři objekty – formuláře, dotazy a sestavy – vám nabízejí způsoby, jak s nimi pracovat. Každý z těchto objektů interaguje se záznamy uloženými v tabulkách vaší databáze.
Formuláře
Formuláře slouží k zadávání, úpravám a prohlížení záznamů. Pravděpodobně jste již mnohokrát museli vyplňovat formuláře, například při návštěvě lékařské ordinace, žádosti o zaměstnání nebo při zápisu do školy. Důvodem, proč se formuláře tak často používají, je to, že představují snadný způsob, jak vést lidi ke správnému zadávání údajů. Při zadávání informací do formuláře v aplikaci Access se data dostanou přesně tam, kam chce návrhář databáze: do jedné nebo více souvisejících tabulek.
Formulář Formuláře usnadňují zadávání dat. Práce s rozsáhlými tabulkami může být nepřehledná, a pokud máte propojené tabulky, může se stát, že pro zadání sady dat budete muset pracovat s více tabulkami najednou. Pomocí formulářů je však možné zadávat data do více tabulek najednou, a to na jednom místě. Návrháři databází mohou dokonce nastavit omezení pro jednotlivé součásti formuláře, aby zajistili zadání všech potřebných údajů ve správném formátu. Celkově formuláře pomáhají udržovat data konzistentní a uspořádaná, což je nezbytné pro přesnou a výkonnou databázi.
Odkazy
Odkazy jsou způsobem vyhledávání a sestavování dat z jedné nebo více tabulek. Spuštění dotazu je jako položení podrobné otázky databázi. Při sestavování dotazu v aplikaci Access definujete konkrétní podmínky vyhledávání, abyste našli přesně ta data, která chcete.
Dotazy jsou mnohem výkonnější než jednoduché vyhledávání, které můžete provádět v rámci tabulky. Zatímco vyhledávání by vám pomohlo najít jméno jednoho zákazníka ve vaší firmě, mohli byste spustit dotaz, který by zjistil jméno a telefonní číslo každého zákazníka, který v uplynulém týdnu nakoupil. Dobře navržený dotaz vám může poskytnout informace, které byste pouhým procházením dat v tabulkách nenašli.
Navržení dotazu Reporty
Reporty vám nabízejí možnost prezentovat vaše data v tiskové podobě. Pokud jste někdy obdrželi počítačový výtisk rozvrhu hodin nebo vytištěnou fakturu o nákupu, viděli jste databázovou sestavu. Sestavy jsou užitečné, protože umožňují prezentovat součásti vaší databáze v přehledném formátu. Dokonce můžete upravit vzhled sestavy tak, aby byla vizuálně přitažlivá. Access vám nabízí možnost vytvořit sestavu z libovolné tabulky nebo dotazu.
Sestava Spojení všeho dohromady
I když máte dobrou představu o tom, jak lze jednotlivé objekty použít, může být zpočátku obtížné pochopit, jak všechny dohromady fungují. Pomáhá si uvědomit, že všechny pracují se stejnými daty. Každý údaj, který dotaz, formulář nebo sestava používají, je uložen v některé z databázových tabulek.
Čtyři objekty Access Formuláře umožňují jak přidávat data do tabulek, tak zobrazovat již existující data. Sestavy prezentují data z tabulek a také z dotazů, které pak vyhledávají a analyzují data v týchž tabulkách.
Tyto vztahy zní složitě, ale ve skutečnosti spolu fungují tak dobře a přirozeně, že si často ani nevšimneme, kdy propojené databázové objekty používáme. Použili jste někdy elektronický lístkový katalog k vyhledání knihy v knihovně? Je pravděpodobné, že jste své vyhledávání zadali do něčeho, co vypadá takto:
Elektronický lístkový katalog Když jste prováděli vyhledávání, zadávali jste své vyhledávací podmínky do formuláře, který pak na základě vašeho požadavku vytvořil a spustil dotaz. Když dotaz dokončil prohledávání tabulek databáze pro záznamy, které odpovídaly vašemu hledání, zobrazil se vám report, který čerpal informace z dotazu a souvisejících tabulek – v tomto případě seznam knih odpovídajících vašim hledaným výrazům. Spojení mezi objekty byste mohli znázornit takto:
Vyhledávání knihy. Údaje odeslané ve formuláři se použijí v databázovém dotazu, který čerpá data z příslušných tabulek. Výsledky dotazu jsou prezentovány v sestavě.
Řekněme, že místo použití těchto nástrojů byste museli vyhledávat v obří tabulce obsahující všechny knihy v knihovním systému. Příslušné záznamy by byly pravděpodobně rozprostřeny v mnoha tabulkách: v tabulce pro názvy a popisy knih, v tabulce obsahující informace o tom, které knihy jsou zapsány a které ne, a v tabulce s jednotlivými pobočkami knihovny, abychom jmenovali alespoň některé z nich.
Museli byste prohledat nejméně tři tabulky, jen abyste našli knihu, zjistili její umístění a zjistili, zda je zapsána! Je snadné si představit, jak obtížné by mohlo být najít tu správnou knihu. Pokud byste nebyli opatrní, mohli byste dokonce něco pokazit tím, že byste omylem vymazali nebo upravili záznam. Je snadné si uvědomit, jak databázové objekty činí toto hledání mnohem lépe zvládnutelným.
V lekci Úvod do databází jsme probírali pojem relační databáze, což je databáze, která je schopna pochopit, jak spolu různé sady dat souvisejí. Situace, jako je výše uvedený příklad, jsou přesně tím, proč lidé považují relační databáze za tak užitečné. Bez relační databáze by se to, co by mělo být jednoduchým úkolem – vyhledat knihu a zjistit, zda je zapsaná a kde – stalo neuvěřitelně komplikovaným a časově náročným. Pokud víte, jak používat čtyři objekty aplikace Access, mohou být i složité úlohy poměrně uživatelsky přívětivé.
/en/access2013/začínáme-s-accessem/obsah/
.