Jedním z pilířů každého projektu je struktura členění prací (Work Breakdown Structure – WBS) a doprovodný slovník WBS. Ať už jste dodavatelem, který předkládá základní linii projektu, nebo zákazníkem, který základní linii přezkoumává, WBS a slovník WBS jsou vaším růžovým kamenem k pochopení toho, jak se jednotlivé části projektu nakonec spojí dohromady a nakonec přinesou vše, čeho jste si v rámci projektu předsevzali dosáhnout.
WBS je hierarchické členění projektu podle výstupů. Je to skutečná struktura, kterou jsme zvyklí vidět a používat k organizaci projektu. Umožňuje nám rozdělit rozsah na lépe zvládnutelné části a poskytuje strukturu výkaznictví, kterou používáme pro plánování, zachycení výkonnosti a aktuálních údajů. Hierarchická struktura nám umožňuje proniknout do projektu a podívat se na něj na nejnižší úrovni, srolovat ho a podívat se na něj jako na celek nebo někde mezi tím. WBS je v těchto věcech skvělá. Ne vždy je při pohledu na WBS zřejmé, jak práce souvisí s výkazem prací (SOW), který často nemá stejnou strukturu jako WBS.
Obrázek 1 – Struktura rozdělení prací
Slovník WBS kromě toho, že rozšiřuje jednoduchý jednořádkový popis prvků WBS, propojuje WBS s výkazem prací (SOW). Slovník WBS je obvykle tabulka, která obsahuje seznam WBS, název prvku WBS, minimálně popis prací v daném prvku. Kromě toho bude dobrý slovník obsahovat pole, které označuje, kterého odstavce SOW se daný prvek WBS týká. Toto mapování propojuje obě struktury navzájem a otevírá mnoho možností, jak pochopit, jak je projekt plánován, jak probíhá a kolik stojí. Slovník WBS může vypadat jako následující příklad:
Poslední sloupec v příkladu ukazuje, jak souvisí prvky WBS nejnižší úrovně se SOW. V příkladu vidíte, že každý prvek souvisí se dvěma různými odstavci v SOW. První je společný pro všechny prvky; řekněme, že je to odstavec Řízení projektu v SOW. Toto propojení ukazuje, že projekt bude plánovat, provádět a zachycovat aktuality pro řízení projektu u každého jednotlivého prvku. Každý prvek je také propojen s jedinečným odstavcem, který může obsahovat specifické požadavky spojené s rozsahem prací na komunikaci. Každý prvek WBS by měl být spojen alespoň s jedním odstavcem SOW, ale obvykle budou spojeny s více odstavci. Pokud máte prvek WBS, který není spojen s odstavcem SOW, musíte se ptát „proč to děláme?“, protože to zřejmě není součástí smlouvy. Naopak každý odstavec SOW by měl souviset alespoň s jedním prvkem WBS a obvykle se dotýká více prvků WBS.
Co vám tedy propojení těchto dvou struktur dává? Umožňuje vám podívat se na projekt v různých dimenzích, které otevírají spoustu možností výkaznictví a analýzy. Například pouhým pohledem na matici, kde jsou tyto dva dokumenty propojeny, můžete rychle zjistit, zda máte vše zahrnuto v SOW, nebo zda provádíte práci v prvku WBS, který není předmětem smlouvy.
Ale to je jen začátek. Zamyslete se nad tím, jaké informace jsou zachyceny v odstavci SOW. Všechny tyto informace lze nyní vztáhnout k WBS, což znamená, že je lze vztáhnout k harmonogramu, výkonům ze systému získané hodnoty, organizaci provádějící práci nebo aktuálním údajům z vašeho účetního systému.
Podíváte-li se na vztahy, které existují mezi prvky WBS v harmonogramu, můžete zjistit, jak jsou různé odstavce SOW propojeny a zda to dává smysl nebo ne. Ve výše uvedeném příkladu slovníku WBS byste mohli očekávat, že uvidíte vazby mezi testováním komponent (1.3.1) a testováním systému (1.3.2). Pokud tyto vazby neexistují, byl by to pro váš projekt červený praporek, který by měl být prozkoumán.
Příklad vztahů je jen poškrábáním povrchu. Výkony a aktuality lze přiřadit zpět k odstavcům SOW. Propojení nemusí být přesné, možná budete muset přiřadit aktuality spojené s WBS k více odstavcům SOW, ale tato viditelnost je stále cenná. Můžete také proniknout do odstavců SOW a zjistit, jak spolu prvky v těchto odstavcích souvisejí. Například odstavce SOW obvykle identifikují výsledky, které jsou ovlivněny odstavcem SOW. Jednoduché přiřazení dodavatele k odstavci SOW, propojené zpět přes slovník WBS, otevírá dveře k nahlédnutí na všechny výše uvedené atributy podle dodavatele. Pak přidejte do slovníku WBS další pole (číslo položky smlouvy, správci kontrolních účtů, příznaky kontrolních účtů atd.) a možnosti se rozrostou.
Při správném použití se slovník WBS stává mnohem více než jen dokumentem, který popisuje práci. Stává se projektovým kaleidoskopem, který umožňuje nahlížet na projektová data nekonečným množstvím způsobů.