Všechna rozhodnutí týkající se způsobilosti žáka podle 504, jeho umístění a poskytnutí nezbytných úprav a/nebo souvisejících pomůcek či služeb budou učiněna týmem 504 a musí být založena na informacích z různých zdrojů, přičemž informace ze všech zdrojů musí být pečlivě zváženy a zdokumentovány.
Členy týmu 504 mohou být koordinátor 504 v budově nebo schválený pověřený pracovník, případně školní zdravotní sestra a další vhodní pracovníci školy, kteří jsou obeznámeni s informacemi o žákovi a/nebo s informacemi z hodnocení. Žák a jeho rodič/opatrovník jsou obvykle přizváni k účasti na schůzce týmu 504 a mají možnost nahlédnout do všech relevantních vzdělávacích záznamů. Škola a rodič/opatrovník mohou na schůzku 504 přizvat další osoby, které mají znalosti o dítěti a/nebo o procesu.
Před schůzkou je rodiči/opatrovníkovi zasláno písemné oznámení, ve kterém je informován o čase, místě a účelu schůzky.
Schůzce předsedá koordinátor 504 v budově nebo jím pověřená osoba. Ze schůzky může být pořízen zápis, a pokud ano, bude kopie zápisu poskytnuta rodiči/opatrovníkovi a v přiměřené lhůtě po schůzce vložena do složky se vzdělávací dokumentací žáka.
Rozhodnutí týmu by měla být přijímána na základě konsensu. Není vhodné přijímat rozhodnutí o způsobilosti nebo programování na základě většinového „hlasování“. Pokud nedojde ke konsensu, koordinátor 504 nebo schválený zástupce na schůzce učiní konečné rozhodnutí o způsobilosti dítěte a v případě potřeby o úpravách a souvisejících pomůckách a/nebo službách, které dítě potřebuje pro přístup ke školnímu programu.
Školní obvod oznámí rodiči/opatrovníkovi rozhodnutí obvodu. Rodič/opatrovník má právo usilovat o vyřešení případných neshod prostřednictvím místního řízení o stížnostech nebo iniciováním nestranného slyšení.