Přesná data ve výkazech o správě zařízení a plánování kapitálu jsou důležitá. Ještě důležitější je způsob, jakým manažeři tato data prezentují.
Při tvorbě reportu nestačí pouze prezentovat informace, ale je nutné zaujmout publikum a vyprávět poutavý příběh o tom, čeho bylo dosaženo a čeho váš tým plánuje dosáhnout v budoucnu.
Přesný reporting je také prostředkem k definování dalších kroků a nezbytných kroků k jejich dosažení. To je důležité zejména tehdy, když se další kroky týkají získávání finančních, programových a personálních zdrojů.
Jako správce zařízení používáte každý den řadu nástrojů a systémů včetně, fyzického vybavení pro provádění ručních oprav a datových systémů, které jsou nezbytné pro provoz zařízení a fyzického majetku. Správa zařízení je proces, který zahrnuje používání správných nástrojů ve správný čas, aby bylo dosaženo optimálních výsledků.
Jediným nejdůležitějším nástrojem, který je nezbytný pro úspěch vaší organizace, je však systém výkaznictví. Sběr, správa a ukládání dat je nedílnou součástí facility managementu. Zde se zabýváme tím, proč je přesný reporting tak důležitý.
1. Maximalizace produktivity a efektivity
Maximalizace provozního výkonu vašich zařízení a fyzických aktiv při současné minimalizaci provozních a kapitálových nákladů je hlavním balancujícím úkolem pro tým facility managementu. Abyste toho dosáhli, je velmi přínosný systém facility managementu, který zahrnuje reporting v reálném čase a nabízí vizualizaci dat.
Abyste pochopili, jak efektivní jsou vaše postupy údržby, je možné poměřit dokončené pracovní příkazy vašeho týmu s celkovým počtem podaných pracovních příkazů. Tento jednoduchý soubor dat osvětlí, zda jsou vaše činnosti údržby efektivní, nebo zda váš tým stojí na mrtvém bodě s příliš velkým množstvím nevyřízených zakázek.
Zjistěte, jak zlepšit program preventivní údržby >
Může také odhalit, jak rychle jsou tyto opravy prováděny. Jedná se o snadný způsob, jak řídit prostoje a zvýšit produktivitu. Data shromážděná pomocí softwaru pro správu budov jsou klíčová pro rychlou identifikaci potenciálních provozních nedostatků a jejich nápravu mnohem dříve, než se stanou problémem.
2. Zajistěte si financování projektů
Obecně jsou facility manažeři závislí na správcích budov a finančních odděleních při určování věcí, jako jsou provozní rozpočty nebo budoucí kapitálové výdaje. To znamená, že každý facility manažer by se měl stát odborníkem na získávání užitečných provozních dat a jejich využití k prokázání efektivity.
Zavedení správných metrik a vysvětlení vašich investičních projektů pomocí správných termínů finanční analýzy je rozhodující pro zajištění financování a schválení vašich projektů. Bez správných finančních modelů může být obtížné přesně vysvětlit finančním zainteresovaným stranám, proč je třeba určité projekty financovat.
Zjistěte více o správě majetku a kapitálovém plánování se společností Intellis >
Pro úspěšný prodej vašeho projektu kapitálového vylepšení je nezbytné předložit přesvědčivé obchodní argumenty, které jsou podloženy inteligentními daty. Pro facility manažery je zásadní, aby rozuměli nejen praktickým aspektům provozu, ale také finančnímu zázemí.
Systém facility managementu s robustními možnostmi sběru dat vám pomůže prokázat návratnost investic do vašeho objektu, návratnost aktiv a návratnost vlastního kapitálu – to vše je ovlivněno tím, jak provozujete vaši budovu.
Se systémem správy budov, jako je FOUNDATION.Plans, je snadné převést vaše vize do provozních cílů a propojit plán investičních projektů s individuálními výkony, strategickým plánováním a zároveň zdůraznit výsledky pro průběžné zlepšování.
3. Zajištění budoucnosti pomocí analýzy dat
Budovy a infrastruktura se začnou zhoršovat, jakmile se začnou používat. Jak budovy stárnou, procházejí procesem opotřebení, který lze rozdělit do pěti fází životního cyklu, které korelují s obnovou majetku:
- Dětství: méně než 1 rok
- Dětství: 1-16 let
- Dospívání: 17-29 let
- Dospělost: 30-49 let
- Stáří: 50 a více let
Pro facility manažery je důležité vědět, kdy v každé z těchto fází začnou větší problémy s opravami a údržbou. Efektivitu kapitálového plánování je možné výrazně zlepšit shromažďováním údajů o životnosti zařízení, časových plánech oprav oproti průmyslovým standardům a referenčním hodnotám.
Všechny tyto faktory mohou ovlivnit, kdy budete muset mít našetřené peníze na větší rekonstrukci nebo výměnu. Díky tomu bude proces plánování mnohem plynulejší a pomůže vašemu oddělení dodržet harmonogram.
Data jsou klíčová při určování nejlepšího přístupu manažerů zařízení k motivaci vedoucích pracovníků a techniků, aby se drželi vysoce funkčního programu preventivní údržby.
Jednou z nejlepších vlastností systému FOUNDATION je, že se jedná o cloudový systém sběru dat, který má možnost aktualizovat informace o fyzickém majetku v reálném čase nebo dokonce na cestách.
Přečtěte si našeho průvodce mobilní technologií pro facility manažery >
Mobilní technologie sběru datposiluje facility manažery v mnoha směrech, včetně řízení toků pracovních procesů, sledování fyzického majetku a dohledu nad zařízením budov. Mobilní technologie pomáhají facility manažerům komunikovat, spolupracovat a efektivněji řídit pracovní zátěž.