Je pravda, že správné potvrzení obchodních e-mailů zvýší vaši úspěšnost při podnikání v 21. století. Nespočetné množství e-mailů ve světě podnikání je odesíláno za účelem získání informací, vznesení požadavku, podání stížnosti nebo realizace plánu. Chcete-li tyto druhy e-mailů potvrzovat profesionálně, musíte je potvrzovat na základě požadavku odesílatele.
Existují zvláštní způsoby profesionálního potvrzování přijatých e-mailů. Všimněte si těchto deseti tipů, jak potvrdit přijetí e-mailu jako majitel firmy nebo jednotlivec.
- 1 – Oceňte odesílatele
- Příklad I – Profesionální potvrzení e-mailu
- 2 – Buďte přímí
- 3 – Zapracujte na ústředním bodě
- 4 – Pošlete zprávu s časovým omezením
- 5 – Slušná prezentace
- 6 – Uveďte potřebné návrhy
- Příklad II – Profesionální potvrzení e-mailu
- 7 – Odpovězte na otázky
- 8 – Zapojte odesílatele
- Příklad III – Profesionální potvrzení e-mailu
- 9 – Zdůrazněte jedinečnost odesílatele
- Příklad III – Profesionální potvrzení e-mailu
- 10 – Podrobné informace
- Závěr
1 – Oceňte odesílatele
Ocenění je společníkem uznání. Jako příjemce si můžete získat odesílatele pouhým zasláním odpovědi „děkuji“, která potvrzuje přijetí e-mailu. Například váš zákazník zaslal e-mail se stížností. Prvním krokem k získání takového zákazníka není reakce, ale uznání. E-mail můžete poslat takto:
Příklad I – Profesionální potvrzení e-mailu
„Děkujeme, obdrželi jsme váš e-mail.“
Emaily, které oceňují odesílatele, rozhodně vytvoří dojem, že příjemce není snob.
2 – Buďte přímí
Buďte přímí, když chcete profesionálně potvrdit e-mail. Svá tvrzení formulujte jasně a konkrétně. Potvrďte přijetí e-mailu jako jednotlivec nebo zástupce společnosti.
3 – Zapracujte na ústředním bodě
Ústřední bod přijatého e-mailu by měl být náležitě zpracován, aby bylo vidět, že přijetí e-mailu skutečně potvrzujete. Ohnisková místa můžete znovu vytvořit tak, aby vyhovovala dalším informacím, které chcete připojit jako odpověď odesílateli.
4 – Pošlete zprávu s časovým omezením
Podnik může svou úroveň efektivity a účinnosti odhalit prostřednictvím reakce na e-maily zákazníků.
V případě, že zákazník pošle e-mail se stížností, můžete e-mail potvrdit zasláním časového omezení, kdy budou vznesené problémy vyřešeny. Příklad najdete dále v tomto příspěvku.
Pokud obdržíte e-mail, kterému se nemůžete okamžitě věnovat, potvrďte e-mail a sdělte odesílateli čas, kdy bude problém řešen.
5 – Slušná prezentace
Pořekadlo „mince má dvě strany“ potvrzuje skutečnost, že podmínky věcí mohou být buď pozitivní, nebo negativní.
Vaše odpověď na e-mail by měla vycházet z informací, které e-mail předkládá. Tyto informace mohou být buď pozitivní, nebo negativní. Potvrzení přijetí e-mailu by nemělo odrážet emoce hněvu a frustrace. Potvrzení o přijetí e-mailu prezentujte zdvořile, abyste dali najevo, že si názorů odesílatele vážíte.
Někdy se stane, že příjemce potvrdí přijetí e-mailu, protože problémy nejsou takové, aby se daly vyřešit prostřednictvím e-mailu. V takových případech uveďte potřebné návrhy, jak vyřešit problémy vznesené odesílatelem. Po odesílateli může být požadováno, aby se dostavil do firmy nebo se s někým sešel. Takové návrhy by měly být jasně uvedeny.
Příklad II – Profesionální potvrzení e-mailu
Milý Johne,
je nám líto, že máte problémy s převodem peněz, který posíláme na váš bankovní účet. Možná budete muset navštívit svou banku, abyste tento problém vyřešili. Požádejte svého účetního pracovníka, aby nám napsal prostřednictvím e-mailu zákaznické podpory, a měl by uvést vaše affiliate ID, abychom mohli ověřit vaši totožnost.
Pokud se tímto problém nevyřeší, dejte nám prosím vědět, abychom mohli podniknout další kroky. Děkujeme.
S pozdravem,
7 – Odpovězte na otázky
Přicházejí e-maily, které jsou plné otázek. Příjem takových e-mailů můžete potvrdit tím, že na tyto otázky odpovíte, aniž byste některou z nich vynechali. Pokud na tyto otázky nemůžete odpovědět okamžitě, stačí uvést lhůtu, ve které budou odpovědi zaslány.
Někdy se vyskytnou otázky, které vyžadují naléhavé odpovědi. U otázek tohoto druhu byste měli odpovědi poskytnout neprodleně.
8 – Zapojte odesílatele
Existují e-maily, které vyžadují, abyste zapojili odesílatele. Je to proto, že vám odesílatel přispěl pozitivním způsobem a vy chcete potvrdit přijetí jeho pozitivního příspěvku. Zapojení odesílatele spočívá v tom, že mu dáte možnost klást otázky v následujících e-mailech nebo vznést nějaké požadavky.
Odesílatele můžete zapojit také tím, že ho informujete, že může zaslat své připomínky k činnosti, ke které přispěl prostřednictvím obdrženého e-mailu.
Příklad III – Profesionální potvrzení e-mailu
Ahoj Jamesi,
Děkuji ti za rychlou odpověď. Jsem rád, že jste shledal webovou aplikaci velmi užitečnou. V následujících dnech určitě objevíte další funkce.
Neváhejte se na mě kdykoli obrátit s žádostí o funkci, návrhem nebo stížností. Velmi rád vám s čímkoli pomohu.
S pozdravem,
9 – Zdůrazněte jedinečnost odesílatele
Můžete obdržet e-mail, který ukazuje schopnosti odesílatele, například e-mail, který se zabývá žádostí o zaměstnání a je k němu připojen životopis odesílatele. Vaše potvrzení takového e-mailu by mělo uvádět profesní úspěchy odesílatele, abyste poukázali na skutečnost, že životopis odesílatele byl prověřen a společnost si váží úspěchů odesílatele.
Příklad III – Profesionální potvrzení e-mailu
Milá Ruth,
jsme rádi, že máte zájem o spolupráci s naší společností. Těší nás, že jste v tak mladém věku dokončila studium MBA.
Váš životopis byl předán našemu personálnímu oddělení. Pokud od něj neobdržíte zprávu během následujících pěti pracovních dnů, můžete se na nás obrátit.
Přejeme Vám hodně štěstí ve Vaší žádosti.
S pozdravem,
10 – Podrobné informace
Podrobné informace musí být uvedeny v potvrzení o přijetí, aby nedošlo k záměně. V potvrzení e-mailu odesílatele byste měli uvést některé podrobné informace, například data, kdy budou provedeny potřebné postupy.
Například v potvrzení o pracovním pohovoru by měly být uvedeny podrobné informace o datu pohovoru, čase a místě konání.
Poté, co společnost rozeslala svým zákazníkům e-maily s žádostí o úroveň spokojenosti zákazníků s jejím zbožím a službami, může zákazník zaslat potvrzující e-mail, aby ocenil služby společnosti. Zákazník by měl poskytnout odpovídající informace, například o konkrétních produktech, díky nimž si služby společnosti zaslouží děkovný e-mail.
Závěr
Na závěr mějte na paměti, že význam profesionálního děkovného e-mailu nelze přeceňovat. Pokud to budete dělat neustále, pomůže vám to vyniknout mezi konkurencí a zákazníci se k vám budou rádi vracet.