Jak vytvořit formulář žádosti o projekt (a proč ho vaše firma potřebuje)

Ať už jste projekt realizovali stokrát předtím, nebo stojíte před novou výzvou, existence nějakého formálního formuláře žádosti o projekt zabrání tomu, aby se celá operace zvrhla ve hru na rozbitý telefon a promrhané zdroje.

Nezáleží na tom, jak dobrá je disciplína vašeho týmu, pokud jediné, z čeho musí při požadavku na projekt vycházet, je vágní zpráva a jejich paměť na požadavky, dříve nebo později budete mít problém. Buď bude zahájen projekt, který nebude stát za to, abyste mu věnovali čas, nebo se vaše pokyny ztratí v prosakování k těm, kteří budou jednat.

„Zatímco byl na manévrech, brigadýr velící jisté brigádě umístěné v Aldershotu předal nejbližšímu plukovníkovi zprávu:

„Nepřítel postupuje z levého křídla. Pošlete posily.“

Než dorazil na konec pravého křídla, přišla zpráva:

„Nepřítel postupuje s ham-šankami. Pošlete tři a čtyři pence!“ – Garson O’Tool, který zprostředkovává reálný případ rozbitého telefonu z roku 1914

I když se celkový cíl nezkomolí před dosažením frontové linie, tým, který obdrží žádost o projekt, nemá téměř žádnou šanci vidět celkový obraz, což ho vzdaluje od výhod, které by projekt mohl přinést.

Pokud tedy chcete raději pracovat na svých nejdůležitějších projektech bez plýtvání časem a zdroji, čtěte dál. Je čas vytvořit obchodní systém, který uspořádá vaše projekty do oficiálních, standardizovaných žádostí, které přesně ukazují, o jaký projekt se jedná, kdo na něm bude pracovat, kdy má být dokončen a jaké zdroje jsou mu přiděleny. Je načase vytvořit formální formulář projektové žádosti.

Co je to formulář projektové žádosti?

Formuláře projektových žádostí stanoví základní údaje o projektu a umožňují všem zúčastněným vidět, o co se jedná, proč je vhodné jej dokončit, jak dlouho by měl trvat, jaké zdroje jsou na něj vyčleněny atd. Pokud potřebujete požádat (nebo jste byli požádáni) o něco víc než jen o zapůjčení propisky, vytvořením oficiálního formuláře žádosti získáte, abyste měli jistotu, že se nic neztratí nebo nezapomene.

Je to také skvělý způsob, jak zabránit tomu, aby ve firmě prosakovaly smíšené zprávy.

Představte si formuláře žádostí jako návrhy projektů, ale místo toho, abyste projekt předkládali svému manažerovi, generálnímu řediteli nebo zainteresovaným stranám, jsou to oni, kdo žádají o jeho realizaci. Návrhy se ptají „můžeme to udělat?“, zatímco formuláře žádostí říkají „musíme to udělat“.

Manažeři tak mohou přesně definovat, jaký by projekt měl být, jak ho dosáhnout, a ukázat předpokládanou hodnotu všem, kteří na něm pracují, což je motivuje k dokončení práce. Všichni vědí, o co jde, a projekt tak může být spolehlivě (a s jistotou) financován a dokončen.

Jinými slovy, každý formulář projektové žádosti by měl obsahovat dostatek informací, aby bylo možné celý projekt zprostředkovat týmům, které na něm budou pracovat, a také aby se mohl bez zmatků rozběhnout. Je nevyhnutelné, že v průběhu prací budete muset sdílet informace a aktualizace, ale na začátku by měl tento formulář poskytnout vše, co všichni potřebují k tomu, aby se mohli pohnout z místa.

Získejte formulář žádosti zdarma

Než se dostaneme k nějakým těžkým detailům, pokud hledáte bezplatný formulář, který můžete přizpůsobit a použít ke standardizaci svých žádostí, nehledejte dál. Níže uvedená šablona formuláře projektového požadavku vám umožní zadávat projektové požadavky, přiřazovat příslušné členy týmu, sledovat průběh a mnoho dalšího díky využití výhod nejlepšího softwaru pro dokumentaci procesů na trhu.

Proč jsou důležité?

Formuláře projektových žádostí pomáhají jak lidem, kteří o projekt žádají, tak těm, kteří na něm budou pracovat, protože oběma stranám vnášejí jasno.

Tým, který na projektu pracuje, bude moci začít pracovat hned po jeho schválení, místo aby ztrácel čas dalšími schůzkami, chaty ve Slacku a všeobecným zmatkem. Je to jeden z nejlepších způsobů, jak jasně a stručně popsat projekt a jeho zahájení.

Tato jasnost spolu s obecnými informacemi ve formuláři žádosti (jako je předpokládané datum dokončení, rozsah a rozpočet) také pomáhá předem naplánovat průběh projektu a stanovit menší termíny, což znamená, že je mnohem pravděpodobnější, že projekt zůstane na správné cestě.

Pokud jde o osoby, které předkládají formulář žádosti o projekt, formální dokument pomáhá ujistit se, že všechny požadované projekty mají realistický rozsah a skutečně stojí za to se na ně zaměřit. Standardizovaný formát zajistí, že budou zváženy všechny úhly pohledu a náklady budou zváženy v porovnání s předpokládanými přínosy černé na bílém, takže hodnota projektu a jeho výsledků bude naprosto jasná.

Díky tomu, že se s ním seznámí tým, který bude za projekt zodpovědný, budou mít také možnost vyjádřit případné obavy ohledně projektu ještě předtím, než na něj budou vynaloženy jakýkoli čas nebo zdroje. Pokud něco nesedí nebo se vám zdá, že je to plýtvání časem, pak mohou všichni zúčastnění tuto záležitost prodiskutovat a učinit informované rozhodnutí, zda v projektu pokračovat, formulář žádosti upravit, nebo jej zrušit a místo toho se zaměřit na něco jiného.

Jak vytvořit formulář žádosti o projekt

Vytvořit použitelný formulář žádosti o projekt není obtížné. Napsat formulář, který bude důsledně používán a bude poskytovat všechny informace, které váš tým potřebuje, spolu s motivací k dodržování harmonogramu a vytváření vysoce kvalitních výsledků, je úplně jiná věc.

Naštěstí existuje několik jednoduchých zásad, kterými se můžete řídit, abyste měli jistotu, že vytvoříte jak efektivní formulář žádosti, tak i zbytečně zdlouhavý a nudný. Především musíte:

• Rozhodnout se pro jednotný formát
• Vybrat si projekt, o který budete žádat
• Zachytit v žádosti základní údaje
• Udržovat věci jednoduché
• Upravit si rozumné termíny a vyhrazené zdroje
• Mít nastavený systém podávání žádostí nebo připomínek

Ponořme se do každé z nich trochu podrobněji.

Rozhodněte se pro jednotný formát

Podobně jako když se učíte psát postupy, musíte se nejprve rozhodnout pro stanovený formát, který bude váš formulář žádosti o projekt dodržovat. To znamená, že projekty lze porovnávat a srovnávat, pokud si někdy nebudete jisti, který z nich od týmu požadovat; jednotný formát usnadňuje přehled o investicích a předpokládané hodnotě všech z nich.

Mít digitální formát (nebo alespoň digitální kopii) formuláře je také nutností, protože tak získáte zdroj informací, na který lze jednak snadno odkazovat v pozdější fázi vývoje projektu, jednak jej lze mnohem snadněji sdílet mezi členy týmu. Nemluvě o tom, že pokud je třeba požadavek revidovat, je mnohem snazší udržovat aktuální jedinou sdílenou digitální kopii (jako je šablona z předchozí části tohoto příspěvku) než tisknout a nahrazovat všechny fyzické exempláře.

Neexistuje žádné pevné pravidlo pro to, jaký musí být váš formát, ale pokud vám umožní uvést všechny důležité údaje, lze jej snadno sdílet a aktualizovat a je nepravděpodobné, že by se smazal nebo ztratil, měli byste být v pohodě.

Vyberte si projekt

Nemůžete napsat formulář žádosti o projekt, dokud si projekt skutečně nevyberete. Zde se vyplatí mít nějakou předběžnou analýzu, pokud jde o hodnotu potenciálních projektů, než začnete, protože to bude váš největší ukazatel toho, na čem se vyplatí pracovat nejdříve.

Pokud máte pochybnosti, uspořádejte schůzku s tím, kdo se bude na projektu podílet, a proberte čas a zdroje, které to bude vyžadovat, v porovnání s přínosy, které získáte, a další informace, jako jsou případné časově citlivé prvky. Pokud máte nějaký, který je důležitý, naléhavý, přinese velké výhody pro vaši firmu a nezabere příliš mnoho času, je to projekt, o který byste měli žádat jako první.

Zachyťte základní údaje

Nyní je čas zaznamenat základní údaje o vašem projektu do formuláře žádosti. I když se budou mírně měnit v závislosti na povaze a velikosti projektu spolu se zapojenými týmy a velikostí vaší společnosti, základní otázky, na které musíte odpovědět, jsou následující:

• Co je to za projekt?
• Proč je důležitý?
• Jaký předpokládaný přínos přinese?
• Kde bude realizován?
• Kdo na něm bude pracovat?
• Jak bude realizován?
• Kdy bude dokončen?
• Co je potřeba k jeho dokončení?

Klíčové zde je, abyste sdělili dostatek informací k tomu, aby se všichni mohli do projektu pustit, a zároveň je přesvědčili o výhodách, které přinese. Pokud váš tým pochopí důležitost svých úkolů (např. ve vztahu ke zbytku firmy nebo dokonce ke svému vlastnímu týmu), je pravděpodobnější, že projekt dokončí včas a kvalitně.

To však neznamená, že máte licenci na to, abyste se rozplývali nad stránkami…

Udržujte to jednoduché

Políbením smrti pro jakýkoli dokumentovaný proces, metodu nebo požadavek je, když je tak příliš podrobný, že ho člověk, který ho čte, zcela ignoruje. Lidé nechtějí, aby jim někdo vysvětloval každý detail toho, co mají udělat – chtějí jen, aby byla práce hotová a byla z cesty.

Pokud tedy neudržíte formulář požadavku jednoduchý tím, že do něj zahrnete pouze vysokoúrovňový přehled projektu, bude formulář tak dlouhý, že každý, kdo ho bude používat, bude nevyhnutelně škrtat. Místo toho do něj uveďte vše, co potřebují vědět, aby mohli začít postupovat, ale neříkejte jim, co už vědí.

Udržujte jej jednoduchý, čitelný a především užitečný.

Určete si přiměřené termíny a zdroje

Termíny se pohybují na neuvěřitelně tenké hranici mezi tím, kdy tým tlačíte k vyhoření, a tím, kdy mu ubíráte síly až k letargii, proto je důležité stanovit takové, které vyvíjejí dostatečný tlak, aby váš tým povzbudily k dobré práci. Totéž platí pro zdroje, které projektu přidělíte – musíte být rozumní, nikoli lakomí nebo plýtvaví.

Znovu opakuji, že neexistuje žádný pevný vzorec pro dosažení správné rovnováhy, ale u termínů se snažte usilovat o takovou hodnotu, která dává vašim týmům trochu volnosti, ale ne tolik, aby je přiměla k sebeuspokojení. Pokud je to nutné, povzbuďte je, aby projekt rozdělili na menší úkoly s rychlejšími termíny, protože to zvýší naléhavost práce a pomůže projektu postupovat stabilním tempem.

Co se týče zdrojů, vše je buď něco, co potřebujete, nebo investice versus odměna. Pokud je to potřeba, nesnažte se o náhražku. Pokud například potřebujete najmout externistu, aby zvládl práci, na kterou nemáte talent, ujistěte se, že jste najali dobrého externistu, místo abyste kvůli tomu šetřili na ceně (dostanete to, co si zaplatíte).

Pokud existují volitelné zdroje, které by mohly zlepšit rychlost projektu nebo výslednou kvalitu, zvažte je v porovnání s investicí, kterou by si vyžádaly. Pokud by například určitý nástroj urychlil a usnadnil nějaký úkol, zvažte tento přínos v porovnání s náklady na tento nástroj spolu s případným trvalým přínosem z přístupu k němu. Pokud vám tento kompromis stojí za to, získejte přístup a uveďte přihlašovací údaje do formuláře žádosti o projekt.

Nastavte systém odesílání nebo připomínání

Stejně jako u jakéhokoli dokumentovaného procesu nemá smysl vytvářet formulář žádosti, pokud jej budou všichni pouze ignorovat. Proto je třeba zajistit, aby byl viditelný a aby se na projekt (nebo spíše na termíny) nezapomnělo. Způsob, jakým to uděláte, bude do značné míry záviset na vaší aplikaci pro správu projektů, ale přinejmenším byste měli vy i všichni ostatní zúčastnění nastavit upozornění, která vám to před konečným termínem připomenou.

Řekněme, že stejně jako my v Process Street používáte ke správě úkolů nějaký systém kalendáře (u nás je to Trello). V takovém případě byste chtěli použít informace ve formuláři žádosti o projekt a rozdělit projekt na termíny v kalendáři, které vyvrcholí konečným datem ve formuláři.

I když používáte kalendář Google a ne nějakou luxusní placenou aplikaci, měli byste být schopni nastavit události a připomenutí různých termínů. Přirozené uspořádání kalendáře vám umožní snadno kontrolovat, jaké úkoly je třeba udělat a do kdy je třeba je udělat.

Automatické generování dokonalého formuláře projektové žádosti

Podobně jako jakýkoli dokument se standardním formátem můžete pomocí nástroje Zapier automaticky vytvářet formuláře projektových žádostí. Protože jediné, co se mezi jednotlivými formuláři mění, jsou informace (a ne celkový formát), můžete informace o projektu zadat do šablony, dotazníku nebo čehokoli jiného, co dokáže ukládat příslušné údaje, a pak nechat Zapier, aby je všechny odeslal do standardní šablony formuláře.

Představte si to, jako byste měli generátor faktur – Zapier dokáže zjistit informace, jako například o jaký projekt se jedná a kdy je splatný, z čehokoli, co používáte k jejich uložení, a pak sám vytvoří naformátovaný dokument. Dokonce si můžete nechat poslat e-mailem odkaz na výsledný produkt, abyste ho nemuseli sami hledat.

Nejjednodušší způsob, jak nastavit automatizaci tohoto procesu, je zapsat si informace o projektu pomocí šablony formuláře žádosti o projekt dodané dříve v příspěvku. Poté můžete použít bezplatný účet na platformě Zapier k detekci informací zadaných v aplikaci Process Street a odeslat je do vámi zvolené aplikace pro tvorbu formulářů.

Chcete-li se dozvědět více, podívejte se na náš bezplatný ebook o automatizaci podnikových procesů.

Někdy mohou i ty nejmenší změny znamenat obrovský rozdíl ve vaší společnosti. Mít formální formulář pro zadávání požadavků na projekty nemusí být zrovna okouzlujícím aspektem vašeho podnikání, ale je to jeden z důležitých způsobů, jak může vaše firma zůstat konzistentní a zabránit plýtvání zdroji při dalším růstu.