Audity závazků (AP) se často mohou zdát skličující. Společnosti raději hledají odměny v budoucnosti a nezabývají se minulostí. Nenechte se však svými obavami brzdit. Audit účetnictví může odhalit podvody, chyby a další problémy, které by mohly ohrozit vaše podnikání – z dlouhodobého hlediska vám ušetří neocenitelný čas a peníze.
Pokud je audit AP proveden správně, nejenže potvrdí, zda hrajete podle pravidel, ale také ukáže, jak můžete vést firmu efektivněji. Nezapomeňte, že platit externího auditora, který stráví celé dny bloumáním po vašem papírovém archivu, je nyní minulostí Chytrá softwarová řešení ukládají všechna vaše data na jedno místo, což vám umožní provést rozsáhlý účetní audit pouhým klepnutím na tlačítko.
Audit AP: Proč jsou důležité
Zjednodušeně řečeno, audit AP je nezávislé a systematické zkoumání záznamů o závazcích organizace. Kontroluje, zda jsou transakce správně zaznamenány a zda tyto záznamy podávají přesný obraz o vašem podnikání. Dobře připravená zpráva z auditu vám prozradí, jak si vaše firma vede a kde se můžete zlepšit.
Pro mnoho amerických firem není audit závazků volitelný. Od zavedení zákona Sarbanes-Oxley v roce 2002 musí většina veřejných společností předkládat své záznamy k externímu auditu. Auditoři kontrolují, zda záznamy společnosti odpovídají standardům uvedeným ve všeobecně uznávaných účetních zásadách (GAAP). Přestože dodržování předpisů přináší podnikům práci navíc, je nyní mnohem méně pravděpodobné, že dojde k rozsáhlým podnikovým skandálům než v minulosti.
Mnozí finanční odborníci považují audity AP za nutné zlo. Účetní audity mohou odhalit chyby, podvody nebo jiné problémy, které by mohly dostat zaměstnance do problémů. V praxi není důvod se bát, pokud skutečně nemáte co skrývat. Přistupujte k auditům jako k bezpečnostní prohlídce vozidla – chtěli byste vědět, zda vaše brzdy nejsou na pokraji selhání, že?“
AP Auditing 101: A Guide for Beginners
Neexistuje žádný stanovený způsob, jak provádět AP audit. Auditoři volí své metody na základě velikosti a podoby konkrétní firmy a požadované důkladnosti auditu. Implementace předpisů GAAP se v jednotlivých státech liší, přičemž některé státy umožňují veřejným společnostem zveřejňovat další výkazy, které se nemusí řídit standardy GAAP.
I přes tyto rozdíly auditoři obecně hledají úplnost, platnost a soulad záznamů a zjišťují, zda byl zůstatek závazků správně uveden ve výkazu ke konci roku. Společně tak potvrzují, zda záznamy společnosti skutečně podávají přesný obraz o podnikání.
Audit závazků se obvykle skládá ze čtyř fází: plánování, práce v terénu, zpráva o auditu a následná kontrola.
Plánování auditu závazků
Ve fázi plánování auditoři oznámí společnosti, že se chystá audit. Dalším krokem je obvykle formální schůzka, na které se projedná rozsah a cíle hodnocení. Na základě této schůzky auditor vypracuje plán samotného přezkoumání.
Postupy auditu závazků
Fáze práce v terénu je ta, kdy se auditoři vrhají do práce. Několik dní nebo týdnů budou procházet záznamy společnosti, než svá data shromáždí do zprávy, která shrnuje jejich zjištění a vyhodnocení těchto zjištění.
Zpráva o auditu závazků
Po dokončení práce v terénu jsou zjištění zanesena do závěrečné zprávy o auditu.
Přezkoumání následného auditu závazků
Jen to, že byla zpráva dokončena, neznamená, že práce skončila. Posledním krokem je, aby auditor po roce provedl následnou prověrku a zkontroloval, zda bylo dosaženo požadovaných výsledků.
Jak si usnadnit audit
Přestože jsme již dávno v digitálním věku, mnoho účetních auditů se stále provádí ručně. Pokud se nedokážete smířit s pohledem na auditora, který hledá jehlu na faktuře v kupce papírového sena, nejste sami. Naštěstí nyní existuje efektivnější způsob provádění auditů. Díky elektronické fakturaci a elektronickým platbám je to hračka.
Přechod na software pro automatizaci AP zajistí rychlejší, levnější a jednodušší audit, protože vaše záznamy budou snáze k nalezení. Tím, že auditoři získají přístup k vašim záznamům pouze pro čtení, může být jejich práce hotová již za dvě nebo tři hodiny, na rozdíl od dnů nebo týdnů, které by strávili ve vaší kanceláři při auditu účetnictví tradičním způsobem.
Stále se obáváte zbavit se papírových záznamů? Mějte na paměti, že pouze papírová evidence nabízí iluzi kontroly. Záznamy mohou být špatně umístěny, omylem skartovány nebo jednoduše ztraceny. Papír je vlastně protikladem efektivity:
Jak odhalit podvody v rámci auditu AP
Pokud stále nejste přesvědčeni, že automatizované řešení závazků je pro vás to pravé, zvažte jeden z hlavních účelů auditů: odhalování podvodů. Oddělení AP jsou obzvláště zranitelná vůči podvodům, protože zpracovávají velký objem transakcí. Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů odhaduje, že průměrná organizace přijde kvůli podvodům o 5 % svých ročních příjmů.
Nejprozaičtější formou podvodu je manipulace s fakturami. Pokud byla faktura ošetřena korekturní tekutinou nebo pokud na ní chybí důležité informace, měl by se spustit poplach. Totéž platí pro duplikáty nebo fotokopie faktur. Zavedení automatizovaného řešení elektronické fakturace je nejjednodušší způsob, jak tyto typy podvodů učinit minulostí.
Jiné typy podvodů lze odhalit obtížněji. Podvodníci vědí, že auditoři nemají čas kontrolovat každou jednotlivou fakturu, což umožňuje příležitosti pro úspěšnou manipulaci s informacemi. Zde může automatizace opět poskytnout dodatečné zabezpečení. Automatizované postupy vytvářejí okamžitou auditní stopu a usnadňují vyhledávání běžných indikátorů podvodu, jako jsou faktury těsně pod schválenou částkou, faktury se zaokrouhlenou částkou a dodavatelé s adresami P.O. Box. Žádný systém není zcela odolný proti podvodům, ale digitální řešení usnadňují odhalování podvodů a jejich prevenci.
Se zavedeným silným oddělením AP se již nemusíte obávat účetních kontrolních postupů. Přechodem na digitální technologie bude audit rychlejší, jednodušší a levnější. A co je nejdůležitější, udržet si přehled bude hračka a nabídne vám více času na progresivní strategie – jako je plánování finanční budoucnosti vaší společnosti.