Ať už se teprve chystáte začít svou cestu k automatizaci účtů, nebo zkoumáte nové technologie pro zlepšení svých stávajících snah o automatizaci, může to být nepřehledný trh s širokou škálou řešení, automatizačního softwaru a nástrojů. Tento průvodce byl vytvořen s cílem pomoci vám začít s průzkumem, hodnocením a výběrem nejlepšího softwarového řešení pro automatizaci závazků pro potřeby vaší organizace. Je důležité poznamenat, že tento průvodce se opírá o důležitost mít na paměti funkce softwaru pro automatizaci závazků, které by nejlépe posloužily vaší společnosti.
Krok č. 1: Definujte rozsah
Může být příliš jednoduché uvažovat o rozsahu vašeho projektu jako o výsledku, kterého chcete dosáhnout. Možná si říkáte: „Hledám řešení, které pomůže zrychlit a automatizovat náš proces účtování závazků a usnadní mi život v oddělení AP.“ Možná si říkáte: „Hledám řešení, které pomůže zrychlit a automatizovat náš proces účtování závazků. Ačkoli je to rozumný cíl a je dosažitelný s několika moderními řešeními pro automatizaci AP faktur, musíte tomuto prvnímu kroku věnovat trochu více času a přemýšlení, protože vám pomůže definovat úspěch vašeho nadcházejícího projektu.
Jen pro představu uvádíme stručný přehled klíčových kroků zpracování faktur, abyste mohli určit, které oblasti chcete zlepšit:
- Příjem faktur a zachycení dat
- Pracovní postup a schvalování faktur
- Platby dodavatelům
Zpracování faktur není totéž co elektronická fakturace, ani dodavatelské portály nebo komplexní systémy pro zadávání zakázek. Tyto typy řešení vám mohou v některých ohledech pomoci pracovat efektivněji, ale nepodporují jádro procesu zpracování závazků. Pokud je pro vás zpracování závazků hlavní prioritou, měli byste své úsilí zaměřit na řešení, které zvládne tyto tři kroky:
- Příjem faktur: papír, pdf, xml… všechna data v jednom formátu
Jak dnes přijímáte dodavatelské faktury? V papírové podobě poštou, ve formátu pdf e-mailem a/nebo elektronické faktury? Dobré řešení pro skenování a zachycování dat si poradí s konsolidací všech faktur bez ohledu na jejich formát do standardizovaných dat, která lze zadat do digitálního pracovního postupu AP. Tuto službu lze outsourcovat, zakoupit jako součást řešení automatizace AP faktur nebo jako samostatný systém. V posledním případě je zásadní, aby existovalo pevné propojení mezi vaším řešením pro zachycování dat a všemi ostatními zavedenými systémy.
- Pracovní tok faktur: urychlete zpracování odstraněním manuálních úkonů
Samotné zpracování faktury zahrnuje různé úkony v závislosti na typu faktury. Výdajové nebo jiné než OP faktury je třeba kódovat, distribuovat a schvalovat. Faktury, které se vztahují k objednávce (PO), je třeba připojit k PO, nechat porovnat údaje na úrovni řádků a případné zjištěné odchylky distribuovat ke kontrole a schválení. S moderním řešením automatizace AP faktur lze každý z těchto úkolů do značné míry automatizovat. Pokud zvažujete spoléhat se pouze na stávající možnosti workflow nativně obsažené ve vašem ERP/finančním systému, nezapomeňte prozkoumat, zda jsou vhodné pro poskytnutí efektivního řešení pro bezdotykové zpracování faktur. V obchodním případu, analýze návratnosti investic a ukazatelích úspěšnosti zohledněte režijní náklady na IT a průběžnou podporu pro konfiguraci a údržbu nativních pracovních postupů.
- Platby dodavatelům: bezpečné a rychlé platby pro lepší vztahy s dodavateli
Po zpracování a schválení faktury v pracovním postupu AP bude zaúčtována v systému ERP pro konečné zaúčtování a platbu. Nejlepší softwarové řešení pro automatizaci závazků vám pomůže urychlit zpracování faktur a umožní tak rychlejší platby dodavatelům. Pokud zvolíte cestu externího řešení AP, bude zpracování probíhat mimo systém ERP, proto je velmi důležité, aby zvolené řešení mělo bezproblémovou a pevnou integraci se systémem ERP, která zajistí bezproblémový a bezpečný tok informací mezi oběma systémy.
Obsah projektu by měl vycházet z potřeb a problémů vaší organizace. Důležité je přitom pamatovat na to, abyste si stanovili jasně definované cíle a nepřekročili rozsah projektu. Jedním z největších úskalí iniciativy týkající se softwaru pro automatizaci AP je přidávání dílčích projektů v souvisejících oblastech do rozsahu projektu, jako jsou dynamické slevy, dodavatelské portály, elektronická fakturace atd. Ty lze považovat za samostatné dodatečné iniciativy, ale jejich úspěch závisí na tom, zda si nejprve uděláte pořádek v oblasti AP.
Mezi příklady konkrétních a měřitelných cílů projektu patří:
- Snížit dobu zpracování faktur o X %
- Dosáhnout Y % plně automatizovaného – bezdotykového – zpracování faktur na základě PO
- Snížit tvrdé náklady vzniklé zpožděnými platbami dodavatelům o Z
Krok č. 2. „Snížení doby zpracování faktur“: Zmapujte současný proces AP, abyste zjistili své potřeby
Proces závazků se obvykle skládá ze dvou různých pracovních postupů v závislosti na typu faktury: zpracování výdajových faktur nesouvisejících s objednávkou a zpracování faktur s přímým výdajem, které budou přiřazeny k objednávce a příjmovému dokladu zboží v systému ERP a/nebo systému pro zadávání zakázek.
Klíčové je podívat se na svůj současný proces a zaměřit se na to, kde jsou vaše bolestivá místa, abyste zajistili, že vybrané řešení bude řešit tyto klíčové oblasti, a ne méně problematické části, které by bylo „hezké mít“. Začněte tento krok zjištěním podílu faktur PO vs. faktur bez PO ve vaší organizaci. Poté zmapujte, jak tyto pracovní postupy řešíte dnes – kolik lidí se na nich podílí, které kroky jsou manuální vs. automatizované a jaké jsou hlavní bolestivé body nebo úzká místa v jednotlivých procesních tocích? Jak v současné době archivujete faktury po jejich zpracování? Zde je seznam nejčastějších problémů v jednotlivých pracovních postupech, který vám pomůže začít.
Problémy v pracovním postupu faktur přímých výdajů (PO):
- Srovnávání řádků faktur s odpovídajícími údaji v objednávkách a poznámkách o příjmu zboží, pokud nejsou všechna data digitální a/nebo synchronizovaná v jednom systému.
- Správa odchylných údajů na fakturách je časově velmi náročný úkol, který vyžaduje šetření u dodavatelů a odběratelů.
- Pokud je zaveden automatický proces párování, často stále existuje problém, když se údaje neshodují dokonale, což vyvolává nutnost ruční kontroly.
- Všechny párovací stroje si nejsou rovny, což může mít významný dopad na úroveň bezdotykového zpracování faktur oproti vyšší než očekávané úrovni zásahů.
Problémy v pracovním postupu s fakturami za nepřímé výdaje (jiné než PO):
- Pokud neexistuje centrální schránka pro faktury dodavatelů, budou tyto faktury zasílány různým příjemcům v různých formátech a hrozí, že uvíznou v osobních schránkách nebo na stolech na rozptýlených místech, než se vůbec dostanou do procesu AP.
- Ruční zpracování a množství lidí zapojených do procesu AP zvyšuje riziko lidských chyb při kódování, schvalování a úhradě faktury.
- Staré a neohrabané systémy zdržují proces AP a zvyšují riziko pozdních – nebo ještě hůře – žádných plateb dodavatelům.
- Bez zavedeného řešení je téměř nemožné mít přehled o stavu faktury, fakturách blížících se datu splatnosti, skutečných výdajích a fakturách, které je třeba časově rozlišit.
Jakmile budete mít seznam hlavních bolestivých míst, která chcete odstranit zavedením nebo nahrazením řešení pro automatizaci AP, budete mít poměrně dobrou představu o tom, jaké klíčové funkce softwaru pro správu závazků byste měli hledat při prověřování různých dodavatelů a řešení.
Krok č. 3: Identifikujte systémové závislosti
Systém plánování podnikových zdrojů (ERP) nebo finanční systém je nejdůležitější závislostí při zvažování nového řešení pro automatizaci AP. Je nezbytné, aby vaše nové řešení AP mělo výkonné, stabilní a bezproblémové propojení s ERP, které zajistí bezproblémovou synchronizaci kmenových dat – od účtů hlavní knihy a platebních podmínek až po nákupní objednávky a daňové kódy.
Pokud je nastavena úplná synchronizace, lze mezi podnikovými systémy bezproblémově vyměňovat fakturační, nákupní a účetní data a usnadnit tak párování fakturačních dat s nákupními objednávkami, příjemkami zboží a smlouvami na úrovni detailu řádku. Pro oddělení AP to znamená přesné a efektivní zpracování faktur s nejvyšší úrovní automatizace.
Klíčovými body činnosti v tomto kroku je určit, který systém (systémy) ERP vaše organizace používá, a také všechny další systémy zapojené do knihy (knih) závazků a zpracování nákupních objednávek. Poté interně zjistěte, zda se neplánuje upgrade nebo změna těchto systémů, což by mohlo ovlivnit časový harmonogram vašeho projektu automatizace. S ohledem na to si nezapomeňte plně prověřit dodavatele, které zkoumáte. Mohou zajistit stabilní a silné propojení s vaším systémem ERP a integraci s různými systémy?
Krok č. 4: Zachyťte požadavky na IT
Mnoho společností, které chtějí automatizovat proces účtování závazků, narazí na problém, pokud jde o integraci systému se stávající IT infrastrukturou, včetně používaného ERP. Pokud se rozhodnete pro instalaci on-premise řešení – hostovaného na vlastních serverech a vyžadujícího četné úpravy – implementace nového systému se rychle stane složitým, časově náročným a nákladným IT projektem.
Dobrá zpráva: existuje i jiná cesta. Dnes existuje mnoho řešení pro automatizaci AP, která jsou k dispozici jako standardní cloudová služba. Standardizovaná aplikace znamená, že máte přístup k plné funkcionalitě, kterou lze nakonfigurovat podle vašich obchodních potřeb a procesů v rámci hladkého a rychlého projektu nasazení. Za průběžné aktualizace konfigurace jsou odpovědní spíše podnikoví administrátoři než IT zdroje, protože vědí, jak vaše organizace obchoduje s dodavateli a jak vám tito dodavatelé účtují. Další výhodou cloudového řešení je, že aktualizace produktů jsou k dispozici automaticky v pravidelných intervalech, takže není třeba zapojovat tým IT nebo přibírat externí konzultanty pro projekty aktualizace.
Jako akční kontrolní body pro tento krok se ujistěte, že jste zapojili tým IT, abyste zajistili, že může projekt podpořit potřebnými zdroji. Mohou vám také pomoci při rozhodování mezi on-premise nebo lépe škálovatelným, cloudovým řešením. A nakonec se nezapomeňte zeptat svého IT týmu na všechny specifické požadavky týkající se zabezpečení systému, hostingu a údržby.
Krok č. 5: Průzkum, audit a porovnání řešení
Teď, když už máte poměrně dobrou představu o tom, jaký typ řešení potřebujete a jaké problémy chcete řešit, je čas začít hledat řešení, které nejlépe odpovídá vašim zjištěným potřebám. Existuje důvod, proč je tento krok na konci seznamu: pokud začnete zkoumat řešení dříve, než budete mít jasnou představu o svých potřebách, můžete se nechat zlákat něčím, co vypadá úžasně na efektním webu nebo v lesklé marketingové brožuře, ale ve skutečnosti nesplní úkol, který potřebujete.
Stejně jako když plánujete koupi nového auta nebo rezervaci příštího zájezdu na dovolenou, ujistěte se, že jste provedli důkladný průzkum s využitím různých informačních kanálů:
- Začněte s vyhledávačem Google, abyste identifikovali potenciální kandidáty na řešení, projděte si a založte si jejich webové stránky.
- Navštivte sociální síť LinkedIn a zapojte se do diskusí v příslušných skupinách, zeptejte se členů skupiny na jejich zkušenosti s výběrem a implementací nového řešení pro automatizaci AP.
- Požádejte své kolegy nebo přátele na podobných pozicích a/nebo ve firmách o zpětnou vazbu a doporučení řešení, které používají.
Jakmile najdete svůj úzký seznam dodavatelů, požádejte je o případové studie a reference a také o živé ukázky. Poté porovnejte svůj nejlepší seznam v jednom srovnávacím listu a zhodnoťte, jak dobře jednotlivá řešení odpovídají požadavkům, které jste zdůraznili v krocích 1-4.
Krok č. 6: Sestavte obchodní případ
Pokud jste dokončili předchozí kroky tohoto průvodce nákupem, pak jste již provedli většinu průzkumu a sběru dat potřebných k sestavení obchodního případu. Nyní je čas shrnout svá zjištění a ujistit se, že příslušné informace předložíte těm správným zúčastněným stranám a osobám s rozhodovací pravomocí.
Jak prodat IT zúčastněným stranám
Vaše IT zúčastněné strany budou potřebovat vědět, jaký dopad bude mít nové řešení na jejich organizaci, a to jak pokud jde o implementaci, včetně integrace se stávající IT infrastrukturou, tak o průběžnou údržbu. Abyste tedy získali souhlas IT oddělení, budou potřebovat vědět:
- Jaké zdroje bude tým IT potřebovat během implementace?
- Bude řešení vyžadovat průběžnou podporu ze strany IT oddělení, pokud jde o údržbu a pravidelné aktualizace?
- Jak bude řešení podporovat budoucí změny v podnikání nebo IT infrastruktuře?
Jak bylo uvedeno v kroku 4, pokud zvolíte cloudové řešení, budete moci zaškrtnout mnoho políček IT týmu, protože vám nabídne snadnou integraci, žádnou interní údržbu a automatické aktualizace produktu. Ve skutečnosti pravděpodobně pomůžete svému IT manažerovi uvolnit čas pro hlavní obchodní projekty tím, že nahradíte stará, lokální řešení cloudovou službou.
Jak prodat řešení zainteresovaným stranám z oblasti financí
Pro zainteresované strany z oblasti financí půjde především o to, abyste si vše spočítali a ujistili se, že dokážete prezentovat rychlou a věrohodnou návratnost investice. Finanční manažeři však také chtějí být ujištěni, že půjde o projekt s nízkým rizikem, takže vybudování důvěry a představení řešení s ověřenými výsledky je velmi důležité. Zde byste se měli ujistit, že máte k dispozici případové studie nebo referenční hovory se společnostmi, které již dané řešení používají, abyste prokázali důvěryhodnost dodavatele a vašeho obchodního případu.
Moderní softwarové řešení pro automatizaci závazků navíc pomůže zajistit lepší přehled o výdajích a přesnější vykazování peněžních toků a časového rozlišení. A správné funkce softwaru pro správu závazků jsou jistě něčím, co vykouzlí úsměv na tváři každého finančního ředitele.
Počítejte – návratnost investic
Pokud jde o výpočet návratnosti investic, je třeba shromáždit několik údajů:
- Náklady na řešení: je nezbytné mít úplný a podrobný obraz, abyste mohli vypočítat celkové náklady na vlastnictví. Zeptejte se dodavatele:
- Budete platit náklady na licenci nebo měsíční předplatné? Na čem se tyto náklady zakládají – na počtu faktur, uživatelů nebo na něčem jiném?
- Jaké budou náklady na upgrady produktu v příštích několika letech?
- Jaké jsou náklady na implementaci a kolik podpory bude vyžadovat váš interní personál IT během implementace?
- Jaké náklady byste měli očekávat na průběžnou podporu a údržbu?
- Tvrdé úspory, například:
- Snížení počtu zaměstnanců a/nebo rozšíření stávající organizace pro zvládnutí větších povinností.
- Vyhnutí se poplatkům za pozdní platby, ztracené nebo duplicitní platby a úspory ze slev za včasné platby.
- Snížení nákladů na zpracování papírových faktur (skenování, zasílání, archivace).
- Odstranění interních zdrojů z údržby starých systémů.
- Měkké úspory, například:
- Úspora času v rámci celé organizace (tj. držitelé rozpočtu vykonávající kancelářskou práci a pracovníci AP zabývající se eskalacemi dodavatelů).
- Uvolnění zdrojů v AP pro úkoly s vyšší přidanou hodnotou.
- Zlepšení přehledu o procesu AP přinášející včasnou a přesnější podporu pro finanční prognózy, cash flow a akruální výkaznictví.
- Zlepšení vztahů s dodavateli.
- Zlepšení organizační flexibility v případě obchodních změn, jako jsou fúze, akvizice a mezinárodní expanze.
Požádejte dodavatele, aby vám pomohl shromáždit a porovnat všechna tato čísla a vše vložil do tabulky, kterou můžete prezentovat interním zainteresovaným stranám.