Téměř všechny rady týkající se řízení času, které jste kdy četli, zdůrazňovaly, že je důležité věnovat více času důležitým úkolům a méně nebo žádný čas všemu, co vás odvádí od vašich cílů v oblasti produktivity.
Ale co kdybyste mohli jít ještě o krok dál a rozdělit si čas na základě úkolů s vysokou hodnotou a činností s nízkou hodnotou.
Pravidlo 60-30-10 může udělat právě toto za vás a poskytnout vám rámec pro rozdělení času na vaše úkoly.
Toto pravidlo nastavuje strukturu, která vám dá lepší představu o tom, které úkoly stojí za to dělat v kterou denní dobu.
60 % je nejvyšší úroveň, 30 % je střední úroveň a 10 % je nižší úroveň.
Pravidlo 60-30-10 znamená, že 60 % pracovního dne určíte na činnosti s vysokou hodnotou, 30 % na úkoly s nízkou hodnotou, které přesto posunují vaše cíle, a 10 % na ostatní činnosti, které vám mohou pomoci připravit se na zítřek.
Pokud jste obeznámeni s investováním, představte si tento model řízení času jako rozdělení vašeho časového portfolia mezi různé úkoly.
60 % nejvyšší úrovně na úkoly s vysokou hodnotou
Vždy bude více práce, než času na jejich provedení. „Pokud nebudete věnovat patřičnou pozornost tomu, co má vaši pozornost, bude vám to zabírat více pozornosti, než si zaslouží,“ říká David Allen ve své knize Getting Things Done:
Je snadné se úkoly nadchnout a snažit se toho každý den stihnout příliš mnoho, ale pokud to uděláte, budete svou energii vynakládat všude možně, aniž byste dosáhli toho nejdůležitějšího pro daný den.
Chcete-li zlepšit své výsledky a udělat více, oddělte práci s vysokou hodnotou od všech ostatních činností. Alespoň 60 procent dne byste měli věnovat všem svým vysoce hodnotným úkolům.
„Musíte se rozhodnout, co jsou vaše nejvyšší priority, a mít odvahu příjemně, s úsměvem a bez omluvy – říci „ne“ ostatním věcem. A způsob, jak to udělat, je mít v sobě zapálené větší ano, “ tvrdí Stephen Covey, známý díky své populární knize 7 návyků vysoce efektivních lidí.
Úkoly s vysokou hodnotou přispívají k vašemu dlouhodobému poslání, hodnotám a cílům. Jedná se o věci, jako je kniha, kterou chcete napsat, prezentace, kterou chcete udělat kvůli povýšení, obchodní hovory a společnost, kterou plánujete založit.
Pro každý velký cíl si určete jednotlivé úkoly a vyberte si, na co se chcete pro daný den zaměřit. Udělejte to hned ráno, kdy jste nejaktivnější.
Vytváření výsledků s vysokou hodnotou vyžaduje, abychom upřednostnili úkoly, které nakonec přinesou hodnotný a cenný výsledek.
Chcete-li dělat více práce s vysokou hodnotou, podívejte se na vše, co máte na talíři. Prozkoumejte své mikroaktivity neboli úkoly/výsledky. Jsou v souladu s širším záběrem toho, čeho se snažíte dosáhnout? Vyberte si to, co považujete za nejdůležitější, uvolněte si místo a pracujte jen na nejdůležitějších měřitelných a dosažitelných cílech – jde o to zaměřit se na úkoly, které mají přidanou hodnotu.
30 % činností střední až nízké hodnoty
Vyčleňte 30 % svého času na naléhavé, ale ne nutně důležité úkoly.
Do této kategorie spadají věci jako zpracování e-mailů, uspořádání souborů, zpětné telefonáty, zasílání aktualizací o stavu týmu, psaní zpráv a některé schůzky.
Při každém otevření e-mailu musíte učinit rozhodnutí, což přeruší váš pracovní tok. Problém je v tom, že každý jednotlivý e-mail může rozhodnout o mých následujících několika minutách, následující hodině nebo dokonce o celém dni.
Úkoly střední úrovně se mohou zdát naléhavé, ale pokud přímo nepřispívají k dosažení konečného cíle, rozhodněte se je provést až po dokončení úkolů vysoké hodnoty.
Představte si tuto kategorii jako úkoly údržby. Pokud je zcela zanedbáte, narazíte na problémy, ale nechcete se jim věnovat na úkor důležitější práce.
Kdo chce věnovat většinu svého pracovního času vyřizování e-mailů nebo placení účtů? Některé úkoly s nízkou hodnotou lze snadno automatizovat. Pokud se přistihnete, že každý den děláte stále dokola to samé, najděte způsob, jak to zautomatizovat, a využijte volný čas na něco jiného.
Ať už jde o plánování, potvrzování nebo standardní zařizování, pravděpodobně existují aplikace, které byste mohli použít.
Potřebujeme, aby nám takové úkoly neovládly život, abychom měli čas na řešení skutečně velkých úkolů, které mohou naši práci skutečně změnit.
Pokud si můžete dovolit věnovat těmto činnostem méně času, abyste ho mohli znovu investovat do toho, co je nejdůležitější, snižte procento času, které věnujete této kategorii, a věnujte se více práci s vysokou hodnotou.
10 % nižší úrovně by mělo mít zítra význam
Jak ukončíte den, je rozhodující, protože to má mnoho společného s tím, jak začnete další den. Úkoly v této kategorii jsou věci, které nemají žádnou skutečnou přidanou hodnotu pro vaši práci, vizi nebo dlouhodobý cíl, ale mohou vám pomoci lépe začít zítřejší den.
Někteří lidé věnují této úrovni méně než 10 % svého času. Záleží na vašem osobním rozvrhu. je to na vás.
Mimo důležité pracovní činnosti mají někteří lidé další úkoly, které musí vyřešit, ale nemohou je v prvních hodinách dne odůvodnit.
Tuto úroveň můžete využít k vytvoření nového seznamu úkolů nebo ke zhodnocení starého – ujistěte se, že jste v těchto činnostech tam, kde potřebujete být, a že jste udělali tolik, kolik jste mohli. Pokud ne, vytvořte si lepší plán na zítřek.
Můžete také zkontrolovat svůj plán na další den. Nebo využijte část času k úklidu. Než vyjdete ze dveří, věnujte několik minut vyhození všech odpadků, uspořádání papírů a úklidu pracovního stolu. To vám dodá pocit nového začátku, až přijdete druhý den ráno.
Pokud nemáte plán pro cestu domů, můžete si naplánovat věci, které budete dělat během dojíždění – co si přečíst, podcasty, které můžete poslouchat pro dekompresi po náročném programu.
Tyto kategorie lze samozřejmě upravit tak, aby odrážely vaši jedinečnou situaci a rozvrh. – Můžete je změnit na 50-30-20 nebo 70-20-10, v závislosti na vašich osobních okolnostech.
Prioritizace a optimalizace času vám může poskytnout více času, abyste se mohli soustředit na to, na čem skutečně záleží – abyste toho stihli více za kratší dobu. Jde o to, abyste se nastavili na optimální úspěch tím, že si rozdělíte úkoly do kategorií podle toho, jak nejlépe využijete svůj čas.