Pohledávky jsou peníze, které má organizace právo inkasovat za dlužnou částku od svých zákazníků, kteří nakoupili zboží nebo služby na úvěr.
Pohledávky jsou v rozvaze společnosti považovány za oběžná aktiva.
Příklad
Společnost X prodala zákazníkovi zboží v hodnotě 1000 USD a platební podmínky jsou od data vystavení faktury 30 dní.
Recepční proces
Prodejní nabídka
Nabídka je dokument, který dodavatel poskytuje zákazníkovi s údaji o materiálu, ceně každého z nich, platebních podmínkách a dodací lhůtě.
Objednávka prodeje je dokument sloužící k potvrzení prodeje, objednávka je přijata od zákazníka na zboží, které má být dodáno. Prodejní objednávka uvádí datum nabídky, cenu každé jednotky, dodací lhůtu, posun na adresu a platební podmínky.
Dodávka
Podle podmínek uvedených v objednávce by měl dodavatel odeslat materiál včas spolu s fakturou &dodacím listem. Ze strany odběratele by osoba přijímající materiál měla na dodací list umístit razítko společnosti, podpis a kontaktní číslo pro evidenční a referenční účely.
Po obdržení materiálu od dodavatele by měl odběratel ověřit popis výrobku, množství a kvalitu zboží. V případě jakéhokoli poškozeného přijatého zboží by měl odběratel informovat dodavatele.
Faktura
Faktura je doklad, který obsahuje seznam zboží a služeb, které byly dodány zákazníkovi, a ukazuje, kolik peněz od zákazníka dlužíte.
Fakturu a podepsaný dodací list musíte poskytnout zákazníkovi a stejnou fakturu musíte zaevidovat ve svém účetním systému.
Účetní zápis v účetních knihách prodávajícího
Zákazník A/c Dr
Do prodeje @5%
Na výstup SGST@2.5%
Na výstup CGST@2.5%
Účetní zápis v účetních knihách kupujícího
.
Nákup A/c Dr
Výstup CGST@2.5% Dr
Výstup SGST@2.5% Dr
Do prodejce A/c
Platba od odběratele
Dodavatel má právo inkasovat peníze z neuhrazených faktur svých zákazníků, kteří nakoupili zboží nebo služby na úvěr.
Podle podmínek uvedených v objednávce by měl kupující provést platbu prodávajícímu v den splatnosti nebo před ním.
Někdy by měl kupující odečíst TDS (v případě služeb), proto by měl prodávající při zaúčtování platební transakce provést křížovou kontrolu s celkovou fakturovanou částkou.
Účetní zápis v účetnictví dodavatele
Bankovní A/c Dr
Do A/c odběratele
Účetní zápis v účetnictví kupujícího
Prodávající A/c Dr
To Bank A/c
Reconciliation
Je třeba provést odsouhlasení podle odběratele nebo dodavatele, pokud se neshodují zůstatky v účetních knihách dodavatele a odběratele.
Příklad
Společnost X (prodávající) prodala zboží v hodnotě 1000 USD společnosti Y (kupující), při finalizaci účtů v knihách pohledávek společnosti X za společností Y by měla být uvedena částka 1000 USD a v knihách závazků společnosti Y by měla být uvedena částka 1000 USD.