Registr zainteresovaných stran při řízení projektu

Registr zainteresovaných stran při řízení projektu

Jaký význam má pro řízení projektu správný registr zainteresovaných stran? Řízení zainteresovaných stran je jedním z nejdůležitějších procesů v životním cyklu každého projektu. Jedná se o typ procesu strategického řízení, kterým se chytří projektoví manažeři řídí, aby získali podporu pro své projekty od ostatních, a to jak interních, tak externích. Zainteresovanými stranami může být jednotlivec, organizace, komunita, skupina lidí, investor, který může ovlivnit nebo být ovlivněn výsledky projektu, nebo organizace. Mohou mít pozitivní nebo negativní dopady a mohou být interní nebo externí vůči organizaci. Registr zainteresovaných stran se vytváří za účelem zdokumentování toho, kdo je projektem ovlivněn a kdo má na projekt vliv a dopad. Obsahuje informace pro jednání se zainteresovanými stranami projektu, které mají různé úrovně zájmů a dopadů na cíle projektu. V tomto článku se budeme zabývat významem řízení zainteresovaných stran a uvedeme příklad šablony registru zainteresovaných stran, který vám pomůže efektivně řídit zainteresované strany projektu.

Důležitost řízení zainteresovaných stran pro úspěch projektu

Zúčastněné strany mohou být pozitivní, negativní, interní nebo externí vůči projektu nebo organizaci. Vedoucí oddělení, koordinátoři projektu, členové projektového týmu, výkonní manažeři, představenstvo a sponzoři projektu jsou příkladem interních zainteresovaných stran, jejichž činnost projekt ovlivňuje nebo bude ovlivněna.

Externí zainteresované strany jsou ty, které jsou mimo organizaci projektu. Prodejci, dodavatelé, regulační orgány, vláda, komunity a organizace jsou příkladem externích zainteresovaných stran.

Spokojenost zainteresovaných stran je klíčovým kritériem úspěchu jakéhokoli typu projektu. Nezáleží na tom, zda řídíte sofistikovaný IT projekt nebo malý projekt výstavby kanceláře, musíte splnit požadavky zainteresovaných stran. Pro úspěšné projektové manažery je dobrým zvykem plně zapojit všechny pozitivní zainteresované strany pomocí efektivních komunikačních nástrojů a technik založených na strategii, aby získali jejich podporu.

Řízení zainteresovaných stran je opakující se proces, který se provádí v průběhu celého životního cyklu projektu. Ačkoli je k dispozici mnoho nástrojů a technik pro vypracování strategie zainteresovaných stran, řízení zainteresovaných stran je pro projekt jedinečným procesem. Proto by měl být přizpůsoben s ohledem na charakteristiky projektu.

Proces identifikace klíčových zainteresovaných stran projektu přichází hned po podepsání projektové charty. Poté je třeba zdokumentovat informace o zainteresovaných stranách v registru. Jinými slovy, registr zainteresovaných stran vytvoříte po podpisu projektové charty.

• Pracujte se svým sponzorem na identifikaci těch na primárních úrovních.
• S projektovým týmem uspořádejte brainstorming, abyste identifikovali jednotlivce a skupiny
• Požádejte o znalosti odborníků
• Analyzujte rejstříky minulých a podobných projektů.

Šablona registru zainteresovaných stran

Registr zainteresovaných stran je jedním z nejdůležitějších dokumentů projektu, který pomáhá klasifikovat, identifikovat a posoudit zainteresované strany projektu. Registr zainteresovaných stran odpovídá na mnoho otázek týkajících se zainteresovaných stran. Následují některé z nich;

• Jaká jsou jména a kontaktní údaje zúčastněných stran?
• Jaká jsou očekávání a požadavky zúčastněných stran?
• Kdo jsou nejkritičtější zúčastněné strany?
• Jaké jsou komunikační metody pro jednání se zainteresovanými stranami?
• Jaká je úroveň vlivu zainteresovaných stran?

Zásadně se registr zainteresovaných stran vytváří v raných fázích hned po podpisu projektové charty. Identifikace zainteresovaných stran je prvním krokem tvorby registru zainteresovaných stran. Zainteresované strany lze identifikovat prozkoumáním záznamů o minulých a podobných projektech, brainstormingem s projektovým týmem, setkáním se sponzorem projektu a průzkumem dodavatelů zapojených do projektu

Po identifikaci zainteresovaných stran přichází na řadu proces analýzy, klasifikace a řízení zainteresovaných stran.

Příručka PMBOK doporučuje pro klasifikaci zainteresovaných stran následující nástroje;

1. Analýza zainteresovaných stran. Mřížka moci/zájmů
2. Mřížka moci/vlivu
3. Mřížka vlivu/dopadu
4. Model salience

Zájemci se klasifikují podle své moci, vlivu, dopadu a zájmu na projektu. Také je lze klasifikovat podle jejich naléhavosti, a legitimity.

Příklad registru zainteresovaných stran

Typicky registr zainteresovaných stran obsahuje níže uvedené informace;

– Jméno,
– Oddělení
– Titul
– Role na projektu
– Očekávání
– Vliv (nízký/vysoký)
– Dopad (nízký/vysoký)
– Kategorie

Registr zúčastněných stran obsahuje sloupce, které se týkají konkrétních otázek. Lze jej přizpůsobit s ohledem na požadavky projektu. Na následujícím obrázku je nastíněn příklad registru zúčastněných stran.

Všimněte si, že registr zúčastněných stran je živý dokument, který by měl být v průběhu životního cyklu projektu aktualizován. Poskytuje informace o všech klíčových zúčastněných stranách projektu a jejich atributech.

Registr zúčastněných stran je důležitým dokumentem řízení projektu, který by měl být aktualizován po celou dobu životního cyklu projektu. Je to živý dokument, který pomáhá projektovému týmu indexovat všechny zainteresované strany projektu. V průběhu projektu se zainteresované strany a jejich vlivy na projekt mění. Vznikají nové zainteresované strany a některé zainteresované strany ztrácejí zájem o projekt. Mění se také jejich moc a vliv na projekt. Kromě toho musí být registr zainteresovaných stran důvěrným dokumentem, protože obsahuje mnoho informací o různých lidech a organizacích.

Pro úspěšné řízení projektu nelze popřít význam registru zainteresovaných stran.

Přínosy registru zainteresovaných stran

Jako projektový manažer byste si měli být vědomi této skutečnosti: zainteresované strany mohou vše buď ztížit, nebo usnadnit. A vše má tendenci se v projektu měnit, protože projekty mají dynamickou povahu. Jednotlivec nebo skupina může mít zpočátku o váš projekt zájem, ale časem ho může ztratit. Nebo možná skupina nechce, abyste realizovali projekt, do kterého jste se pustili.

Jak všechny tyto faktory zvládnout? Odpověď je snadná: využijte zainteresované strany k tomu, aby přišly. Při řízení projektu vás může zachránit klasifikace, identifikace a vyhodnocení studií požadavků zainteresovaných stran. Vytvoření registru je snadné, jde jen o to napsat něco na obrazovku počítače. Mít kompletní registr pomáhá úspěšně nakládat s naším omezeným časem při řešení řady problémů v projektech.

Shrnutí

Řízení zainteresovaných stran hraje klíčovou roli pro úspěch projektu. Špatné řízení zainteresovaných stran projektu, které mají vysokou moc a zájmy, může přispět k neúspěchu projektu. Proto musí projektové týmy provést včasnou a pečlivou analýzu zainteresovaných stran, jejich klasifikaci a stanovení priorit s ohledem na možnosti zainteresovaných stran ovlivnit projekt.

Je vhodné vytvořit registr co nejdříve. Na internetu jsou k dispozici různé příklady a šablony. Můžete si je stáhnout, přizpůsobit požadavkům svého projektu, v případě potřeby přidat sloupce a použít je pro svůj projekt k indexaci informací o zainteresovaných stranách. Užitečná pro vás bude i navržená šablona v tomto článku, která ukazuje, jak by mohl vypadat registr zainteresovaných stran.

V tomto článku se zabýváme významem řízení zainteresovaných stran a uvádíme příklad šablony registru zainteresovaných stran. Všimněte si, že se jedná o důležité téma, které byste měli znát z hlediska certifikační zkoušky PMP. Pomocí níže uvedeného pole pro komentáře můžete cokoli přidat nebo sdílet.

Viz také

Model stakeholderů

Externí odkazy

pmi.org

Tags: PMBOK Guide pmbok registr zainteresovaných stran projektové řízení registr zainteresovaných stran registr zainteresovaných stran registr zainteresovaných stran registr zainteresovaných stran registr zainteresovaných stran v projektovém řízení registr zainteresovaných stran co je registr zainteresovaných stran