Uvažujete o práci office manažera?

„Office manažer je zodpovědný za vše, co může ovlivnit kvalitu života v kanceláři,“ říká Jase Bergen, office manažer zábavní společnosti v New Yorku. „Pokud je něco rozbité, raději to opravte – žádné výmluvy. Prostě to udělejte. A když se rozbije šest věcí najednou, musíte zachovat chladnou hlavu a mít duchapřítomnost, abyste zjistili, co je třeba opravit nejdříve.“

Málokterá role je pro kancelář tak nedílnou součástí jako role vedoucího kanceláře. Manažeři kanceláří, kteří jsou zodpovědní za šíření informací v celé organizaci a za koordinaci úsilí dodavatelů, vedení a podpůrných pracovníků, zajišťují, aby všichni pracovali v souladu s celkovým úspěchem společnosti. Zvládli byste tento úkol?

Popis práce office manažera často zahrnuje stanovení cen kancelářských potřeb, vedení mzdové agendy, kontrolu drobné hotovosti, dohled nad podpůrným personálem a pohovory s uchazeči o zaměstnání. Manažer kanceláře musí každý den uplatňovat zdravý úsudek a jakékoli pochybení může znamenat výpověď.

Přemýšlejte o lidech

Vybavení není jedinou věcí, která v organizaci potřebuje pravidelnou údržbu a podporu. Velkou část práce office manažera tvoří motivace a koordinace ostatních, aby všichni společně produktivně pracovali na společném cíli.

„Trik, jak být dobrým office manažerem, je získat si respekt lidí,“ říká Bergen. To znamená, že vaši zaměstnanci a manažeři by měli vědět, že se na vás mohou v případě nouze spolehnout a pokaždé udělat správnou věc pro všechny. Někdy to znamená postavit se za to, o čem víte, že je správné, i když s vaším rozhodnutím nesouhlasí kolega – nebo váš šéf.

„Vaše pověst je vším,“ vysvětluje Bergen.

Mimořádné uspokojení

Ačkoli office manažer často pracuje pod velkým tlakem, protože jeho povinnosti mají velký rozsah, je i míra jeho uspokojení vysoká. V průzkumu, který v roce 2004 provedla Mezinárodní asociace administrativních pracovníků (IAAP), vedoucí kanceláří uvedli, že to, že mohou okamžitě vidět výsledky své práce, které se odrážejí ve zvýšené produktivitě a efektivitě kanceláří, je to, co mají na své práci nejraději.

Ideální office manažer

Jack Deal, behaviorální psycholog specializující se na problematiku podnikání, sestavil následující seznam dovedností, které musí mít ideální office manažer.

• Špičkové počítačové dovednosti.
• Vynikající vystupování po telefonu.
• Verbální dovednosti: Pokud úředník manažer neumí dobře mluvit, jakým dojmem bude působit? V mnoha společnostech je výhodou také plynulá znalost cizích jazyků.
• Dobré písemné dovednosti:
• Dobré organizační schopnosti:
• Vůdčí schopnosti: Neschopnost efektivně najít nebo získat přístup k důležitým informacím může firmě uškodit:
• Dobrá pracovní morálka: Důležité je také přijít včas a zůstat, dokud není práce dokončena.
• Dovednosti týmové hry:

Zařazení

Jste-li administrativní asistent, který má zájem stát se vedoucím kanceláře, informujte se na svém personálním oddělení, zda jsou k dispozici nějaké související interní školicí programy. Podle IAAP mnoho velkých firem nabízí školení a kurzy profesního rozvoje, které vám pomohou připravit se na vedení kanceláře.

Samouk manažer

Administrátorky si mohou manažerské dovednosti osvojit i samy a podle Annette Dubrouilletové, prezidentky a majitelky společnosti Continuum ve Springfieldu ve Virginii, si je mnohé osvojí při práci.

Annette Dubrouilletová, konzultantka, řečnice a osobní koučka, která pravidelně pracuje s administrativními pracovníky, radí administrátorkám, aby si osvojily dovednosti pro sebeprosazení. „Administrátoři musí být sami zodpovědní za svůj profesní rozvoj, své duševní zdraví v rámci své práce a své vlastní dovednosti, ať už prostřednictvím networkingu, vzdělávacích seminářů nebo vyhledáním kouče,“ říká.

Přečtěte si více o kariéře v administrativě.

Přečtěte si více o kariéře v podnikání.

Přečtěte si více o kariéře v podnikání.

Přečtěte si více o kariéře v administrativě.