Vnitřní kontroly závazků

Vnitřní kontroly závazků

Kontroly závazků jsou navrženy tak, aby pomohly zmírnit riziko ztrát ve funkci závazků. Kontroly závazků jsou rozděleny do tří kategorií: povinnost platit, zadávání údajů o závazcích do systému a placení dodavatelům.

Kontroly povinnosti platit

Schválení faktury

Při této kontrole osoba, která má pravomoc schválit platbu, dává najevo, že schvaluje dodavatelskou fakturu. Tato kontrola je poměrně slabá, pokud schvalovatel vidí pouze dodavatelskou fakturu, protože není možné zjistit, zda bylo zboží nebo služby přijaty, nebo zda účtované ceny odpovídaly tomu, co bylo původně uvedeno ve smlouvě. Schvalovatel může také chtít vědět, který účet hlavní knihy (GL) má být účtován.

Je lepší, když pracovníci oddělení AP sestaví dodavatelskou fakturu, autorizovanou objednávku a příjmovou dokumentaci do balíčku a poté fakturu opatří podpisovým blokem. Měla by také obsahovat číslo účtu, který má být účtován, a poté ji nechat zkontrolovat schvalovatelem. Tento přístup poskytuje schvalovateli úplný soubor informací, s nimiž může pracovat pro lepší kontrolu.

Schválení nákupní objednávky

Oddělení nákupu vystavuje nákupní objednávku na všechny nákupy, které společnost provádí. Tento postup v podstatě schvaluje všechny výdaje ještě před jejich uskutečněním, což může zabránit tomu, aby se některé výdaje vůbec realizovaly. Vzhledem k tomu, že tato kontrola vyžaduje od pracovníků nákupu slušné množství práce, budou pravděpodobně žádat zaměstnance, aby si položky vyžádali pomocí formálního formuláře žádosti o nákup.

Používejte přístup třístranného porovnání

Někdo z pracovníků oddělení závazků před schválením platby porovná fakturu dodavatele s objednávkou a dokladem o přijetí. Tento přístup popírá potřebu schvalování faktury, protože schválení je založeno na objednávce. Je lepší než schvalování pouze na základě nákupní objednávky, protože ověřuje příjem zboží nebo služeb. Tento proces však může být bolestně pomalý a v případě chybějících dokladů se může snadno zhroutit. pokud nemáte zavedený elektronický systém, který porovnává fakturu dodavatele s příjmem zboží na základě objednávky.

Vyhledávání duplicitních plateb

S počítačovým systémem existuje automatické vyhledávání duplicitních čísel faktur, aby se zabránilo duplicitním platbám. Pokud však stále pracujete s ručním systémem, je to těžkopádnější a časově náročnější úkol. Vyžaduje, aby pracovník oddělení závazků prohledal soubor dodavatelů a soubor nezaplacených faktur a zjistil, zda některá faktura přijatá od dodavatele již nebyla zaplacena. V mnoha situacích je to vzhledem k objemu došlých faktur obtížné, což vede k upuštění od duplicitní identifikace faktur, což znamená, že placení věcí dvakrát se stává zvýšeným rizikem.

„Použití systému elektronického zadávání veřejných zakázek, který je integrován s účetnictvím, výrazně usnadňuje zavedení kontroly povinnosti platit.“

Kontroly zadávání dat

Existuje mnoho způsobů, jak zajistit, aby se všechny dodavatelské faktury dostaly do systému, i když každá kontrola má různou míru úspěšnosti.

Zaznamenat před schválením

Tato kontrola klade velký důraz na placení dodavatelům než na získání oprávnění k platbě. Při této metodě se všechny faktury zadávají do systému společně, takže je nejvhodnější ji použít v případě, kdy se k autorizaci nákupů používají nákupní objednávky.

Zaznamenat po schválení

Tato kontrola nutí pracovníky oddělení AP ověřit schválení všech faktur před jejich zadáním do systému.

Používejte pokyny pro číslování faktur

Jestliže je jedním z největších problémů ve vaší organizaci duplicitní platba, pak je důležité zajistit, abyste používali systém, který zajistí správné zaznamenání čísel faktur. Elektronické systémy kontrolují duplicitní čísla faktur, aby zabránily duplicitním platbám, ale pokud existuje nekonzistence v tom, jak jsou tato čísla zaznamenána, například jednou se použije 0000623 a jindy 623, systém to neoznačí jako duplicitu. Tento problém vzniká také v případě, že jsou v čísle faktury pomlčky, protože 123-456 může být v systému zaznamenáno s pomlčkou nebo jako 123456.

Soulad s rozpočtem ve finančních výkazech

Pokud jsou dodavatelské faktury nesprávně účtovány nesprávnému oddělení, je možné, že vedoucí oddělení při pohledu na finanční výkazy zjistí nesoulad mezi účtovanou částkou a rozpočtem a upozorní na něj účetní oddělení.

Kontroly plateb

Většina zde uvedených kontrol se týká plateb šekem, protože to je stále nejčastější způsob platby. V případě elektronických plateb nejsou tyto kontroly tak užitečné, ale i tak můžete platby sledovat v účetním systému.

Dělení povinností při tisku a podepisování šeků

Při této kontrole jedna osoba šeky připravuje a jiná osoba je podepisuje. Tato druhá skupina očí zajišťuje křížovou kontrolu, aby bylo zajištěno, že jsou k dispozici finanční prostředky k úhradě, a zároveň je zachován odpovídající peněžní tok.

Uložení šeků na uzamčeném místě

Všechny nepoužité šeky je třeba uložit na uzamčeném místě. Jinak by mohlo dojít k jejich odcizení, podvodnému vyplnění a následnému proplacení. Veškerá podpisová razítka použitá k podpisu šeků by měla být rovněž uložena na uzamčeném místě.

Sledovat pořadí čísel šeků

Aby se zajistilo, že nebudou chybět šeky, které nejsou zaúčtovány, mnoho společností se rozhodlo vést protokol, který obsahuje rozsah čísel šeků použitých během kontroly. To je užitečné pro zjištění, zda se nějaké kontroly ve skladu neztratily. Deník uchovávejte odděleně od nepoužitých šeků, abyste zabránili tomu, že někdo ukradne deník současně s odcizením šeků.

Vyžadujte ruční podepisování šeků

Jako společnost můžete vyžadovat, aby byly všechny šeky podepsány. Ačkoli to vypadá jako dobrý nápad, jedná se o slabou kontrolu, protože málokterý podepisující šek se neponoří do toho, proč je šek vystaven, a málokdy věnuje čas hledání vyplácených částek. Pokud se vaše společnost rozhodne místo toho používat podpisové razítko nebo štítek, stává se nezbytností mít silný systém nákupních objednávek. Díky tomu se pracovníci nákupu stanou faktickými schvalovateli faktur, protože vystavují nákupní objednávky na počátku procesu od nákupu k platbě.

Vyžadujte za určitých podmínek další osoby podepisující šek

Přesáhne-li částka šeku určitou předem stanovenou hranici, vyžadujte, aby šek podepsala druhá osoba. Tato kontrola teoreticky umožňuje více členům týmu na vyšší úrovni zastavit platbu. Ve skutečnosti zavedení dalšího kroku do procesu kontrolu neposílí.

Silné interní kontroly v celém platebním procesu jsou prvním krokem k prevenci nákladných chyb, které mají vliv na hospodářský výsledek. Zefektivnění oddělení závazků je jedním ze způsobů, jak zachytit slevy za včasné platby, což umožňuje ušetřit peníze, které lze znovu investovat do společnosti nebo vložit do zisků.

.