Málokdy se stane, že máte všechny zdroje podle plánu na dokončení projektu. I když je máte, během realizace projektu vás o tuto svobodu může připravit jakékoli riziko a budete muset hospodařit s menším počtem zdrojů.
I když máte všechny potřebné zdroje, je vaší povinností jako projektového manažera využívat zdroje efektivně a šetřit náklady společnosti.
Pro dosažení těchto cílů používáte techniky optimalizace zdrojů. Dvě takové techniky optimalizace zdrojů jsou následující:
- Vyrovnávání zdrojů
- Vyrovnávání zdrojů
Tyto techniky vám umožní dokončit projekt s minimálními překážkami.
Vyrovnávání zdrojů používáte tehdy, když máte omezené zdroje a můžete prodloužit harmonogram.
Vyrovnávání zdrojů se používá, když:
- Kritický zdroj nemusí být po určitou dobu k dispozici;
- Kritický zdroj nemusí být v určitém okamžiku k dispozici;
- Musíte sdílet zdroj s jiným projektem;
- Poptávka po zdroji převyšuje nabídku.
Tuto techniku použijete také tehdy, když musíte udržet využití některých zdrojů na konstantní úrovni.
Při vyrovnávání zdrojů máte za úkol optimalizovat omezené zdroje, které máte k dispozici. Zde není rozvrh pevně stanoven.
Rozvrhování zdrojů odpovídá na otázku, kdy budete schopni dokončit projekt s danými zdroji.
Rozvrhování zdrojů se někdy nazývá plánování s omezenými zdroji (RCS). Pokud zdroje nejsou k dispozici, může se doba trvání projektu změnit.
Reálný příklad
Řekněme, že sestavujete harmonogram projektu, který má postavit dvoupatrovou budovu. Pro stavbu prvního patra máte dostatek lešení, ale pro druhé patro potřebujete lešení navíc.
Pátráte tedy ve své organizaci a zjistíte, že můžete zajistit lešení navíc z jiného projektu, ale o týden později, než požadujete.
Odložíte tedy stavební činnosti ve druhém patře o jeden týden.
To je příklad vyrovnávání zdrojů, kdy prodloužíte harmonogram, abyste získali zdroje.
Vyrovnávání zdrojů použijete, když musíte optimalizovat zdroje a nemůžete prodloužit harmonogram.
Protože nemůžete prodloužit harmonogram, datum dokončení projektu a kritická cesta zůstanou stejné. Činnosti zde nemohou být zpožděny více, než je jejich celkový a volný float.
Při použití floatu v této technice ztratíte z cesty určitou flexibilitu; harmonogram však bude optimalizovaný, efektivní a nákladově efektivní.
Při vyhlazování zdrojů musíte být opatrní, abyste se vyhnuli jakémukoli zpoždění činnosti, protože to může ovlivnit vaši kritickou cestu.
Čas je zde hlavním omezením. Máte pevný rozvrh a máte za úkol optimalizovat zdroje.
Vyhlazování zdrojů je také známé jako časově omezené plánování (TCS). Datum ukončení projektu nelze změnit a vy musíte optimalizovat zdroje v rámci floatu.
Reálný příklad
Řekněme, že se chcete přihlásit ke zkoušce PMP a máte na studium vyčleněno 60 hodin během tří měsíců. To znamená 20 hodin měsíčně.
Při plánování termínu zkoušky však zjistíte, že jediný volný termín je až za čtyři měsíce. Nyní musíte těchto 60 hodin rozložit do čtyř měsíců, což znamená 15 hodin měsíčně.
Toto je příklad vyrovnávání zdrojů. Protože máte dostatek času, není nutné využít všech 60 hodin během tří měsíců. Můžete si ulehčit zátěž těchto tří měsíců a využít i čtvrtý měsíc.
Následujících několik rozdílů mezi vyrovnáváním a vyhlazováním zdrojů:
- Při vyrovnávání zdrojů se může změnit datum ukončení projektu, zatímco při vyhlazování se nemění.
- Při vyrovnávání zdrojů se mění kritická cesta (zpravidla se zvyšuje), zatímco při vyhlazování zdrojů se nemění a činnosti mohou být v rámci svého floatu zpožděny.
- Všeobecně se vyhlazování zdrojů obvykle provádí až po vyrovnávání zdrojů.
- Při vyrovnávání zdrojů jsou zdroje hlavním omezením, zatímco při vyhlazování zdrojů je omezením datum ukončení projektu.
- Vyrovnávání zdrojů se používá, pokud jsou zdroje přiděleny nedostatečně nebo nadměrně. Vyrovnávání zdrojů se používá, když jsou zdroje přiděleny nerovnoměrně.
- Vyrovnávání zdrojů lze použít na činnosti na kritické cestě, zatímco při vyrovnávání zdrojů se činností na kritické cestě nedotýkáte.
Následujících několik podobností mezi těmito dvěma technikami:
- Obě pomáhají optimalizovat využití zdrojů
- Obě pomáhají při analýze plánovací sítě
Vyrovnávání zdrojů a vyhlazování zdrojů jsou různé techniky a používají se v různých situacích. Ne vždy je nutné použít obě techniky; v tomto příspěvku jsem zmínil, že k vyhlazování zdrojů obvykle dochází až po vyrovnávání zdrojů
To neplatí ve všech případech; můžete použít jednu z nich nebo obě. Pokud však používáte obě, obvykle po vyrovnávání zdrojů následuje vyhlazování zdrojů.
Shrnutí
Vyhlazování zdrojů a vyrovnávání zdrojů jsou dvě techniky optimalizace zdrojů, které, pokud jsou použity v jakémkoli projektu, zvyšují šanci na dokončení projektu v rámci schválených základních nákladů a harmonogramu. Vyrovnávání zdrojů se používá k vyrovnání poptávky a nabídky zdrojů a vyhlazování zdrojů pomáhá zajistit rovnoměrné využití zdrojů. Tyto techniky se používají také z důvodu zákonných nebo regulačních požadavků. Ať tak či onak, tyto techniky pomáhají optimalizovat zdroje v projektu.