17 tips til at forbedre samarbejdet på tværs af teamet med det samme

“MENNESKER er dit vigtigste produkt. Brug dem til løbende at forbedre din organisation,” siger Chuck Intrieri, ledelseskonsulent hos Supply Chain. Det er præcis, hvad samarbejde på tværs af teams gør. Det skaber løbende forbedringer i organisationen, reducerer omkostningerne og giver mulighed for smidighed og kreativ problemløsning. Vigtigst af alt – det holder alle på linje med virksomhedens overordnede mål.

Men samarbejde på tværs af teams sker ikke ved et tilfælde – det kræver tid og kræfter. Desværre er det lettere at finde eksempler på tværfaglige teams, der ikke fungerer. Undersøgelser har vist, at ud af 95 teams i 25 førende virksomheder er 75 % af de tværfaglige teams dysfunktionelle.

“Tværfaglige teams fejler ofte, fordi organisationen mangler en systemisk tilgang. Teams lider skade af uklar styring, af manglende ansvarlighed, af mål, der mangler specificitet, og af organisationers manglende evne til at prioritere tværfaglige projekters succes.”
– Benham Tabrizi, Stanford University

Herfor var det eneste tidspunkt, hvor it-afdelingen og dem i forretningsdriften måske mødtes, til den årlige fest på kontoret. Men det er en anden historie i dag, da flere virksomheder tilskynder til – eller endog kræver – samarbejde på tværs af funktioner.

“Førhen blev disse funktioner drevet som siloer. Men forretningen er blevet mere kompleks, og organisationer fortsætter med at investere i teknologi for at træffe strategiske beslutninger. For et par år siden var det ikke nødvendigt at arbejde sammen – nu er det afgørende.”
– Tim Hird, administrerende direktør for Robert Half Management Resources

Succesfuldt samarbejde kræver tillid. Det er svært nok at etablere dette bånd af tillid, når nogen arbejder i samme rum som dig. Denne udfordring bliver opadgående sværere, når du har teams, der samarbejder fra forskellige afdelinger.

I Scoro har vi teams, der arbejder fra hele verden. Det meste af tiden er det en god ting. Når teams samarbejder, kan vi anvende et globalt perspektiv på vores arbejde. Afstanden skaber dog nogle hindringer. Disse forhindringer hjælper dine teams med at vokse, men kun hvis du tackler dem på passende vis.

For at begynde at se fordelene ved samarbejde på tværs af teams kan du bruge disse 17 tips til at komme i gang og holde dig i gang.

Standardiser dine processer

Etabler et konsekvent, centralt sted at dokumentere møder og vigtige filer. Sørg for, at dette er en online kilde i realtid, så du ikke behøver at bekymre dig om at administrere flere versioner af oplysninger.

Standardisering af processer tager tid og kræver en løbende indsats at opretholde. Det kan være let for personalet at falde tilbage til de gamle måder at gøre tingene på.

Automatiseret kommunikation med henblik på regelmæssige opdateringer er en fremragende måde at etablere standardpraksis på. I Scoro har vi f.eks. automatiseret processen med at distribuere mødereferater til teamet. Efter hvert møde sendes dokumentet med produktmødenotater automatisk pr. e-mail til alle relevante parter med anvisninger om, hvordan man kan sende fremtidige idéer til teamet. Dette sparer produktteamet for utallige timer hver måned og sikrer, at alle altid er på samme side.

Automatisering af professionelle tjenester (PSA) stopper ikke ved kommunikation. Den anvender en automatiseret proces for at forbedre organisationens samlede arbejdsgang. BPA består af integration af applikationer, omstrukturering af arbejdsressourcer og brug af softwareapplikationer i hele organisationen.

For eksempel forbinder Zapier dine onlineværktøjer, så de kan dele data. Dette hjælper med at opbygge processer hurtigere og få mere gjort – ingen kode er nødvendig.

Læs videre: Sådan udrydder du bias fra din beslutningsproces

Udfordr traditioner

Det er altid svært at læse korrektur på dit arbejde, så et nyt sæt øjne kan være en stor mulighed for at finde fejl og måder at forbedre det på. Samarbejde på tværs af teamet skaber et miljø, hvor “den måde, vi altid har gjort det på”, kan blive sat spørgsmålstegn ved og overvejet fra et nyt perspektiv.

Samarbejde gjort rigtigt betyder ikke bare at arbejde tæt sammen med og lære af hinanden – men også at gå på jagt efter nye ideer og idealer. Gode teams ved, hvordan man samarbejder ikke kun indbyrdes, men også med andre teams.

Hold styr på tingene i realtid

Lad være med at overplanlægge møder eller konstant at sende e-mails. Brug teknologi som f.eks. software til virksomhedsstyring til at styre teamet, dele feedback og overvåge resultaterne.

Scoro gør det muligt at oprette et dashboard for teamet i realtid, som alle kan få adgang til. Du kan tilføje grafer, diagrammer, visuelle målinger og nøgleresultatindikatorer (KPI’er) til dit instrumentbræt. KPI’erne giver et hurtigt overblik over, om teamet når sine mål, hvilket fører til mere informeret beslutningstagning.

Læs mere: 30 bedste team management-software til at maksimere dit teams produktivitet

Alt om din virksomhed, ét klik væk

Udveksl teammedlemmer

Hvis dit salgsteam holder et møde, så tag en udvikler, tekstforfatter eller marketingmedarbejder med. Krydsningen af forskellige teams fra forskellige steder vil være med til at fremme en bedre forståelse mellem kontorer og afdelinger.

De kan måske bidrage med et nyt perspektiv, som du ikke engang havde overvejet. I værste fald går de tilbage til deres team med en bedre forståelse af, hvad salgsafdelingen laver hele dagen, og de vil dele denne viden med deres team.

Læs videre: 52 motiverende ledelsescitater til hver uge i 2018

Udnyt sociale medier på den autentiske måde

Mange virksomheder synes at have mistet den oprindelige idé bag sociale medier. Det er et fantastisk værktøj til at opbygge dit brand og promovere dit produkt, men ingen ønsker at være på en platform, der kun er fyldt med marketingfolk, der sender trackede links til hinanden.

Det er formålet med sociale medier at skabe forbindelse. Opmuntre dit team til at være aktive på dine kanaler – opret en privat gruppe på Facebook eller en Instagram-konto for teamet. Det vil være med til at forene din virksomhed på tværs af kontorerne og kan være en af de eneste muligheder, de har for at udforske deres liv uden for kontoret.

Du skal måske tage initiativet til at få disse interne kanaler i gang, men de kan være en stor moralforstærker, hvis ideen tager fart. Det vil også være med til at fremme engagementet på virksomhedens offentlige sociale kanaler – dine medarbejdere er et af de største aktiver, du har til at øge dette mål.

INFOGRAFISK: Hvorfor dit teamwork ikke virker

Måle effekten

Medarbejdere vil gerne vide, at deres indsats gør en forskel – hvis du viser dem deres resultater, vil det gøre dem mere interesserede i at fortsætte indsatsen. Det skaber momentum og sikrer holdenes bæredygtighed.

I en større skala hjælper måling af effekten af hvert hold i ét system dig med virkelig at forstå ROI for hele din virksomhed og forbedrer gennemsigtigheden i organisationen.

Måling af KPI’er og målinger hjælper med at forstå det mulige afkast:

● Operationel ROI hjælper med at vurdere, hvordan samarbejde eliminerer eller undgår omkostninger forbundet med at drive din virksomhed. Du kan f.eks. reducere rejseomkostningerne, reducere infrastrukturbehovet, mindske båndbredde- eller energiomkostningerne, spare på kontorplads osv.

● Produktivitets ROI henviser til mere effektive processer, hurtigere beslutningstagning og kortere cyklustider.

● Strategisk ROI kan være den sværeste at måle, men måske den mest transformative. Denne form for ROI opstår, når samarbejde gør det muligt for din virksomhed at tage et kæmpe spring fremad på områder som f.eks. forbedring af kundetilfredshed og loyalitet, fremskyndelse af innovation, indførelse af nye forretningsmodeller eller indtræden på nye markeder.

Identificer eksisterende problemer

Ved første øjekast ser tværfagligt teamarbejde ud til at være en nem proces at implementere.

Det er bare at samle en gruppe mennesker fra forskellige dele af organisationen, som har noget at bidrage med om emnet, og så vil der ske gode ting. Selv om det lyder genialt i teorien, er det som med mange gode teorier om gruppeadfærd, at når det bliver afprøvet i praksis, dukker der forhindringer op.

Forståelse af nogle af de udfordringer, som tværfaglige teams står over for, er det første skridt til at få dem til at fungere. Lav en liste over de problemer, der opstår. For eksempel kan teamets forventninger og virksomhedens mål måske ikke blive opfyldt på grund af manglende kommunikation. Eller forskellige afdelinger er afhængige af forskellige teknologier til informationsstyring, hvilket hindrer tværfaglige teams i at gøre fremskridt og gør samarbejdet unødigt vanskeligt.

Tværfaglige teams har for stort potentiale til at lade dem blive afsporet af disse problemer, der kan undgås. Ledere, der kan finde vej uden om disse forhindringer, vil blive belønnet med teams, der opfylder deres formål og opnår en målbar effekt.

Sæt mål

Ledelse af et projekt af enhver art kræver stærk ledelse og at vide præcis, hvor teamet er på vej hen. Et klart fokus er især vigtigt, når det drejer sig om at skabe betingelserne for et vellykket samarbejde på arbejdspladsen. Start et projekt ved at angive de fælles udfordringer, som virksomheden står over for, og indsaml input fra alle de involverede teams.

Når alle er blevet enige om, hvilke problemer der skal løses, er det næste skridt at fastsætte samarbejdsmål og målsætninger for at nå dertil.

Målsætninger bør knytte sig direkte til problemerne og virksomhedens store mål. Fastsæt et rimeligt antal mål pr. problem – ved at begrænse antallet af disse mål bliver projektet mere overskueligt og mindre overvældende.

Læs videre: KPI’er, der fører til smartere forretningsbeslutninger

Konsolidér teknologi

Teammedlemmerne bruger ofte en række forskellige værktøjer til at få deres arbejde udført, hvilket kan være tidskrævende og hæmme et reelt samarbejde. Salgsmedarbejdere kan f.eks. bruge CRM til at spore aktiviteter, mens udviklingsteamet bruger et helt andet ticketingprogram. Selv om det giver mening for hver afdeling at bruge den bedste automatisering til deres kernefunktion, kan dette hindre tværfagligt teamarbejde.

Obviously, we use Scoro to manage our work. Alle vores teams og afdelinger er i systemet, så alt kan administreres og ses fra et centralt sted. Alle data vises i realtid, og det gør vores kommunikation på tværs af teams til en leg.

Du vil ved at konsolidere værktøjerne og få alle til at bruge de samme værktøjer ikke kun forbedre kommunikationen, men også forenkle logistikken og allokeringen af ressourcer.

Etabler en samarbejdskultur

Samarbejdskultur handler om at skabe et miljø, hvor samarbejde værdsættes og belønnes. Nogle ledere ser samarbejde som en “nice to have”, der forstyrrer kerneprocesser og produktivitet. Men kloge ledere ved, at dette er en kortsigtet holdning.

Gennem teamwork og samarbejde er medarbejderne i stand til at drage fordel af organisationens kollektive vidensbase og drage fordel af en meget større pulje af ekspertise, end de ellers ville have haft adgang til. Dette gør det muligt for organisationen at undgå overlappende arbejde og genopfindelse, samtidig med at problemløsning og innovation fremskyndes.

Læs videre: Hvad gør en god virksomhedskultur?

Lad være med at overplanlægge møder

Når man arbejder med store, spredte teams, kan det tage lang tid, før alles tidsplaner er på linje med hinanden til et møde. Møderne tager også tid fra den tid, som dit team har til at arbejde med deres almindelige arbejde, hvilket er frustrerende for dem. Af disse grunde er det vigtigt at begrænse antallet af møder i ethvert tværfagligt samarbejde og bruge tiden fornuftigt.

Når I har brug for at mødes, bør der være en streng dagsorden og en veldefineret metode til at dokumentere opfølgningsopgaver.

Dave Gilboa, medstifter af $1.2 mia. virksomhed Warby Parker, delte en teknik til at få mest muligt ud af møder og filtrere ineffektivitet fra:

“Ved slutningen af hver uge forsøger jeg at kigge i min kalender og gennemgå alle de møder, jeg har haft i den uge, og vurdere dem med nul, et eller to. Nul betyder, at det var en rigtig dårlig udnyttelse af tiden, og hvis jeg skulle gøre det igen, ville jeg slet ikke have deltaget i det pågældende møde. To er en god udnyttelse af tiden – jeg vil gerne bruge mere af min tid på den slags møder. Og et ligger et sted midt imellem. Og så vil jeg kontakte min assistent og sørge for, at hun forstår, hvilke af disse møder jeg ønsker flere af, og hvilke der kan filtreres fra, så min tidsplan forhåbentlig med tiden bliver mere og mere produktiv.”

Læs videre: 3 forskningsstøttede taktikker til at holde mere effektive møder

Skab ledere

Hvert team har brug for en leder, der sikrer ansvarlighed og giver feedback til hvert enkelt teammedlem. Lederen kan også fungere som forbindelsesled mellem teams og ledelsen.

I et effektivt teamsamarbejde ved hver enkelt deltager præcis, hvad der forventes af ham. Lederen giver tidslinjen og vejledning for at få folk på rette spor. Samtidig er gode projektledere klar over, at forholdene kan ændre sig, og at der opstår konflikter. At have fleksibilitet til at ændre planer, når der kommer en bedre idé, fører til mere effektive processer i det lange løb.

Balancér samarbejde og fokus

For at få folk til at samarbejde er der mange virksomheder, der tager den åbne kontorplan til sig. Der er mange fordele ved denne form for kontor, primært den åbenhed og gennemsigtighed, der skabes mellem medarbejdere og afdelinger. Det er lettere at arbejde sammen, når man har åbne rum, hvor samarbejdet kan ske spontant.

I en undersøgelse fra MIT hævder forskere, at de var i stand til at forudsige 35 procent af et teams præstationer blot ved at måle antallet og kvaliteten af ansigt-til-ansigt-interaktioner. En undersøgelse fra Gensler viste imidlertid, at 69 % af arbejdstagerne var utilfredse med støjniveauet på deres arbejdsplads.

Konklusionen: Du skal give dine medarbejdere balance – plads til at fokusere og trække vejret, samtidig med at du skal sørge for åbne rum til samarbejde. Sørg for, at indretningen af dit kontor skaber harmoni mellem at arbejde alene og at sætte de bedste hjerner sammen.

Læs videre: Business Management Trends You Should Quit in 2017

Vælg de rigtige teammedlemmer

Firksomheder får sværere og sværere ved at differentiere sig fra deres konkurrenter. De, der har trukket sig frem, har lært, at ved at sætte de rigtige mennesker i de rigtige job og gøre de rigtige ting, skabes der en mulighed, som ellers ikke ville eksistere.

Det er sådan med teams, at de kan være med til at skabe eller ødelægge dit projekt. Der er en grund til, at kloge VC’er bliver ved med at fortælle verden, at de først investerer i teams og derefter i idéer.

Samarbejde fungerer bedst, når teammedlemmerne har komplementære færdigheder, der er nødvendige for at gennemføre projektet. Lige så vigtige som færdigheder – er personlighederne. Teams fungerer, når de rigtige personer arbejder sammen.

Det er lige så vigtigt for at opretholde den rigtige blanding på et team at fjerne personer, der ikke bør være på teamet – enten fordi deres arbejde ikke stemmer overens med teamets indsats, eller fordi de på en eller anden måde hindrer teamets arbejde.

Fremme kreativitet

Dine bedste folk er kreative problemløsere – så hjælp dem med at slippe løs og lyt til dem. Gør kreativitet til et centralt punkt i din virksomhedskultur ved at opmuntre medarbejderne til at dyrke ideer, især i et samarbejdsmiljø. Indret regelmæssige brainstorming-sessioner, og få alle involveret.

Vi ser virksomheder som Google, der indfører 20-procent-politikken, hvor Google-udviklere opfordres til at bruge 20 procent af deres arbejdstid på sideprojekter. Det var et forsøg på at give medarbejderne tid og plads til at tænke innovativt. Politikken fungerer faktisk godt, og nogle af Googles bedste produkter (f.eks. Google News) stammer fra programmet.

Husk, at du altid skal lade døren stå åben for gode idéer, uanset hvilken del af virksomheden idéen kommer fra.

Belønn samarbejde

Mennesker reagerer på positiv forstærkning – så beløn den adfærd, som du ønsker at se mere af. Der er noget at lære af ethvert projekt – selv et mislykket projekt. Lær af fejl og gevinster, og brug disse erfaringer til at opbygge stærkere teams og en højere succesrate for projekterne.

Alle de andre strategier kan undermineres, hvis medarbejdere i hele organisationen ikke anerkendes for deres teamindsats. Det er ikke ualmindeligt at finde incitamenter, der udelukkende er baseret på målene for en enkelt afdeling.

For at forbedre samarbejdet på tværs af funktioner er det vigtigt at sætte mål, der forbedrer det samlede system og ikke kun en del af det.

Test forskellige teknikker

Afprøv nye ting. Alle teams og organisationer er forskellige – det, der virker for andre, virker måske ikke for dig. Vær ikke bange for at afprøve en ny strategi. De fleste ændringer vil i det mindste have en positiv kortsigtet effekt på dine teams, især hvis ideen kom indefra.

Samarbejde på tværs af teamet kræver tid og kræfter, men det er fuld af belønninger. Teams, der prioriterer at fokusere på samarbejde, er med til at bane vejen for en smidigere integration af nye systemer og processer.

Alt om din virksomhed, ét klik væk