4.1 Overvågning og kontrol af risici
Kontinuerlig overvågning og kontrol af projektrisici sikrer, at risikoreaktionsstrategien og handlingsplanen for risikobehandling gennemføres og skrider effektivt frem. Normalt indgår risikovurderinger i den regelmæssige dagsorden for projektledelsesmøder og anvendes i de fleste projektfaser og milepæle. Risikovurderinger fremmer bedre ændringsstyring og løbende forbedringer.
Processen til styring og overvågning af risici omfatter følgende værktøjer og teknikker: revurdering af risici, risikorevisioner, måling af tekniske præstationer, reserveanalyse, statusmøder. Det vigtigste input til risikostyrings- og -overvågningsprocessen er overvågningslisten over de prioriterede risici, der er blevet identificeret med henblik på risikoregulerings- og behandlingsforanstaltninger. Risiko-overvågningslisten bruges som kriterium til at gennemgå data om arbejdets udførelse, herunder status for leverancer, afholdte omkostninger og projektets tidsplanfremskridt.
Processen for risikostyring og -overvågning giver sikkerhed for, at passende kontroller og procedurer for risikostyring er klart forstået og strengt fulgt. Processen gør det muligt at fastslå, om:
- De vedtagne behandlingsforanstaltninger resulterede i det, der faktisk var planlagt.
- Alle oplysninger om risikostyringsprocedurer var hensigtsmæssige.
- Der er opnået og anvendt øget viden til at identificere, hvilke erfaringer der kan høstes med hensyn til risikomålinger og -styring i forbindelse med fremtidige projekter.
Risikokontrol- og overvågningsprocessen resulterer i at generere revisioner af risikoregistret og supplere med nye handlingspunkter til risikobehandlingsprocessen.
4.2 Rapportering og kommunikation af risici
Kommunikation med projektets interessenter ved hjælp af projektrisikorapporter kan være en kritisk drivkraft, der lader foretage en passende risikostyring og opnå projektresultater i overensstemmelse med forventningerne. Risikokommunikation og -rapportering hjælper projektlederen, projektejeren og kunden til at forstå eksisterende risici, muligheder og afvejninger. Formålet med risikokommunikation og -rapportering er at sikre, at alle parter er fuldt informeret om eksisterende risici, så man undgår ubehagelige overraskelser og uautoriserede handlinger. Projektlederen udarbejder sammen med projektteamet og risikoejeren rapporter og kommunikerer med interessenterne for at opretholde sammenhængen i risikostyringshandlinger og underliggende antagelser.
En risikorapportering er en sammenfatning af projektrisici og -muligheder, den seneste status for behandlingshandlinger og en indikation af tendenser i forekomsten af risici. Følgende elementer tjener som grundlag for generering af projektets risikostatusrapporter:
- Risikoregistret og den understøttende handlingsplan for risikobehandling
- Gennemgang af data om arbejdets ydeevne
- Projektets tidsplanfremskridt
- Status for producerede projektleverancer
Risikorapporter forelægges normalt for den øverste ledelse regelmæssigt eller efter behov. Projektrisikorapportering er en del af standardprojektledelsesrapporteringen.