For pensionsår, der begynder i 2016, kan store arbejdsgivere (ALE’er) være underlagt en skattebøde i henhold til afsnit 4980H i Internal Revenue Code (IRC), hvis: 1) en fuldtidsansat modtager en præmieskattekredit eller et tilskud til omkostningsdeling gennem et marked, og 2) virksomheden undlod at tilbyde minimumssundhedsdækning (der opfylder ACA’s minimumskrav til værdi og overkommelighed) til mindst 95 % af sine fuldtidsansatte og deres børn, der er afhængige af dem, op til 26 år. Tærsklen for tilbud om dækning var 70 % af fuldtidsansatte for ydelsesplanår, der begyndte før 2016.
For at undgå potentielle sanktioner er det vigtigt for ALE’er at forstå, hvordan de skal bestemme, hvilke medarbejdere der er “fuldtidsansatte” i henhold til ACA og bør være berettiget til ydelser.
Fuldtidsansatte
En fuldtidsansat er en person, der med rimelighed kan forventes at arbejde mindst 30 timer om ugen. Til dette formål omfatter “timer” hver time, for hvilken en medarbejder er betalt eller berettiget til betaling for at udføre opgaver for arbejdsgiveren eller er berettiget til betaling, selv om der ikke er udført arbejde (f.eks. ferie, ferie eller sygedage).
Medarbejdere med varierende arbejdstider kan også betragtes som fuldtidsansatte, der er berettiget til ydelser, hvis de arbejder i gennemsnit 30 timer eller mere om ugen i en tilbageblikkende måleperiode. Midlertidige (kortvarige) medarbejdere og sæsonansatte kan også betragtes som fuldtidsansatte.
Medarbejdere med variable timer
AcA definerer en medarbejder som medarbejder med variable timer, hvis en arbejdsgiver på baggrund af fakta og omstændigheder på medarbejderens startdato ikke kan afgøre, om medarbejderen med rimelighed kan forventes at arbejde i gennemsnit mindst 30 timer om ugen i den første måleperiode, fordi medarbejderens arbejdstid er variabel eller uvis, fordi medarbejderens timer er variable eller usikre.
Der er en række faktorer, der skal tages i betragtning ved vurderingen af, om det er rimeligt at fastslå, at en ny medarbejder er en medarbejder med varierende timetal, herunder, men ikke begrænset til, følgende:
- Hvis medarbejderen erstatter en medarbejder, der var eller ikke var fuldtidsansat,
- Det omfang, i hvilket medarbejdere i samme eller sammenlignelige stillinger er eller ikke er fuldtidsansatte, og
- Hvis jobbet blev annonceret, meddelt den nyansatte eller på anden måde dokumenteret (f.eks. gennem en kontrakt eller en jobbeskrivelse), som krævende arbejdstimer, der i gennemsnit vil kræve 30 eller flere arbejdstimer om ugen eller mindre end 30 arbejdstimer om ugen.
Ingen enkelt faktor er afgørende, og andre faktorer kan tages i betragtning.
ALE identificerer, hvilke ansatte med variable timetal der skal behandles som “fuldtidsansatte” og berettigede til ydelser ved:
- Beregning af det gennemsnitlige ugentlige antal arbejdstimer i løbet af en specificeret tilbagebliksperiode af måneder (f.eks. 6 eller 12 måneder), der kaldes en måleperiode.
- Låsning af medarbejdernes status (“fuldtid”, der giver ret til ydelser eller ikke giver ret til ydelser) i en efterfølgende specificeret månedsperiode efter måleperioden, som kaldes stabilitetsperioden. Medarbejderens status som berettiget til ydelser er baseret på beregningen fra måleperioden og er låst i hele stabilitetsperiodens varighed, uanset hvor mange timer medarbejderen faktisk arbejder i stabilitetsperioden.*
*Selv om de timer, der arbejdes i stabilitetsperioden, ikke vil påvirke en medarbejders status, mens han er låst i stabilitetsperioden, vil disse timer blive talt med som en del af den næste måleperiode. Ændringer i de gennemsnitlige ugentlige arbejdstimer i fremtidige måleperioder kan ændre en medarbejders status for berettigelse til ydelser i efterfølgende stabilitetsperioder.
Sæsonansatte
I henhold til de endelige bestemmelser udstedt af IRS og Treasury Department i februar 2014 behandles nye sæsonansatte på samme måde som nye ansatte med variable timer i henhold til look-back måleperiodemetoden. For at blive betragtet som sæsonansat skal en medarbejder ansættes i en stilling, hvor den sædvanlige årlige beskæftigelse er seks måneder eller mindre. “Sædvanlig” betyder, at:
- Med hensyn til stillingens art arbejder en medarbejder typisk i en periode på seks måneder eller mindre, og
- Anbemandingsperioden bør begynde hvert kalenderår i nogenlunde den samme del af året, f.eks. sommer eller vinter.
En ALE (som anvender look-back-målemetoden) vil generelt ikke være ansvarlig for ACA-bøder for arbejdsgiverens medansvar, hvis den undlader at tilbyde sundhedsdækning til sæsonansatte i en indledende måleperiode, selv om disse ansatte ender med at arbejde fuldtid i løbet af denne måleperiode (medmindre der anvendes en kort cyklus look-back-måleperiode, og sådanne ansatte forbliver ansat i den efterfølgende stabilitetsperiode). ALE’er skal anvende den indledende måleperiode på sæsonansatte, selv om de forventes at arbejde mere end 30 timer om ugen, når de ansættes.
I visse usædvanlige tilfælde kan en ansat stadig betragtes som en sæsonansat, selv om sæsonansættelsen i et bestemt år forlænges ud over det sædvanlige. Hvis f.eks. golfinstruktører på et feriested har en sædvanlig årlig ansættelsesperiode på seks måneder, men i et bestemt år bliver bedt om at arbejde en ekstra måned på grund af en usædvanlig lang sæson, vil de stadig blive betragtet som sæsonansatte.
Tegnene “sæsonansat” og “sæsonarbejder” anvendes i bestemmelserne om arbejdsgiverens fælles ansvar i to forskellige sammenhænge. Udtrykket “sæsonarbejder” er relevant for fastlæggelse af en arbejdstagers status som fuldtidsansat i henhold til målemetoden med tilbageblik. Udtrykket “sæsonarbejder” er relevant for ALE-beregningen (se ACA Fact Sheet: ALE Calculation).
Temporære/korttidsansatte
Temporære ansatte (kaldet korttidsansatte i henhold til ACA) er de ansatte, der er ansat i en stilling, som er af mindre end 12 måneders varighed. IRS har bekræftet, at der ikke er en fritagelse i henhold til IRC Section 4980H-sanktionerne for midlertidige, kortvarige medarbejdere (medmindre medarbejderen opfylder alle kravene til sæsonarbejdere som beskrevet ovenfor).
Hvis midlertidige/kortvarige medarbejdere ikke opfylder kravene til sæsonarbejdere og forventes at arbejde mere end 30 timer om ugen, skal de i henhold til de gældende ACA-regler klassificeres som fuldtidsansatte medarbejdere, der er berettiget til ydelser.
Selskaber kan udelukke arbejdstimer under begrænsede omstændigheder:
Selskaber er ikke forpligtet til at tælle eller spore arbejdstimer under følgende begrænsede omstændigheder:
Frivillige medarbejdere
De endelige bestemmelser udelukker timer, der er udført som “bona fide frivillig”. Bona fide-frivillige frivillige omfatter enhver frivillig, der er:
A. En ansat i en statslig enhed eller en skattefritaget organisation;
B. hvis eneste kompensation fra den pågældende enhed eller organisation er:
a. i form af refusion (eller godtgørelse) af rimelige udgifter, der er afholdt i forbindelse med udførelsen af frivillige tjenester, eller
b. rimelige fordele (herunder anciennitetspræmier) og nominelle honorarer, der sædvanligvis betales af lignende enheder i forbindelse med frivilligt arbejde.
Studentansatte
Firksomheder er ikke forpligtet til at medregne timer udført af studerende i stillinger, der er subsidieret gennem det føderale arbejdsstudieprogram eller lignende statslige programmer. Alle tjenestetimer, som en studerende ansat i en uddannelsesorganisation (eller i en ekstern arbejdsgiver) bliver betalt eller er berettiget til betaling i en anden egenskab end gennem det føderale eller statslige arbejdsstudieprogram, skal dog medregnes som tjenestetimer med henblik på at bestemme retten til ydelser.
Lærere og adjungerede lærere
Lærere og adjungerede lærere udgør en udfordring, da aflønningen typisk ikke er direkte knyttet til antallet af timer, de arbejder. For eksempel er kompensationen ofte knyttet til timer i klasseværelset og tager ikke højde for den tid, der er baseret på aktiviteter uden for klasseværelset, såsom forberedelse af lektioner, bedømmelse af opgaver og eksaminer eller vejledning af studerende.
Skattevæsenet tilbyder en safe harbor-metode til at spore timer for undervisere og adjungerede fakulteter, indtil der udstedes yderligere vejledning. Denne metode krediterer 2,25 timers tjeneste for hver times undervisning eller klasseværelsestid. Med andre ord vil virksomheden for hver time, der bruges til undervisning i klasseværelset, godskrive yderligere 1,25 timer til aktiviteter som f.eks. planlægning af lektioner og bedømmelse. Desuden krediterer virksomheden en times tjeneste for hver yderligere time, som læreren bruger på andre opgaver uden for undervisningen (f.eks. kontortid eller obligatoriske lærermøder). Selv om dette måske ikke er den eneste rimelige metode til sporing af timer for adjungerede lærere, anbefales det virksomhederne at overveje at anvende denne safe harbor-ordning, indtil der er udsendt yderligere vejledning.