Acadian Companies og Interact samarbejder om at dyrke en samarbejdskultur, fremme den sociale oplevelse og bygge bro over kløften mellem spredte medarbejdere via deres intranet, ‘Acadian Central’.
“Interact har gjort det muligt for os at få oplysninger hurtigt ud til alle vores medarbejdere i hele landet. Det har også hjulpet mig personligt til at lære vores medarbejdere så meget bedre at kende. Jeg kan se deres ansigter, lære om deres interesser og fritidsinteresser, se deres arbejdsresultater og generelt føle mig meget mere forbundet med vores arbejdsstyrke. Vores virksomhed er måske nok 4.000 ansatte, men jeg føler, at vi er én stor familie, i høj grad på grund af dette intranet.”
Richard Zuschlag, formand & CEO, Acadian Companies
Acadian Companies har hovedkontor i Lafayette, Louisiana, og tilbyder en bred vifte af tjenester, der er designet til at tilbyde støtte og uddannelse inden for sundhed, sikkerhed og transport. Organisationen, der blev etableret som en lille ambulancetjeneste i 1971, består af seks divisioner med mere end 4.300 medarbejdere fordelt over hele USA.
Acadians gamle intranet blev udviklet af interne programmører. Efterhånden som virksomheden voksede, og kravene til it-afdelingen blev intensiveret, besluttede Acadian, at deres interne intranet ikke længere var egnet.
Deres arbejdsstyrke, der var forskelligartet både demografisk og geografisk, gav deres feedback klart til kende. Intranettet manglede sociale samarbejdsfunktioner og indhold, der kunne tilpasses, hvilket førte til klager fra mange medarbejdere, der følte, at de blev holdt uden for virksomhedens arrangementer eller ikke var klar over, hvad der foregik i virksomheden. Sideløbende med dette centrale aspekt af virksomhedens brand har hver division også forskellige mål og målsætninger. Dette gav anledning til et behov for øget tilgængelighed og søgefunktionalitet.
Acadian indkaldte Interact til at hjælpe med at skabe en solid intranetløsning, der kunne holde alle medarbejdere forbundet og informeret og samtidig tilføje et meget efterspurgt socialt aspekt.
Fødslen af Acadian Central
For at begynde deres rejse gennemførte Acadian omfattende undersøgelser med medarbejderne for at afgøre, hvilke funktioner der var vigtigst, og hvordan de ønskede at dele oplysninger. Undersøgelsen afslørede følgende:
- Medarbejderne ønskede en blanding af forretningsmæssigt og socialt indhold.
- Muligheden for at få adgang til intranettet på tværs af forskellige platforme, herunder mobil, var vigtig.
- På grund af Acadians seks forskellige afdelinger var muligheden for at tilpasse indholdet et vigtigt element for at holde intranettet relevant for hver enkelt bruger.
- Det var en anden vigtig faktor at holde oplysningerne friske og lette at finde.
For at gøre medarbejderne begejstrede for det nye Acadian Central, designede de en maskot kaldet “A.C.”, Acadian Central-eksperten.” Der blev skabt en A.C.-figur for hver afdeling som en repræsentation for hver type medarbejder. Han sørgede for at være klædt på til rollen med mange tøjskift og matchende navne.
A.C. optrådte overalt på intranettet og lagde nyttige oplysninger og “how-to’s” ud for at holde medarbejderne fuldt ud orienteret om, hvad det nye websted kunne gøre. Han minder dem om at udfylde deres profiler, følge andre medarbejdere og holde sig ajour med vigtige memoer fra den administrerende direktør, vicepræsidenter og andre virksomhedsledere.
Et mobilvenligt design
Medarbejdernes feedback angav tilgængelighed som et stort problem med det gamle intranet. For at bekæmpe disse vanskeligheder gjorde Acadian brug af Interact’s mobilvenlige design.
For Acadian’s mobile behov var Interact’s evne til at rumme links og dokumenter en guldgrube. For at forbedre denne funktion udviklede Acadian let synlige “knapper” øverst på deres hjemmeside, der linker til alle de vigtigste programmer og værktøjer.
Denne værktøjslinje har gjort det mere intuitivt at bruge intranettet. Der har været overvældende positive tilbagemeldinger fra de ansatte, som ikke længere behøver at gå på jagt efter de links, de har brug for. Med hyppige anmodninger om at tilføje og flytte disse knapper har Acadian også indarbejdet dem i deres undersider (HR & Benefits-siden og Links-siden).
For at sikre, at medarbejderne ser de oplysninger, de har brug for, er der lignende sektioner for “nyheder” på den nye hjemmeside.
Sektionen Nyheder & Memos er afgørende for at udbrede vigtige oplysninger, herunder it-opgraderinger og sikkerhedsspørgsmål, ændringer i den medicinske protokol og det udstyr, der anvendes af lægerne, og obligatoriske kurser i fortsat uddannelse for personalet. Den informerer om virksomhedens begivenheder og fester, så distribuerede medarbejdere ikke føler sig udenfor.
“Når alle disse dokumenter er samlet ét sted, er det nemt for mig at henvise nye medarbejdere til den pågældende side under introduktionen”, siger Heidi Luquette, der er orienteringskoordinator. “Det giver dem en one-stop shop at gå til, så det er mindre skræmmende at navigere i intranettet – sammen med deres nye job.”
For samtidig at tilføje et socialt element og samtidig understrege det nye, mobilvenlige design afholdt Acadian en “Hvor er A.C.?”-konkurrence for at understrege, at A.C. nu altid er sammen med deres medarbejdere. De uddelte også 11″ coroplast-udskæringer af A.C.-figuren og udskrev en konkurrence om, hvor vores medarbejdere kunne tage A.C. med hen. De blev bedt om at tage et billede af A.C. og lægge det op i galleriet med hans rejser på intranettet.
Indførelsen af A.C. i forskellige dele af webstedet var med til at give deres intranet en personlighed. Det viste medarbejderne, at Acadian Central i modsætning til det gamle intranet ikke blot var et indelukket hjem for data, men et sjovt og socialt knudepunkt, hvor man kunne komme i kontakt med kolleger.
For at tilskynde medarbejderne til at udfylde deres profiler fuldstændigt (billede, biografi, placering, interesser og ekspertise) blev der afholdt en konkurrence. I fire uger blev der hver uge udvalgt 25 vindere blandt alle de medarbejdere med 100 % profiludfyldelse ved hjælp af rapporten “Profile Completeness” i Interact Analytics. Vinderne, der blev udvalgt tilfældigt, modtog en isolationsbæger i aluminium af mærket “Acadian Central”. I løbet af denne konkurrence steg profilfuldstændigheden med næsten 650 % på bare fire uger.
Den nye ‘Acadian Central’
Acadian blev oprindeligt lanceret den 19. april 2017 og introducerede sociale funktioner og forbedret tilgængelighed sammen med et varieret udvalg af indhold til brugerne.
Men på trods af de forbedringer, der blev set efter pensioneringen af det gamle interne intranet, modtog teamet feedback om, at det nye websted var ved at blive mere et problem end et nyttigt værktøj.
Intranetteamet satte sig for at få feedback gennem undersøgelser i hele virksomheden. De opdagede, at medarbejderne følte, at intranettet var for rodet, nuttet, socialt og for kompliceret, hvilket gav problemer, når de forsøgte at finde de ting, de havde brug for. På trods af bestræbelserne på at betjene de forskellige afdelinger og deres behov var det i virkeligheden kun bygget til én målgruppe.
Intranet-teamet gik i gang med at foretage en række forbedringer af Acadian Central:
- Oprettelse af nøgleordsrige titler, resuméer og tags for alt indhold for at forbedre findbarheden
- Indførelse af Best Bets for at prioritere populære sider for bestemte søgetermer
- Et nyt design af temaet med indførelse af den etablerede eksterne branding
- Fjernelse af overskydende sociale funktioner, såsom bryllups- og babyannoncer, fra hjemmesiden
- Indførelse af en bedre metode til upload af medarbejderprofiler
- Fjernelse af hundredvis af dobbelte og unødvendige sider
- Tildeling af et standardbillede til erstatning for det gamle “ødelagte billede”-grafikken
Resultatet var et renere og mere enkelt udseende, som begyndte at give mere positiv feedback fra medarbejderne.
En prisvindende strategi for offline-medarbejdere
Men selv om det nye design gav positive resultater, var det den manglende optimering for hver enkelt medarbejder, der udgjorde den største udfordring. For at imødekomme dette behov fokuserede Acadian-teamet på at lave tilpassede hjemmesider for hver enkelt afdeling, hvilket lettede unødvendigt indhold og links og samtidig skubbede skræddersyet indhold og nyheder, der var relevante for brugerne.
Organisationens forskelligartede og udbredte arbejdsstyrke omfatter læger og medicinsk personale, kontorbaseret virksomhedspersonale, sikkerhedspersonale og sikkerhedspersonale. Denne sidste gruppe omfatter en række fjerntliggende, off-shore sikkerhedsmedarbejdere, som ofte er isolerede og geografisk spredte.
Skabelsen af en skræddersyet hjemmeside til denne gruppe krævede en dyb forståelse af deres unikke behov og udfordringer. For at imødekomme disse blev hjemmesiden stærkt branded for afdelingen, idet der blev tilføjet velkendt grafik og oplysninger, som medarbejderne var vant til at modtage via andre kanaler. Hjemmesidens nyhedsfeeds blev også kraftigt målrettet for at sikre, at indholdet var relevant for afdelingen.
Sidst tilføjede teamet Employee Spotlights. Dette viste ikke kun de enkelte medarbejderes store arbejde, men hjalp dem også med at lære hinanden at kende, hvilket nedbrød følelsen af isolation og adskillelse.
Acadians forståelse af værdien og behovet for tilpassede oplevelser af intranettet, er det, der har givet dem en plads i Interact Awards, Best Offline Strategy-kategorien.
“Acadian er et godt eksempel på effektiv kommunikation til en målgruppe, der er svær at nå. Deres fjernansatte medarbejdere kæmper ofte med både tid og modtagelse, så ved at levere en strippet hjemmeside og en oplevelse baseret på det, som disse medarbejdere siger, at de har brug for, sikrer de, at deres intranet er lettere at forstå og tage til sig.”
– Simon Dance, Interact Excellence Award-dommer
Engagerende resultater
Acadian Central har været afgørende for driften hos Acadian Companies. De har nu en måde at få oplysninger til tusindvis af medarbejdere inden for få minutter.
Siden den fulde lancering den 19. april 2017 har der ikke været en dag (inklusive weekender og helligdage) med færre end 800 unikke besøgende. På en given dag kan Acadian antage, at mindst 2.000 unikke besøgende ser indholdet på deres intranet.
De ændringer, der er foretaget på Acadians hjemmeside for sikkerhedsafdelingen, som betjener inspektører, undervisere, redningsfolk, sikkerhedsfolk og fjernsygeplejersker, har haft en betydelig og målbar effekt. Flere sikkerhedsmedarbejdere ser ikke blot indholdet, men bruger faktisk tid på at læse de artikler og dokumenter, der er tilføjet.
Forud for initiativet til personlig tilpasning for denne særligt fjerntliggende del af arbejdsstyrken havde organisationen også problemer med at få personalet til at logge ind på intranettet. Ved hjælp af Interact’s Login History Report har teamet siden da sporet en stigning i antallet af logins, hvor mere end halvdelen af alle medarbejdere i sikkerhedsafdelingen – hvoraf mange arbejder uden en pålidelig internetforbindelse – nu logger ind mindst en gang om måneden.
Brugerne viser særlig interesse for at læse mere om deres kolleger, og medarbejder Spotlights og SMS Standout widget fortsætter med at tiltrække størstedelen af interaktionerne fra medarbejderne, herunder kommentarer og likes. Acadian Central spiller en afgørende rolle i at forbinde disse offline-medarbejdere med hinanden og med organisationen generelt.
“Siden vi foretog disse ændringer i midten af 2018, har vi oplevet en stigning på 550 % i visninger af afdelingens hjemmeside, og brugerne bruger nu halvandet minut mere på siden pr. session, end de gjorde før ændringerne.”
– Beth Chiasson,Intranet & Digital Marketing Strategist