Lektion 4: Introduktion til objekter
/da/access2013/introduction-to-databases/content/
Introduktion
Databaser i Access består af fire objekter: tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter. Tilsammen giver disse objekter dig mulighed for at indtaste, gemme, analysere og kompilere dine data, som du vil.
I denne lektion lærer du om hvert af de fire objekter og lærer at forstå, hvordan de interagerer med hinanden for at skabe en fuldt funktionel relationel database.
Tabeller
På dette tidspunkt bør du allerede forstå, at en database er en samling af data, der er organiseret i mange sammenhængende lister. I Access gemmes alle data i tabeller, hvilket gør tabeller til kernen i enhver database.
Du ved måske allerede, at tabeller er organiseret i lodrette kolonner og vandrette rækker.
Rækker og kolonner i en Access-tabelle I Access kaldes rækker og kolonner for poster og felter. Et felt er mere end blot en kolonne; det er en måde at organisere oplysninger på efter den type data, det er. Alle oplysninger i et felt er af samme type. F.eks. vil hver post i et felt kaldet Fornavn være et navn, og hver post i feltet Street Address vil være en adresse.
Felter og feltnavne Sådan er en post også mere end blot en række; det er en enhed af oplysninger. Hver celle i en given række er en del af den pågældende rækkes post.
En post Bemærk, hvordan hver post spænder over flere felter. Selv om oplysningerne i hver post er organiseret i felter, hører de sammen med de andre oplysninger i den pågældende post. Kan du se nummeret til venstre for hver række? Det er det ID-nummer, der identificerer hver enkelt post. ID-nummeret for en post henviser til alle de oplysninger, der er indeholdt i den pågældende række.
Registreringens ID-numre Tabeller er gode til opbevaring af nært beslægtede oplysninger. Lad os sige, at du ejer et bageri og har en database, der indeholder en tabel med dine kunders navne og oplysninger, f.eks. deres telefonnumre, hjemmeadresser og e-mailadresser. Da disse oplysninger alle er detaljer om dine kunder, vil du inkludere dem alle i den samme tabel. Hver kunde ville blive repræsenteret af en unik post, og hver type information om disse kunder ville blive gemt i sit eget felt. Hvis du besluttede at tilføje flere oplysninger – f.eks. en kundes fødselsdag – ville du blot oprette et nyt felt i den samme tabel.
Formularer, forespørgsler og rapporter
Selv om tabellerne gemmer alle dine data, giver de tre andre objekter – formularer, forespørgsler og rapporter – dig mulighed for at arbejde med dem. Hvert af disse objekter interagerer med de poster, der er gemt i databasens tabeller.
Formularer
Formularer bruges til at indtaste, ændre og få vist poster. Du har sandsynligvis været nødt til at udfylde formularer ved mange lejligheder, f.eks. når du besøger et lægekontor, søger et job eller tilmelder dig en skole. Grunden til, at formularer bruges så ofte, er, at de er en nem måde at guide folk til at indtaste data korrekt. Når du indtaster oplysninger i en formular i Access, ryger dataene præcis derhen, hvor databasedesigneren ønsker det: i en eller flere relaterede tabeller.
En formular Formularer gør det nemmere at indtaste data. Det kan være forvirrende at arbejde med omfattende tabeller, og når du har forbundne tabeller, skal du måske arbejde med mere end én på én gang for at indtaste et sæt data. Med formularer er det imidlertid muligt at indtaste data i flere tabeller på én gang, alt sammen på ét sted. Databasedesignere kan endda indstille begrænsninger på individuelle formularkomponenter for at sikre, at alle de nødvendige data indtastes i det korrekte format. Alt i alt hjælper formularer med at holde dataene konsistente og organiserede, hvilket er vigtigt for en præcis og kraftfuld database.
Queries
Queries er en måde at søge efter og samle data fra en eller flere tabeller på. At køre en forespørgsel er som at stille et detaljeret spørgsmål til din database. Når du opbygger en forespørgsel i Access, definerer du specifikke søgebetingelser for at finde præcis de data, du ønsker.
Søgninger er langt mere kraftfulde end de simple søgninger, du kan udføre i en tabel. Mens en søgning vil kunne hjælpe dig med at finde navnet på en enkelt kunde i din virksomhed, kan du køre en forespørgsel for at finde navnet og telefonnummeret på alle kunder, der har foretaget et køb inden for den seneste uge. En veludformet forespørgsel kan give oplysninger, som du måske ikke ville kunne finde ved blot at kigge dataene i dine tabeller igennem.
Design af en forespørgsel Rapporter
Rapporter giver dig mulighed for at præsentere dine data i print. Hvis du nogensinde har modtaget en computerudskrift af et klasseskema eller en udskrevet faktura for et køb, har du set en databaserapport. Rapporter er nyttige, fordi de giver dig mulighed for at præsentere komponenter af din database i et letlæseligt format. Du kan endda tilpasse en rapports udseende for at gøre den visuelt tiltalende. Access giver dig mulighed for at oprette en rapport fra enhver tabel eller forespørgsel.
En rapport Sammensætning af det hele
Selv om du har en god idé om, hvordan de enkelte objekter kan bruges, kan det i starten være svært at forstå, hvordan de alle sammen fungerer sammen. Det hjælper at huske, at de alle arbejder med de samme data. Alle data, som en forespørgsel, formular eller rapport bruger, er gemt i en af dine databasetabeller.
De fire Access-objekter Formularer giver dig mulighed for både at tilføje data til tabeller og få vist data, der allerede findes. Rapporter præsenterer data fra tabeller og også fra forespørgsler, som derefter søger efter og analyserer data i de samme tabeller.
Disse relationer lyder komplicerede, men faktisk fungerer de så godt og naturligt sammen, at vi ofte ikke engang bemærker, når vi bruger forbundne databaseobjekter. Har du nogensinde brugt et elektronisk kortkatalog til at søge efter en bog på biblioteket? Der er stor sandsynlighed for, at du har indtastet din søgning i noget, der ligner dette:
Et elektronisk kortkatalog Når du udførte din søgning, indtastede du dine søgeord i en formular, der derefter oprettede og kørte en forespørgsel baseret på din forespørgsel. Når forespørgslen var færdig med at søge i databasens tabeller efter poster, der svarede til din søgning, blev du vist en rapport, der indeholdt oplysninger fra forespørgslen og de relaterede tabeller – i dette tilfælde en liste over bøger, der svarede til dine søgetermer. Du kunne repræsentere forbindelserne mellem objekterne på denne måde:
En søgning efter en bog. De data, der indsendes i formularen, bruges i en databaseforespørgsel, som henter sine data fra relevante tabeller. Resultaterne af forespørgslen præsenteres i en rapport.
Lad os sige, at du i stedet for at bruge disse værktøjer skulle søge i en gigantisk tabel, der indeholder alle bøger i bibliotekssystemet. De relevante poster ville sandsynligvis være spredt ud over mange tabeller: en tabel med bogtitler og beskrivelser, en tabel med oplysninger om, hvilke bøger der er tjekket ind eller ud, og en tabel med hver enkelt filial af biblioteket, for blot at nævne nogle få.
Du ville være nødt til at søge i mindst tre tabeller bare for at finde en bog, lære dens placering at kende og se, om den er tjekket ind! Det er let at forestille sig, hvor svært det kunne blive at finde den rigtige bog. Hvis du ikke var forsigtig, kunne du endda komme til at ødelægge noget ved at slette eller redigere en post ved et uheld. Det er let at se, hvordan databaseobjekterne gør denne søgning meget mere overskuelig.
I vores lektion Introduktion til databaser diskuterede vi begrebet relationel database, som er en database, der er i stand til at forstå, hvordan forskellige datasæt relaterer til hinanden. Situationer som eksemplet ovenfor er netop grunden til, at folk finder relationelle databaser så nyttige. Uden en relationel database bliver det, der burde være en simpel opgave – at søge efter en bog og se, om den er tjekket ind og hvor – utroligt kompliceret og tidskrævende. Hvis man ved, hvordan man bruger de fire Access-objekter, kan man gøre selv komplicerede opgaver ret brugervenlige.
/da/access2013/getting-started-with-access/content/