Der er to måder at sende en ACH-overførsel fra din bank på, når du har startet din betaling i E-File og har et unikt identifikationsnummer til din betaling.
- Ved hjælp af din banks websted ELLER
- Ved hjælp af dit regnskabssystem
Det er vigtigt at bemærke, at vi for begge disse metoder skal modtage alle følgende oplysninger i de korrekte felter for at kunne acceptere din betaling.
ACH Record Layout
| Registreringstype | Felt | Dataelementets navn | Definition | Kommentar | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 5 | 3 | 1. Firmanavn | Dit firmanavn | Det ændres aldrig | ||
| 5 | 6 | 2. Standardkode for indgangskategori | CCD | Det ændrer sig aldrig | ||
| 5 | 9 | 3. Effektiv indtrædelsesdato | Indtrædelsesdato | Ændrer sig ved hver betaling | ||
| 6 | 2 | 4. Transaktionskode | 22 – Kredit på anfordring | Ændrer sig aldrig | ||
| 6 | 3 & 4 | 5. Modtagende DFI-identifikation
(ABA Routing #) |
Listet i E-File af sikkerhedshensyn | Ingen ændringer | ||
| 6 | 5 | 6. DFI-kontonummer | Angivet i E-File af sikkerhedshensyn | Det ændres aldrig | ||
| 6 | 6 | 6 | 7. Beløb | Betalingsbeløb (skal være det nøjagtige beløb, som du har angivet i E-File) | Kan ændres hver betaling | |
| 6 | 7 | 8. Identifikationsnummer | ID-nummer (E-File genererer et nyt nummer for hver betaling) | Kan ændres ved hver betaling | ||
| 6 | 8 | 9. Modtagende virksomhedsnavn | USAC-betaling | Ændrer sig aldrig |
Anvendelse af din banks websted
Den første måde at sende en ACH-betaling på er ved at bruge din banks websted. Udfordringen, når du bruger din banks grænseflade, er at sikre dig, at du indtaster de rigtige data i det rigtige felt, fordi felterne ikke altid følger den samme rækkefølge som ovenfor.
Du skal være særlig opmærksom på, hvor du skal sætte det unikke “identifikationsnummer”, som E-File giver dig for hver betaling. Det skal placeres i ID-feltet for modtageren/betalingsmodtageren. Dette felt har forskellige navne i de forskellige systemer. I JP Morgans system hedder feltet f.eks. “Beneficiary ID Number”, mens det i Bank of Americas CashPro-system hedder “Vendor ID”-feltet.
Brug af dit regnskabssystem
Den anden måde at sende en ACH-betaling på er ved at indtaste data i dit regnskabssystem. Dette skaber en fil i NACHA-formatet, som sendes til din bank.
Identifikationsnummeret skal sættes i NACHA-standarden for “Entry Detail Record Type Code 6, Field Number 7 – Identification Number”. Du skal muligvis få din it-afdeling til at identificere et specifikt felt i dit regnskabssystem, der kan gemme identifikationsnummeret, og de skal muligvis også opdatere systemet, så dette nummer indgår i det rigtige felt. Hvis identifikationsnummeret er i det forkerte felt, vil din ACH-overførsel blive afvist.
Vi anbefaler at afsætte tilstrækkelig tid til at opsætte denne nye proces, da dette kan tage mere tid, end du tror, afhængigt af dit system.
Tips for succes
- Find nu ud af, hvilket felt der er det korrekte felt for identifikationsnummeret. Det kan tage tid, hvis du skal samarbejde med din bank eller it-afdeling.
- Du skal medtage det unikke identifikationsnummer for din betaling og sætte det i det korrekte felt, ellers vil det amerikanske finansministerium afvise din betaling.
- Sæt ikke identifikationsnummeret i addendummet eller i kommentarer.
- Din bank eller din virksomhed kan kræve flere oplysninger for at foretage en overførsel, f.eks. USAC’s Federal Employer Identification Number (FEIN). Vi har offentliggjort disse oplysninger i de ofte stillede spørgsmål om E-File under “Company and Banking Information”. Kontakt os, hvis du har brug for andre oplysninger for at behandle en betaling.
- Din ACH-betaling ser måske ud til at være behandlet korrekt til at begynde med. Der kan gå flere dage, før du modtager en afvisningsmeddelelse, hvis din fil ikke indeholdt de krævede data i det krævede format.
- Sidst anbefaler vi, at du behandler små ACH-betalinger (f.eks. 1,00 USD) for at teste denne proces inden den næste fakturafrist. Alle betalinger vil blive krediteret din konto.