De bedste softwareløsninger til automatisering af kreditorerne

Hvad enten du er ved at starte din rejse til automatisering af kreditorerne, eller du er ved at undersøge ny teknologi for at forbedre din eksisterende automatiseringsindsats, kan det være et forvirrende marked med et stort udvalg af løsninger, automatiseringssoftware og værktøjer. Denne vejledning er udarbejdet for at hjælpe dig med at komme i gang med at undersøge, evaluere og vælge den bedste softwareløsning til automatisering af kreditorerne, der passer til din virksomheds behov. Det er vigtigt at bemærke, at denne vejledning hænger sammen med vigtigheden af at holde sig de funktioner i kreditorsoftwaren for kreditorerne for øje, som vil tjene din virksomhed bedst.

Stræk 1: Definer dit omfang

Det kan være alt for enkelt at tænke på omfanget af dit projekt som det resultat, du håber at opnå. Du tænker måske: “Jeg leder efter en løsning, der kan hjælpe med at fremskynde og automatisere vores kreditorproces og gøre mit liv i AP en smule lettere”. Selv om dette er et rimeligt mål og opnåeligt med flere moderne løsninger til automatisering af AP-fakturaer, skal du bruge lidt mere tid og eftertanke på dette første skridt, da det vil hjælpe dig med at definere succesen af dit kommende projekt.

For at sætte scenen er her en hurtig oversigt over de vigtigste trin i fakturabehandlingen, så du kan afgøre, hvilke områder du ønsker at forbedre:

1. Fakturamodtagelse og dataindsamling
2. Fakturaworkflow og godkendelse
3. Leverandørbetaling

Fakturabehandling er ikke det samme som e-fakturering, og heller ikke leverandørportaler eller komplekse indkøbssystemer. Disse typer løsninger kan på nogle måder hjælpe dig med at arbejde mere effektivt, men de understøtter ikke kernen i kreditorprocessen. Hvis kreditorerne er din højeste prioritet, bør du fokusere dine bestræbelser på en løsning, der kan håndtere disse tre trin:

1. Modtagelse af fakturaer: papir, pdf, xml … alle data i ét format

Hvordan modtager du leverandørfakturaer i dag? Papir på post, pdf via e-mail og/eller e-fakturaer? En god løsning til scanning og datafangst klarer opgaven ved at konsolidere alle fakturaer uanset format til standardiserede data, som kan indtastes i dit digitale AP-workflow. Denne service kan outsources, købes som en del af en løsning til automatisering af AP-fakturaer eller som et selvstændigt system. I sidstnævnte tilfælde er det afgørende, at der er en solid forbindelse mellem din capture-løsning og alle andre systemer på plads.

1. Faktura workflow: fremskynde behandlingen ved at fjerne manuelle opgaver

Den faktiske behandling af en faktura omfatter forskellige opgaver, afhængigt af fakturatype. Udgiftsfakturaer, eller ikke-PO-fakturaer, skal kodes, distribueres og godkendes. Fakturaer, der henviser til en indkøbsordre (PO), skal forbindes med en PO, have data matchet på linjeniveau, og eventuelle identificerede afvigelser skal distribueres til gennemgang og godkendelse. Med en moderne løsning til automatisering af AP-fakturaer kan hver af disse opgaver automatiseres i stor udstrækning. Hvis du overvejer udelukkende at stole på de eksisterende workflowfunktioner, der er indbygget i dit ERP-/finanssystem, skal du sørge for at undersøge, om det er egnet til at levere en effektiv løsning til berøringsfri fakturabehandling. Indregn it-overhead og løbende support til konfiguration og vedligeholdelse af native workflows i din business case, ROI-analyse og succesmålinger.

1. Leverandørbetaling: sikre og hurtige betalinger til bedre leverandørforhold

Når fakturaen er blevet behandlet og godkendt i AP-workflowet, bliver den bogført i ERP-systemet til endelig bogføring og betaling. Den bedste softwareløsning til automatisering af kreditorerne vil hjælpe dig med at fremskynde fakturabehandlingen for at muliggøre hurtigere betaling til din leverandør. Hvis du vælger vejen med en ekstern AP-løsning, vil behandlingen ske uden for dit ERP-system, så det er afgørende, at den løsning, du vælger, har en problemfri og solid integration til ERP-systemet for at sikre, at informationerne flyder problemfrit og sikkert mellem de to systemer.

Projektets omfang bør være baseret på din virksomheds behov og udfordringer. Det vigtige at huske her er at opstille klart definerede mål og at holde sig inden for projektets omfang. En af de største faldgruber i forbindelse med et softwareinitiativ til automatisering af AP-systemet er at tilføje underprojekter inden for relaterede områder til omfanget, f.eks. dynamisk rabatgivning, leverandørportaler, e-fakturering osv. Disse kan betragtes som separate yderligere initiativer, men deres succes afhænger af, at du først får orden i dit AP-hus.

Eksempler på specifikke og målbare projektmål omfatter:

• Reducer fakturabehandlingstiden med X%
• Opnå Y% fuldt automatiseret – berøringsfri – behandling af PO-baserede fakturaer
• Reducer de hårde omkostninger, der genereres af forsinkede leverandørbetalinger, med Z

Strin 2: Kortlæg den nuværende AP-proces for at identificere dine behov

Den kreditoriske proces består normalt af to forskellige arbejdsgange, afhængigt af fakturatype: behandling af udgiftsfakturaer, der ikke er relateret til en indkøbsordre, og behandling af fakturaer med direkte udgifter, der vil blive matchet med en indkøbsordre og en varemodtagelsesnota i ERP- og/eller indkøbssystemet.

Nøglen her er at se på din nuværende proces og fokusere på, hvor dine smertepunkter er, så du sikrer, at den løsning, du vælger, adresserer disse afgørende områder, snarere end mindre problematiske sektioner, der ville være “rare at have”. Start dette trin ved at identificere andelen af PO vs. ikke-PO-fakturaer i din organisation. Kortlæg derefter, hvordan I håndterer disse arbejdsgange i dag – hvor mange personer er involveret, hvilke trin er manuelle vs. automatiserede, og hvad er de vigtigste smertepunkter eller flaskehalse i hver processtrøm? Hvordan arkiverer I i øjeblikket jeres fakturaer, efter at de er blevet behandlet? Her er en liste over de mest almindelige udfordringer i hvert arbejdsflow, så du kan komme i gang.

Udfordringer i arbejdsflowet for fakturaer til direkte udgifter (PO):

• Matching af fakturalinjer med tilsvarende data på indkøbsordrer og varemodtagelsesnoter, når ikke alle data er digitale og/eller synkroniseret i ét system.
• Håndtering af afvigende fakturadata er en meget tidskrævende opgave, der kræver undersøgelse med leverandører og indkøbere.
• Hvis der er en automatisk matchningsproces på plads, er der ofte stadig en udfordring, når data ikke stemmer perfekt overens, hvilket kræver en manuel gennemgang.
• Alle matchningsmotorer er ikke ens, og dette kan have en betydelig indvirkning på niveauet af berøringsfri fakturabehandling i forhold til et højere niveau af indgreb end forventet.

Udfordringer i arbejdsgangen for fakturaer til indirekte udgifter (ikke-PO):

• Hvis der ikke er en central indbakke til leverandørfakturaer, vil disse blive sendt til forskellige modtagere i forskellige formater og risikerer at blive hængende i personlige indbakker eller på skriveborde på spredte steder, før de overhovedet bliver indtastet i AP-processen.
• Manuel håndtering og mange personer involveret i AP-processen øger risikoen for menneskelige fejl i forbindelse med kodning, godkendelse og betaling af en faktura.
• Gammeldags og klodsede systemer forsinker AP-processen og øger risikoen for forsinkede – eller endnu værre – ingen betalinger til leverandørerne.
• Selv uden en løsning er det næsten umuligt at få indsigt i status på en faktura, fakturaer tæt på forfaldsdato, faktiske udgifter og fakturaer, der skal periodiseres.

Når du har din liste over de vigtigste smertepunkter, du ønsker at fjerne ved at implementere eller erstatte en AP-automatiseringsløsning, har du en ret god forståelse af, hvilke vigtige funktioner i kreditor-software, du skal kigge efter, når du undersøger forskellige leverandører og løsninger.

Stræk 3: Identificer systemafhængigheder

Enterprise Resource Planning (ERP)-systemet eller det finansielle system er det vigtigste afhængighedsforhold, når du overvejer en ny AP-automatiseringsløsning. Det er afgørende, at din nye AP-løsning har en kraftfuld, stabil og problemfri forbindelse til ERP-systemet for at sikre ubesværet synkronisering af dine stamdata – fra hovedbogskonti og betalingsbetingelser til indkøbsordrer og skattekoder.

Når en komplet synkronisering er blevet oprettet, kan faktura-, indkøbs- og regnskabsdata udveksles problemfrit mellem forretningssystemerne for at lette matchning af fakturadata med indkøbsordrer, varemodtagelser og kontrakter på linjedetaljer. For din AP-afdeling betyder dette nøjagtig og effektiv fakturabehandling med den højeste grad af automatisering.

De vigtigste handlingspunkter i dette trin er at identificere, hvilke ERP-systemer din organisation bruger, samt eventuelle andre systemer, der er involveret i kreditorbog(er) og indkøbsordrebehandling. Find derefter internt ud af, om der er planer om at opgradere eller ændre disse systemer, hvilket kan påvirke tidslinjen for dit automatiseringsprojekt. Med dette i tankerne skal du sørge for at undersøge de leverandører, du undersøger, grundigt. Kan de levere en stabil og stærk forbindelse til dit ERP-system og integrere sig med dine forskellige systemer?

Stræk 4: Registrer it-krav

Mange virksomheder, der ønsker at automatisere deres kreditorproces, støder på en udfordring, når det drejer sig om at integrere et system med deres eksisterende it-infrastruktur, herunder det anvendte ERP-system. Hvis du vælger at installere en on-premise-løsning – som er hostet på dine egne servere og kræver mange tilpasninger – vil implementeringen af et nyt system hurtigt blive et komplekst, tidskrævende og dyrt it-projekt.

Gode nyheder: Der findes en anden måde. I dag er der mange AP-automatiseringsløsninger, der er tilgængelige som en standard cloud-tjeneste. En standardiseret applikation betyder, at du har adgang til den fulde funktionalitet, som kan konfigureres efter dine forretningsbehov og processer i et smidigt og hurtigt implementeringsprojekt. Forretningsadministratorer, snarere end it-ressourcer, er ansvarlige for de løbende konfigurationsopdateringer, da de ved, hvordan din organisation handler med leverandører, og hvordan disse leverandører fakturerer dig. En anden fordel ved en cloud-løsning er, at produktopgraderinger stilles automatisk til rådighed med jævne mellemrum, så der er ikke behov for at involvere it-teamet eller inddrage eksterne konsulenter til opgraderingsprojekter.

Som handlingskraftige kontrolpunkter for dette trin skal du sørge for at involvere dit it-team for at sikre, at de kan understøtte projektet med de nødvendige ressourcer. De kan også hjælpe dig med at træffe beslutningen mellem en onpremise- eller en mere skalerbar cloud-løsning. Og endelig skal du sørge for at spørge dit it-team om eventuelle specifikke krav i forbindelse med systemsikkerhed, hosting og vedligeholdelse.

Strin 5: Undersøg, auditér og sammenlign løsninger

Nu, hvor du har en ret god forståelse af, hvilken type løsning du har brug for, og hvilke udfordringer du ønsker at løse, er det på tide, at du begynder at lede efter den løsning, der passer bedst til dine identificerede behov. Der er en grund til, at dette trin er sidst på listen: Hvis du begynder at undersøge løsninger, før du har et klart overblik over dine behov, kan du blive forført af noget, der ser fantastisk ud på et fancy websted eller en blank markedsføringsbrochure, men som i virkeligheden ikke løser den opgave, du har brug for.

Som når du planlægger at købe en ny bil eller bestille din næste ferierejse, skal du sørge for at lave grundig research ved hjælp af forskellige informationskanaler:

• Start med Google for at identificere potentielle kandidatløsninger, gennemse og bogmærke deres websted.
• Kør til LinkedIn for at deltage i diskussioner i relevante grupper, spørg gruppemedlemmerne om deres erfaringer med at vælge og implementere en ny AP-automatiseringsløsning.
• Spørg dine kolleger eller venner i lignende stillinger og/eller virksomheder om feedback og anbefalinger om den løsning, de bruger.

Når du har fundet din snævre liste af leverandører, skal du bede dem om casestudier og referencer samt live-demoer. Krydsreferer derefter din øverste liste i et enkelt sammenligningsark, og vurder, hvor godt hver løsning matcher de krav, du fremhævede i trin 1-4.

Trin nr. 6: Opbyg din business case

Hvis du har gennemført de foregående trin i denne købsguide, har du allerede udført størstedelen af den research og dataindsamling, der er nødvendig for at opbygge en business case. Nu er det tid til at opsummere dine resultater og sikre, at du præsenterer de relevante oplysninger for de rigtige interessenter og beslutningstagere.

Sådan sælger du til dine it-interessenter

Dine it-interessenter skal vide, hvilken indvirkning den nye løsning vil have på deres organisation både med hensyn til implementering, herunder integration med den eksisterende it-infrastruktur, og løbende vedligeholdelse. Så for at få IT’s godkendelse skal de vide:

• Hvilke ressourcer vil der blive krævet fra IT-teamet under implementeringen?
• Kræver løsningen løbende support fra IT i form af vedligeholdelse og regelmæssige opgraderinger?
• Hvordan vil løsningen understøtte fremtidige ændringer i forretningen eller it-infrastrukturen?

Som diskuteret i trin 4 vil du, hvis du vælger en cloud-baseret løsning, kunne sætte kryds i mange af it-teamets afkrydsningsfelter, da dette vil give dig en nem integration, ingen intern vedligeholdelse og automatiske produktopgraderinger. Faktisk vil du sandsynligvis hjælpe din it-chef med at frigøre tid til kerneforretningsprojekter ved at erstatte gamle, lokale løsninger med en cloud-tjeneste.

Sådan sælger du til dine interessenter i finanssektoren

For dine interessenter i finanssektoren kommer det mest til at handle om at lave regnestykket og sørge for, at du kan præsentere en hurtig og troværdig ROI. Men finanscheferne vil også gerne være forsikret om, at dette bliver et projekt med lav risiko, så det er meget vigtigt at opbygge tillid og præsentere en løsning med en dokumenteret track record. Her bør du sørge for at have casestudier eller referenceopkald med virksomheder, der allerede bruger løsningen ved hånden, for at bevise leverandørens og din business case’s troværdighed.

Plus, en moderne softwareløsning til automatisering af kreditorbogholderi vil bidrage til at give bedre synlighed i udgifterne og mere præcis rapportering af pengestrømme og periodiseringer. Og de rigtige funktioner i kreditor-software er helt sikkert noget, der vil få et smil frem på enhver CFO’s ansigt.

Gør regnestykket – ROI

Når det kommer til ROI-beregningerne, er der et par datapunkter, du skal indsamle:

1. Løsningsomkostninger: Det er afgørende, at du har det fulde og detaljerede billede, så du kan beregne de samlede omkostninger ved ejerskab. Spørg din leverandør:

• Betaler du en licenspris eller et månedligt abonnement? Hvad er denne omkostning baseret på – antal fakturaer, brugere eller andet?
• Hvad vil omkostningerne til produktopgraderinger være i de næste par år?
• Hvad er implementeringsomkostningerne, og hvor meget support vil der være behov for fra dit interne it-personale under implementeringen?
• Hvilke omkostninger skal du forvente til løbende support og vedligeholdelse?

1. Hårde besparelser, såsom:

• Reduktion af antallet af medarbejdere og/eller skalering af den eksisterende organisation til at håndtere større ansvarsområder.
• Undgåede gebyrer for forsinket betaling, tabte eller dobbelte betalinger og besparelser fra rabatter ved tidlig betaling.
• Reduktion af omkostningerne til håndtering af papirfakturaer (scanning, postforsendelse, arkivering).
• Fjernelse af interne ressourcer fra vedligeholdelse af gamle systemer.

1. Bløde besparelser, såsom:

• Tidsbesparelser på tværs af organisationen (dvs. budgetholdere, der udfører kontorarbejde, og AP-medarbejdere, der tager sig af leverandøreskalationer).
• Frihed for ressourcer i AP til mere værdiskabende opgaver.
• Bedre indsigt i AP-processen, hvilket giver rettidig og mere præcis støtte til finansielle prognoser, pengestrømme og periodiseringsrapportering.
• Bedre leverandørrelationer.
• Bedre organisatorisk fleksibilitet i tilfælde af forretningsændringer som f.eks. fusioner, opkøb og internationale ekspansioner.

Bed din leverandør om at hjælpe dig med at samle og benchmarke alle disse tal og sætte det hele ind i et regneark, som du kan præsentere for dine interne interessenter.