Debitorer – Betydning og forvaltning

Hvad er tilgodehavender?

Ordet tilgodehavende står for det beløb, der ikke er modtaget som betaling. Det betyder, at virksomheden har ydet kreditfacilitet til sine kunder.

Det tilgodehavende beløb er de penge, som en virksomhed har ret til at modtage efter en vis periode, når virksomheden har solgt varer eller tjenesteydelser på kredit. For eksempel er tilgodehavender en registrering af, at en virksomhed har udført noget arbejde for kunde X, og at kunde X skylder penge til virksomheden. Generelt er kreditperioden kort og varierer fra en måned eller to til et år.

Hvorfor er debitorer vigtige?

Virksomhederne har normalt investeret penge i at sælge et produkt eller levere en tjenesteydelse. Efter salg af varerne reduceres lagerbeholdningerne, og til gengæld har virksomhederne brug for et aktiv til at balancere regnskaberne. Enten er dette aktiv kontantbeholdning eller tilgodehavender i tilfælde af kreditsalg, og derfor optræder tilgodehavender på aktivsiden af balancen.

Da tilgodehavender udgør en stor del af virksomhedens aktiver, fører det til generering af indgående pengestrømme i virksomhedens regnskaber. Idéen bag at yde en kreditfacilitet til kunderne er at lette og lette transaktionsprocessen og etablere et stærkt kreditforhold mellem de involverede parter. Det kan føre til bedre aftaler eller øge chancerne for at forbedre forvaltningen af driftskapitalen.

Hvordan registreres tilgodehavender i regnskaberne?

Sædvanligvis forventer virksomhederne at modtage penge i fremtiden, så de skal lægges til aktiverne i virksomhedens regnskab. Den nøjagtige registrering af disse penge, der er tilgodehavende (tilgodehavender) i regnskaberne er påkrævet for at undgå misligholdelse af den skyldige betaling.

Få pejlemærker i forbindelse med registrering af tilgodehavender er som følger :

a. Etablering af praksis for kredittransaktioner :

Virksomheden kan etablere en praksis med at yde en kreditpolitik til sine købere. Denne kredit kan forlænges i en bestemt periode, og enhver misligholdelse af denne betaling medfører normalt en bod. Denne praksis med kreditfacilitet kræver, at to parter indgår en aftale om vilkårene og betingelserne for sådanne kredittransaktioner. Leverandøren af denne facilitet bør også kontrollere kundens betalingsevne, før han accepterer vilkår og betingelser.for at forhindre tab af likviditetstilstrømning.

b. Generering af fakturaer til kunden :

Virksomhederne er forpligtet til at generere fakturaer for det gennemførte salg eller de leverede tjenesteydelser. Fakturaen skal indeholde oplysninger om omkostningerne ved de varer og tjenesteydelser, der er solgt til kunderne. Denne fakturagenerering sikrer en klar registrering af kredittransaktionen i virksomhedens regnskab. Endvidere gives en kopi af fakturaen til kunden, så denne kan foretage betalingen i henhold til de aftalte betingelser.

c. Sporing af de modtagne betalinger og den betaling, der skal modtages :

En revisor er forpligtet til at spore de betalinger, der er modtaget eller skal betales fra kunderne. Oplysninger om betalingsmåde og dato for modtagelse af betaling skal registreres på kundens hovedbogskonto. Dette sikrer, at bogføringen af kreditbeløbet er korrekt. Virksomhederne skal også rettidigt generere påmindelser om skyldige beløb, der er udestående til kunderne.

d. Bogføring af tilgodehavender

Regnskabsføreren eller den person, der er ansvarlig for at tage sig behørigt af tilgodehavender, skal registrere alle forfaldsdatoer for de betalinger, der skal modtages. En rettidig og hurtig registrering af debitorerne fører til, at kunderne modtager betalingerne til tiden. Når debitortilgodehavendet er registreret, og betalingen er modtaget, kan kontoen for den pågældende part afregnes endeligt.

Hvad er forvaltning af debitorer?

Forvaltning af debitorer er den proces, der sikrer, at kunderne betaler deres tilgodehavender til tiden. Det hjælper virksomhederne med at forhindre, at de løber tør for driftskapital på et hvilket som helst tidspunkt. Det forhindrer også forsinket betaling eller manglende betaling af de udestående beløb fra kunderne. Det opbygger virksomhedens finansielle og likviditetsmæssige stilling. En god forvaltning af tilgodehavender bidrager til rentabiliteten ved at reducere risikoen for uerholdelige fordringer. Forvaltning handler ikke kun om at minde kunderne og opkræve pengene til tiden. Det drejer sig også om at identificere årsagerne til sådanne forsinkelser og finde en løsning på disse problemer.

Hvad er den proces, der indgår i debitorstyring?

En proces for debitorstyring omfatter følgende :

a. Kreditvurdering, dvs. kundernes betalingsevne skal gennemgås, inden der aftales vilkår og betingelser

b. Løbende overvågning af enhver risiko for manglende betaling eller forsinkelse i modtagelsen af betalingerne

c. Kundeforbindelserne skal vedligeholdes og dermed reducere de uerholdelige fordringer

d. Behandling af kundernes klager

e. Efter at have modtaget betalingerne bør saldi på den pågældende debitorkonto reduceres

f. Forebyggelse af eventuelle uerholdelige fordringer på de udestående tilgodehavender i en bestemt periode.