Den komplette guide til revisioner af kreditorrevisioner

Revisioner af kreditorrevisioner kan ofte virke skræmmende. Virksomheder foretrækker at finde belønninger i fremtiden og ikke at dvæle ved fortiden. Men lad ikke din frygt holde dig tilbage. Revision af regnskaber kan afsløre svindel, fejl og andre problemer, der kan bringe din virksomhed i fare – det sparer dig for uvurderlig tid og penge i det lange løb.

Hvis den udføres korrekt, bekræfter en AP-revision ikke kun, om du overholder reglerne, men den viser også, hvordan du kan drive din virksomhed mere effektivt. Husk, at det at betale en ekstern revisor for at bruge dage på at gennemrode dit papirarkiv er nu fortid Smarte softwareløsninger gemmer alle dine data ét sted, hvilket gør det muligt for dig at foretage en omfattende regnskabsrevision blot ved at trykke på en knap.

AP-revisioner: Hvorfor de er vigtige

Simpelt sagt er en AP-revision en uafhængig og systematisk undersøgelse af en organisations kreditorbogholderi. Den kontrollerer, om dine transaktioner er korrekt registreret, og om disse registreringer giver et nøjagtigt billede af din virksomhed. En velforberedt revisionsrapport vil fortælle dig, hvordan din virksomhed klarer sig, og hvor du kan forbedre dig.

For mange amerikanske virksomheder er revision af kreditorregnskaber ikke valgfri. Siden gennemførelsen af Sarbanes-Oxley-loven i 2002 skal de fleste offentlige virksomheder indsende deres regnskaber til ekstern revision. Revisorerne kontrollerer, om virksomhedens regnskaber overholder de standarder, der er angivet i de almindeligt anerkendte regnskabsprincipper (GAAP). Selv om overholdelse af reglerne medfører ekstra arbejde for virksomhederne, er der langt mindre sandsynlighed for store virksomhedsskandaler nu end tidligere.

Mange finansfolk betragter AP-revisioner som et nødvendigt onde. Regnskabsrevisioner kan afsløre fejl, svindel eller andre problemer, som kan give medarbejderne problemer. I praksis er der ingen grund til at være bange, medmindre man faktisk har noget at skjule. Behandl revisioner som en sikkerhedsinspektion af et køretøj – du ville gerne vide, om dine bremser var ved at give op, ikke sandt?

AP Auditing 101: A Guide for Beginners

Der er ingen fast måde at udføre en AP-revision på. Revisorerne vælger deres metoder ud fra størrelsen og formen af en bestemt virksomhed og den ønskede grundighed af revisionen. Gennemførelsen af GAAP-bestemmelserne varierer fra stat til stat, idet nogle stater tillader offentlige virksomheder at offentliggøre yderligere rapporter, som ikke behøver at følge GAAP-standarderne.

På trods af disse forskelle vil revisorerne generelt se efter fuldstændighed, gyldighed og overholdelse af registreringer og se, om saldoen for kreditorer blev oplyst korrekt på årsopgørelsen ved årets udgang. Tilsammen bekræfter de, om virksomhedens optegnelser rent faktisk giver et korrekt billede af virksomheden.

En revision af kreditorer består normalt af fire faser: planlægning, feltarbejde, revisionsrapport og opfølgende gennemgang.

Planlægning af en revision af kreditorer

I planlægningsfasen meddeler revisorerne virksomheden, at der skal foretages en revision. Det næste skridt er normalt et formelt møde, hvor omfanget og målene for evalueringen drøftes. På baggrund af dette møde udarbejder revisor en plan for selve undersøgelsen.

Accounts Payable Audit Procedures

Feltarbejdet er den fase, hvor revisorerne dykker ned i felten. De bruger flere dage eller uger på at gennemgå virksomhedens optegnelser, inden de samler deres data i en rapport, der opsummerer deres resultater og vurderingen af disse resultater.

Rapportering om revision af kreditorrevision

Når feltarbejdet er afsluttet, bliver resultaterne sat ind i den endelige revisionsrapport.

Opfølgningsrevision af kreditorrevision

Det er ikke ensbetydende med, at arbejdet er slut, bare fordi rapporten er færdig, at den er færdig. Det sidste skridt er, at revisoren foretager en opfølgende gennemgang efter et år for at kontrollere, om de ønskede resultater er opnået.

Sådan gør du din revision til en leg

Selv om vi er nået langt ind i den digitale tidsalder, udføres mange regnskabsrevisioner stadig i hånden. Hvis du ikke kan klare synet af en revisor, der leder efter en faktura-nål i en høstak af papir, er du ikke alene. Heldigvis findes der nu en mere effektiv måde at udføre revisioner på. Elektronisk fakturering og elektroniske betalinger gør det til en leg.

Skift til en AP-automatiseringssoftware sikrer hurtigere, billigere og enklere revision, fordi dine optegnelser vil være lettere at finde. Ved at give revisorerne skrivebeskyttet adgang til dine optegnelser kan deres arbejde være gjort på kun to eller tre timer i modsætning til de dage eller uger, de ville bruge på dit kontor ved at revidere regnskaber på traditionel vis.

Er du stadig tilbageholdende med at give slip på dine papiroptegnelser? Husk på, at kun papir giver en illusion af kontrol. Optegnelser kan blive forlagt, makuleret ved et uheld eller ganske enkelt gå tabt. Papir er faktisk modsætningen til effektivitet: Det gør faktura- og betalingsprocessen mindre synlig og dermed sværere at spore.

Sådan opdager du svindel i en AP-revision

Hvis du stadig ikke er overbevist om, at en automatiseret kreditorløsning er den rigtige for dig, så tænk på et af hovedformålene med revisioner: opsporing af svindel. AP-afdelinger er særligt sårbare over for svindel, fordi de behandler en stor mængde transaktioner. Association of Certified Fraud Examiners anslår, at en gennemsnitlig organisation mister 5 % af sine årlige indtægter på grund af svindel.

Den mest banale form for svindel er manipulation af fakturaer. Hvis en faktura er blevet behandlet med korrekturvæske, eller hvis der mangler vigtige oplysninger, bør alarmklokkerne ringe. Det samme gælder for dubletter eller fotokopierede fakturaer. Implementering af en automatiseret elektronisk faktureringsløsning er den nemmeste måde at gøre disse former for svindel til noget, der hører fortiden til.

Andre former for svindel kan være sværere at opdage. Svindlere ved, at revisorer ikke har tid til at kontrollere hver eneste faktura, hvilket giver mulighed for succesfuld manipulation af oplysninger. Det er her, at automatisering igen kan give ekstra sikkerhed. Automatiserede procedurer skaber et øjeblikkeligt revisionsspor og gør det lettere at søge efter almindelige indikatorer for svindel, f.eks. fakturaer, der ligger lige under de godkendte beløb, fakturaer med afrundede beløb og leverandører med postboksadresser. Intet system er helt sikkert mod svindel, men digitale løsninger gør det nemmere at opdage og forebygge svindel.

Med en stærk AP-afdeling på plads er der ingen grund til at frygte regnskabsrevisionsprocedurerne længere. Hvis du går over til det digitale system, bliver revisionen hurtigere, nemmere og billigere. Vigtigst af alt vil det være en leg at være på toppen af dit spil og give dig mere tid til at forfølge progressive strategier – som f.eks. planlægning af din virksomheds økonomiske fremtid.