Den Schedule C, der ledsager Form 5500 for planåret 2009 for store planer, vil være markant anderledes end den Schedule C, der tidligere var påkrævet. Den 16. november 2007 offentliggjorde Department of Labor (“DOL”) et nyt skema C, som træder i kraft for planåret 2009, og som kræver betydeligt flere oplysninger om gebyrer og kompensation fra tjenesteudbydere. Den 14. juli 2008 offentliggjorde DOL yderligere vejledning om kravene i skema C i form af 40 ofte stillede spørgsmål (“FAQ’er”).
Selv om det nye skema C for planåret 2009 generelt først skal indsendes i 2010, bør planens sponsorer og tjenesteudbydere gøre sig bekendt med de nye indberetningskrav for at være godt forberedt på at overholde dem på den krævede dato.
Det nye skema C
De nye oplysningskrav i skema C har til formål at øge gennemsigtigheden med hensyn til gebyrer og udgifter, der betales af personaleforsikringsordninger, og at sikre, at planens ansvarlige får de oplysninger, de har brug for til at vurdere rimeligheden af den kompensation, der betales for tjenesteydelser, der ydes til planen.
Skema C skal vedlægges den formular 5500, der indgives for en stor pensions- eller velfærdsforsikringsordning eller en direkte indberettende enhed (f.eks. fælles og kollektiv trust), for at indberette personer, der har ydet tjenesteydelser til ordningen og direkte eller indirekte har modtaget 5 000 USD eller mere i indberetningspligtig kompensation i forbindelse med de tjenesteydelser, der er ydet til ordningen, eller i forbindelse med deres stilling i ordningen. Direkte kompensation omfatter betalinger, der foretages direkte af planen for ydelser, der er ydet til planen eller på grund af en persons stilling i planen. Eksempler på direkte kompensation omfatter direkte udbetalinger fra planen fra en konto i planen, opkrævninger på konti fortabte konti i planen og direkte opkrævninger på individuelle konti for deltagere i planen. Betalinger, der foretages af en pensionssponsor, og som ikke refunderes af planen, er ikke omfattet af kravene til indberetning i skema C. Kompensation, som en tjenesteudbyder modtager i forbindelse med tjenesteydelser, der leveres til planen eller i forbindelse med sin stilling i planen, og som ikke modtages direkte fra planen eller planens sponsor, skal indberettes som indirekte kompensation. Eksempler på indirekte kompensation, der skal indberettes, omfatter gebyrer for underoverførselsbureauer, gebyrer for aktionærservice, gebyrer for vedligeholdelse af konti, 12b-1-distributionsgebyrer, findelønsgebyrer, float-indtægter, mæglerprovisioner og soft dollars. Det niveau af oplysning, der kræves for en bestemt tjenesteyder, afhænger af, om tjenesteyderen kun har modtaget “berettiget indirekte kompensation” eller har modtaget anden kompensation end “berettiget indirekte kompensation”.
Godkendt indirekte kompensation
Godkendt indirekte kompensation omfatter gebyrer eller omkostningsgodtgørelser, der opkræves af investeringsfonde og afspejles i investeringens værdi eller i investeringsafkastet (f.eks. finders’ fees, “soft dollar”-indtægter, float-indtægter og/eller mæglerprovisioner). For at en sådan indirekte godtgørelse kan være berettiget indirekte godtgørelse, skal pensionssponsoren have modtaget skriftlig oplysning om følgende oplysninger:
- den indirekte kompensations eksistens
- de ydelser, der er leveret for den indirekte kompensation eller formålet med betalingen af den indirekte kompensation
- beløbet (eller et skøn) for kompensationen eller en beskrivelse af den formel, der er anvendt til at beregne eller bestemme kompensationen
- identiteten af den eller de parter, der betaler og modtager kompensationen
Hvis en tjenesteyder kun har modtaget berettiget indirekte kompensation, skal pensionssponsoren kun identificere den person, der har givet den nødvendige oplysning om den indirekte kompensation.
Indirekte kompensation og direkte kompensation
For de personer, der har modtaget direkte kompensation eller indirekte kompensation, som ikke opfylder betingelserne for at være berettiget indirekte kompensation, skal der gives mere detaljeret oplysning. Sådanne tjenesteydere skal oplyse tjenesteyderens navn, adresse og EIN, tjenesteydelseskoden, der beskriver de tjenester, der er leveret til planen, tjenesteyderens forhold til planen, størrelsen af den direkte kompensation, der er betalt af planen, og størrelsen af den indirekte kompensation, der er modtaget (eller alternativt den formel, der er anvendt til at bestemme størrelsen af den indirekte kompensation).
FAQs Yderligere vejledning
DOL har modtaget mange spørgsmål vedrørende de nye indberetningskrav til skema C, og FAQs blev offentliggjort for at besvare mange af disse spørgsmål. Blandt de emner, der er omfattet af FAQ’erne, kan nævnes følgende:
- krav til den begrænsede indberetning af berettiget indirekte kompensation
- indberetning af kompensation, der ydes gennem et bundtet arrangement eller et “alliance”-arrangement
- indberetning af flydende indkomst
- indberetningskrav for en tjenesteyder, der har modtaget både godtgørelsesberettiget indirekte kompensation og indirekte kompensation, der ikke udgør godtgørelsesberettiget indirekte kompensation
- anvendelse af en formel eller et skøn til indberetning af indirekte kompensation
- metoder til opfyldelse af oplysningskravet for godtgørelsesberettiget indirekte kompensation (f.eks.g., elektronisk oplysning)
- indberetning af ikke-monetær kompensation (f.eks, gaver, underholdning) modtaget af tjenesteudbydere
Tjenesteudbyder, der undlader eller nægter at give oplysninger
Del II af skema C kræver, at en plan sponsor offentliggør identifikationsoplysninger for hver tjenesteudbyder, der undlod eller nægtede at give de oplysninger, der er nødvendige for at udfylde skema C. I erkendelse af de vanskeligheder, som mange tjenesteudbydere står over for med at give deres kunder i forbindelse med en personaleforsikringsordning de oplysninger, der er nødvendige for at overholde de nye indberetningskrav i skema C, giver DOL en vis overgangslempelse. For planåret 2009 vil planadministratorer ikke være forpligtet til at opføre en tjenesteudbyder på del II, hvis planadministratoren modtager en erklæring fra tjenesteudbyderen om, at tjenesteudbyderen i god tro har gjort en indsats for at foretage alle nødvendige ændringer i forbindelse med registrering og informationssystemer rettidigt, og at tjenesteudbyderen på trods af denne indsats ikke har været i stand til at gennemføre ændringerne i tide til at levere oplysningerne for planåret 2009.
Den fulde tekst af de ofte stillede spørgsmål kan findes her.
Kontakt os venligst for at få flere oplysninger om opfyldelse af disse nye krav.