Hvordan kan jeg bruge denne guide?
Dette er en kort guide til virksomhedsrapportering. Den er beregnet til at hjælpe folk, der hurtigt skal sætte sig ind i begreberne inden for virksomhedsrapportering. Målgrupper er bl.a. projektledere, forretningsanalytikere og systemarkitekter. Uanset om du skal administrere forretningsmæssige og funktionelle krav, evaluere værktøjer eller køre en formel leverandørudvælgelsesproces, er der tre måder at bruge denne vejledning på:
- Ordliste – Grundlæggende definitioner af de vigtigste begreber inden for rapportering med links til yderligere læsning.
- Tjekliste – Rapportdesignelementer og forretningsmæssige og funktionelle krav, som du skal overveje.
- Vejledning – Foregribelse og håndtering af de vanskelige organisatoriske spørgsmål i forbindelse med levering af virksomhedsrapportering.
Der lægges her vægt på effektiv levering af information til ledere. Denne vejledning vil ikke hjælpe dig med det specifikke indhold, dvs. hvad din organisation skal rapportere om (økonomi, drift osv.). Den gennemgår heller ikke rapporterings- og BI-leverandører og konsulentfirmaer.
Hvad er virksomhedsrapportering?
Jeg definerer virksomhedsrapportering (eller ledelsesrapportering) som den regelmæssige levering af oplysninger til beslutningstagere i en organisation for at støtte dem i deres arbejde. Disse rapporter kan have form af grafer, tekst og tabeller og formidles typisk via et intranet som et sæt regelmæssigt opdaterede websider (eller en “virksomhedsportal”). Alternativt kan de sendes direkte pr. e-mail til brugerne eller blot printes ud og gives rundt på gammeldags vis.
Typer af virksomhedsrapporter
- Metric Management – I mange organisationer styres forretningspræstationer gennem resultatorienterede målepunkter. For eksterne grupper er disse aftaler Service Level Agreements (SLA’er). For den interne ledelse er de Key Performance Indicators (KPIs). Typisk er der aftalte mål, som der skal følges op på i en periode. De kan anvendes som en del af andre ledelsesstrategier såsom Six Sigma eller Total Quality Management (TQM).
- Dashboards – En populær idé er at præsentere en række forskellige indikatorer på én side, ligesom et instrumentbræt i en bil. Typisk vil leverandørerne sælge dig “dåserapporter” (foruddefinerede rapporter med statiske elementer og fast struktur). Denne tilgang bør imidlertid give brugerne mulighed for at tilpasse deres dashboard-visning og fastsætte mål for forskellige målinger. Det er almindeligt at have trafiklys defineret for præstationer (rødt, orange, grønt) for at henlede ledelsens opmærksomhed på bestemte områder.
- Balanced Scorecards – En metode udviklet af Kaplan og Norton, der forsøger at præsentere en integreret oversigt over succes i en organisation. Ud over finansielle resultater omfatter de også kunde-, forretningsproces- og lærings- og vækstperspektiver. (Du bør læse om dette, hvis du er i tvivl om, hvilke slags ting du skal rapportere om.)
Out of Scope
- Ad hoc-analyser – Typisk foretaget én gang for at håndtere et specifikt initiativ, og derefter aldrig genbesøgt. De omfatter ofte opbygning af en model i et regneark for at gøre det muligt at undersøge “hvad nu hvis”-scenarier. Alternativt kan de have form af en skriftlig briefing eller en engangsrapport til ledelsen.
- Interaktive forespørgsler – Dette henviser til specifik teknologi, der giver en analytiker (eller en dygtig leder) mulighed for direkte at manipulere præsentationen af data. Analytikeren kan vælge dimensioner (f.eks. tid, sted, afdeling, medarbejder osv.) og “drill-down” (udvide) og “roll-up” (sammenklappe) dataene.
- Data Mining (og avanceret statistik) – Her anvendes teknikker som f.eks. neurale netværk og maskinlæring til at opdage nye, interessante og nyttige mønstre i dataene. Dette er bedst egnet til analyser som f.eks. klassificering, segmentering, clustering og forudsigelse.