Alle beslutninger vedrørende en elevs 504-berettigelse, placering og levering af eventuelle nødvendige tilpasninger og/eller relaterede hjælpemidler eller tjenester vil blive truffet af 504-teamet og skal være baseret på oplysninger fra en række forskellige kilder, hvor oplysninger fra alle kilder skal overvejes og dokumenteres omhyggeligt.
Medlemmer af 504-teamet kan omfatte bygningens 504-koordinator eller en godkendt udpeget person, en skolesygeplejerske, når det er relevant, og andre relevante skolemedarbejdere, som har kendskab til eleven og/eller evalueringsoplysningerne. Eleven og dennes forældre/værge inviteres typisk til at deltage i mødet i 504-teamet og har mulighed for at gennemgå alle relevante uddannelsesdokumenter. Skolen og forældrene/værgen kan invitere andre personer med viden om barnet og/eller processen til 504-mødet.
Der gives en skriftlig meddelelse til forældrene/værgen forud for mødet med oplysning om tid, sted og formål med mødet.
Bygningens 504-koordinator eller den godkendte repræsentant leder mødet. Der kan udarbejdes et mødereferat, og i så fald vil en kopi af referatet blive stillet til rådighed for forældrene/værgen og lagt i elevens uddannelsesmappe inden for en rimelig tid efter mødet.
Teamets beslutninger skal træffes ved konsensus. Det er ikke hensigtsmæssigt at træffe beslutninger om støtteberettigelse eller programmering på grundlag af en flertals “afstemning”. Hvis der ikke er enighed, vil 504-koordinatoren eller den godkendte repræsentant på mødet træffe den endelige beslutning om et barns berettigelse og, om nødvendigt, de tilpasninger og relaterede hjælpemidler og/eller tjenester, som barnet har brug for for at få adgang til skoleprogrammer.
Skoledistriktet vil give forældrene/værgen meddelelse om distriktets beslutning. Forældrene/værgen har ret til at søge at finde en løsning på eventuelle uoverensstemmelser gennem den lokale klageprocedure eller ved at indlede en uvildig høring.