En af søjlerne i ethvert projekt er Work Breakdown Structure (WBS) og den tilhørende WBS-ordbog. Uanset om du er en entreprenør, der præsenterer projektets baseline, eller kunden, der gennemgår baseline, er WBS og WBS-ordbogen din Rosetta-sten til at forstå, hvordan de forskellige dele af et projekt i sidste ende vil blive bundet sammen og i sidste ende levere det, du har sat dig for at opnå med dit projekt.
WBS er den hierarkiske opdeling af projektet efter leverancer. Det er den faktiske struktur, som vi er vant til at se og bruge til at organisere projektet. Den gør det muligt for os at opdele omfanget i mere håndterbare dele og giver os en rapporteringsstruktur, som vi bruger til planlægning, registrering af resultater og faktiske resultater. Den hierarkiske struktur gør det muligt for os at bore nedad og se på projektet på det laveste niveau, at rulle opad og se på det som helhed eller et sted midt imellem. WBS er fantastisk til disse ting. Hvad der ikke altid er indlysende, når man ser på WBS’en, er, hvordan arbejdet hænger sammen med Statement of Work (SOW), som ofte ikke er struktureret på samme måde som WBS’en.
Figur 1 – Work Breakdown Structure
WBS Dictionary udvider ikke blot den enkle enlinjede beskrivelse af WBS-elementerne, men forbinder også WBS med Statement of Work (SOW). WBS-ordbogen er normalt et regneark, der som minimum indeholder WBS’en, navnet på WBS-elementet og en beskrivelse af arbejdet i det pågældende element. Desuden vil en god ordbog have et felt, der angiver, hvilket afsnit i SOW’en der er omfattet af det pågældende WBS-element. Denne kortlægning relaterer de to strukturer til hinanden og åbner op for en masse muligheder for at forstå, hvordan projektet er planlagt, hvordan det fungerer, og hvad det koster. En WBS-ordbog kan se ud som i eksemplet nedenfor:
Den sidste kolonne i eksemplet viser, hvordan WBS-elementerne på laveste niveau er relateret til SOW’en. I eksemplet kan du se, at hvert element er relateret til to forskellige afsnit i SOW’en. Det første er fælles for alle elementerne; lad os sige, at det er projektledelsesafsnittet i SOW’en. Denne sammenkædning viser, at projektet vil planlægge, udføre og registrere de faktiske resultater for projektledelse på hvert enkelt element. Hvert element er også knyttet til et unikt afsnit, som kan indeholde specifikke krav i forbindelse med kommunikationsopgaverne. Hvert WBS-element skal være knyttet til mindst ét afsnit i SOW, men typisk vil de være knyttet til flere afsnit. Hvis du har et WBS-element, som ikke er forbundet med et SOW-afsnit, skal du spørge “hvorfor gør vi det?”, fordi det tilsyneladende ikke er en del af kontrakten. Omvendt bør hvert SOW-afsnit være relateret til mindst ét WBS-element, og det berører normalt flere WBS-elementer.
Så hvad giver det dig at have disse to strukturer forbundet? Det giver dig mulighed for at se på dit projekt i forskellige dimensioner, der åbner op for en masse rapporterings- og analysemuligheder. Hvis du f.eks. blot ser på en matrix over, hvor de to dokumenter er forbundet, kan du hurtigt få at vide, om du har alt dækket i SOW’en eller udfører arbejde i et WBS-element, som ikke er på kontrakt.
Men det er kun begyndelsen. Tænk over, hvilke oplysninger der er indfanget i et SOW-afsnit. Alle disse oplysninger kan nu relateres til en WBS, hvilket betyder, at de kan relateres til en tidsplan, ydeevne fra et earned value-system, den organisation, der udfører arbejdet, eller faktiske tal fra dit regnskabssystem.
Gennem at se på de relationer, der findes mellem WBS-elementer i tidsplanen, kan du se, hvordan forskellige SOW-paragraffer er forbundet, og om det giver mening eller ej. I eksemplet med WBS-ordbogen ovenfor kunne man forvente at se forbindelser mellem komponenttest (1.3.1) og systemtest (1.3.2). Hvis disse links ikke findes, vil det være et rødt flag for dit projekt, som bør undersøges.
Sammenhængseksemplet er kun en skravering af overfladen. Ydelse og faktiske resultater kan henføres tilbage til SOW-paragraffer. Forbindelsen er måske ikke nøjagtig, du kan være nødt til at allokere faktiske resultater i forbindelse med en WBS til flere SOW-paragraffer, men denne synlighed er stadig værdifuld. Du kan også gå ind i SOW-paragrafferne og se, hvordan elementer inden for disse paragraffer hænger sammen. F.eks. vil SOW-paragraffer normalt identificere leverancer, der påvirkes af et SOW-paragraf. En simpel kortlægning af en leverance til et SOW-afsnit, der er knyttet tilbage via WBS-ordbogen, åbner døren til at se på alle de attributter, der er diskuteret ovenfor, pr. leverance. Læg derefter yderligere felter ind i WBS-ordbogen (kontraktpostnummer, kontrolkontoansvarlige, kontrolkontoflag osv.), og mulighederne vokser.
Genbruges WBS-ordbogen korrekt, bliver den meget mere end et dokument, der beskriver arbejdet. Den bliver et projektkalejdoskop, der giver dig mulighed for at se på dine projektdata på et uendeligt antal måder.