Det er en af de første ting, du skal gøre, når du starter en ny virksomhed, at vælge, hvornår dit regnskabsår skal starte. Det lyder måske som den nemmeste ting at gøre, men dette ene lille skridt har helt sikkert en stor betydning.
Men blandt andet vil dit regnskabsår diktere din forretningsstrategi og din tidsramme for indkomstskatteindberetning. Det vil bestemme, hvordan du følger din virksomheds finansielle status, og hvordan du rapporterer den til dine aktionærer. En strategisk planlagt regnskabsperiode kan også forbedre din drift, hjælpe dig med at reducere omkostningerne og gøre din virksomhed attraktiv for potentielle investorer.
Hvordan beslutter du, hvornår du skal begynde dit regnskabsår?
Først skal vi gennemgå, hvad et regnskabsår er, og se på de faktorer, der påvirker det.
Hvad er et regnskabsår?
Et regnskabsår er en periode på 12 måneder, som du følger din virksomheds økonomiske situation i. Dets start markerer det tidspunkt, hvor du begynder med din virksomheds årlige regnskaber. Ved udgangen af denne 12-måneders periode har du et års finansielle data, som du kan bruge til at bestemme din skat og din virksomheds økonomiske sundhed.
I modsætning til et almindeligt år behøver et regnskabsår ikke at starte den 1. januar og slutte den 31. december. Du kan vælge at starte det på et hvilket som helst tidspunkt, så længe det strækker sig over 12 på hinanden følgende måneder.
Som virksomhedsejer kan du selv vælge det regnskabsår, der giver mest mening for din virksomhed. Det kan enten være
- Kalenderåret eller
- Dit eget regnskabsår, dvs. enhver periode på 12 sammenhængende måneder, der ikke slutter den 31. december
Afhængig af kalenderåret er den ligetil løsning, men som du vil lære, fungerer det ikke for alle virksomheder og alle brancher. Når du vælger et regnskabsår, skal du overveje flere faktorer, herunder arten af din virksomhed, skatteformål og sæsonmæssige variationer i din virksomheds aktiviteter.
Selv om du kan starte det når som helst, er det almindelig praksis for virksomhedsejere at starte deres regnskabsår i begyndelsen af visse kvartaler. Regnskabsår udtrykkes dog normalt i form af en dato for årets afslutning, så du vil ofte høre folk tale om “det regnskabsår, der slutter den 31. marts” eller “det regnskabsår, der slutter den 30. september”.”
Nu har vi gennemgået definitionen af regnskabsår, og lad os se på de faktorer, du skal overveje, når du beslutter, hvornår du skal starte din virksomheds regnskabsår.
Selskabsår og skat
Hvis du er eneejer af din virksomhed, kræver indkomstskatteloven, at du følger det almindelige skatteår. Det samme gælder, hvis du er aktionær i et S-selskab, eller hvis din virksomhed er registreret som et enkeltmandsfirma med begrænset ansvar (LLC). Hvis virksomheden er et partnerskab, skal dens skatteår være det samme som partnernes skatteår.
Sammen med enkeltmandsvirksomheder, partnerskaber, S-selskaber og LLC’er skal skatteårets afslutning for personlige serviceselskaber også følge kalenderåret.
Regulære C-selskaber kan eller kan ikke følge kalenderåret, afhængigt af hvad der er mest fordelagtigt.
Selv om IRS hellere vil have små virksomheder til at følge kalenderåret, vil de give tilladelse til, at du kan følge et hvilket som helst skatteår, hvis der er en tvingende grund til at gøre det. Du kan f.eks. vælge at følge en regnskabsperiode baseret på den naturlige salgscyklus for virksomheder i din branche.
Skatteår og salgscyklusser
Næsten alle brancher har deres egne unikke salgsmønstre. For eksempel har detailvirksomheder tendens til at have mest travlt i Thanksgiving-, jule- og nytårsferien. I modsætning hertil har de fleste servicebaserede virksomheder toppe og dale i løbet af året, afhængigt af arten af den service, de leverer.
Hvis din virksomhed ikke oplever væsentlige ændringer i salgsmængden i løbet af året, bør det fungere godt at overholde standardkalenderåret. Hvis din virksomhed imidlertid gennemgår udtalte sæsonudsving, kan du vælge et regnskabsår, der følger den naturlige salgscyklus i din branche.
Er din virksomhed af den type, der beskattes efter kalenderåret? Hvis svaret er nej, kan du vælge at basere dit regnskabsår på slutningen af den mest travle periode for din virksomhed. F.eks. er den naturlige afslutning på regnskabsåret for detailhandlere i januar, efter juleferiens travlhed og salgsperioden før inventaret. Derfor begynder detailhandlere normalt deres regnskabsår i februar.
Hvis du ejer en virksomhed, der beskæftiger sig med boligforbedring eller landskabspleje, har du sandsynligvis ikke megen aktivitet i vintermånederne, da færre kunder passer deres græsplæner eller har tid til at påtage sig renoveringsprojekter. I dette tilfælde er et regnskabsår, der starter i marts eller april, en fordel, da det placerer dine mest indbringende måneder i årets første halvdel.
Front-loading af dit regnskabsår giver dig mulighed for at stille dig bedst muligt økonomisk og er en stor hjælp, når du søger om lån eller forsøger at tiltrække investorer.
Af samme grund kan virksomheder, der oplever en stigning i salget i løbet af sommeren, vælge et regnskabsår, der slutter den 30. september. På samme måde har fitnesscentre og fitnessklubber fordel af at starte deres regnskabsperiode i feriesæsonen, hvor sundhedsrelaterede beslutninger for det nye år er i højsædet.
Selskabsår og regnskab
Har en revisor styr på dit regnskab? Hvis du har svaret ja, kan du måske spare nogle penge ved at følge et regnskabsår, der ikke stemmer overens med kalenderåret.
Regnskabsfirmaer er også sæsonbaserede virksomheder. Denne type virksomhed topper normalt i slutningen af det almindelige kalenderår, hvor de fleste virksomheder traditionelt lukker deres regnskaber. Det betyder, at hvis du vælger at afslutte dit regnskabsår på et andet tidspunkt, kan du måske benytte dig af din revisors lavsæsonpris og spare nogle penge.
Regnskabsfirmaer har også typisk travle sæsoner nær slutningen af hvert kvartal, så du bør måske også undgå disse perioder.
Andre faktorer
Ud over de vigtigste af dem, der er nævnt ovenfor, kan virksomhedsejere også beslutte sig for et regnskabsår på baggrund af disse faktorer.
- Driftsmæssig bekvemmelighed: For at bogføring, bankafstemninger og lageropgørelser kan forløbe lidt mere smidigt, har mange virksomheder en regnskabsårsafslutning, der falder sammen med den sidste dag i måneden.
- Skatteafregning: Mange virksomhedsejere planlægger deres regnskabsår for at sikre, at de vil være i stand til at afvikle deres gæld. Dette gøres normalt ved at lade virksomhedens skatteafleveringsfrist falde sammen med en periode med god likviditet, dvs. efter virksomhedens højsæson.
- Regnskabsaflæggelse: De fleste virksomheder har en regnskabsårsafslutning, der ligger langt fra stiftelsesdatoen. Hvis en virksomhed f.eks. blev stiftet den 1. februar, kan virksomhedens direktører vedtage en regnskabsårsafslutning den 31. januar. Dette gøres, så virksomheden har finansielle data for et helt driftsår, inden det første regnskabsår slutter.
Ændring af dit regnskabsår
Du kan ændre dit nuværende regnskabsår af flere forskellige årsager. Men hvis du gør det, skal du også ændre dit skatteår. Og det er her, det bliver svært.
For at ændre dit skatteår skal du få tilladelse fra skattevæsenet. Det betyder, at du skal indsende IRS Form 1128 (Application to Adopt, Change, or Retain a Tax Year). Personlige serviceselskaber, S-selskaber og partnerskaber skal muligvis indsende IRS Form 8716, så de kan bruge et andet skatteår end kalenderåret.
Hvis du gør dette for første gang, bør du måske få hjælp fra en skatteadvokat. Spørgsmålene er mange og komplicerede, og du vil gerne være sikker på, at du besvarer alt korrekt. For at få godkendelse skal du sikre dig, at du følger de retningslinjer, som IRS har fastlagt, og at du har en legitim forretningsmæssig grund til at anmode om ændringen.
I stedet for at skulle ændre dit regnskabsår et eller andet sted hen ad vejen, kan du undgå besværet ved at træffe en velinformeret beslutning helt fra starten. Det betyder, at du skal foretage den nødvendige research og rådføre dig med en regnskabs- eller skatteekspert, før du træffer en beslutning.
Spørgsmål at stille
For at opsummere er her nogle få spørgsmål, du skal stille, når du vælger et regnskabsår for din virksomhed.
- Hvordan er din virksomhed organiseret?
- I henhold til IRS’ retningslinjer, hvilken type skatteår skal du følge?
- Har din virksomhed veldefinerede sæsoner med højt og lavt salg?
- Hvad er din virksomheds bedste kvartal med hensyn til omsætning?
- Hvilket regnskabsår følger andre virksomheder i din branche?
- Er du tryg ved at have en regnskabsperiode, der ikke følger kalenderåret?
Den måde, du indretter dit regnskabsår på, påvirker alle dele af din virksomhed – fra din finansielle strategi til dine skatter og afgifter, fra din bogføring til din virksomheds vækst. Men du skal ikke lade dig skræmme. Husk på spørgsmålene ovenfor, når du finder det bedste regnskabsår for din virksomhed, og du vil være godt på vej.