Er dine opslagstavler ved at drukne i et hav af information?
I dagens verden med konstant kommunikation og bølge af informationsstrømme er det korrekt sagt, at “for meget information dræber information”. Og det er nøjagtig det samme, når vi modtager så mange advarsler. Nogle af os sætter også specifikke regler for at vise eller skjule notifikationer, men det skaber stadig et virvar af information?
Er du allerede begyndt at forestille dig de traditionelle opslagstavler på kontoret? Et scenarie, hvor du går ind på kontoret, og der er en stor opslagstavle, mens du går videre til din arbejdsstation. Der er en opslagstavle fuld af revet papir, forældede oplysninger, ukategoriseret indhold, der er hæftet op på samme sted.
Du stopper af og til op i et par sekunder for at få kendskab til virksomhedens opdateringer, kommende begivenheder eller noget andet, der kan være af interesse for dig. Nogle gange bliver du hængende i lidt længere tid, når du ser nogle interessante sektioner med navne, billeder og uformelle oplysninger om dine kolleger. Og så går du videre til dit arbejde.
Jamen, det kan være ret forvirrende at forstå de relevante oplysninger og vil højst sandsynligt blive ignoreret af de fleste medarbejdere. Fordi oplysningerne er sat et andet sted, og arbejdsstationen er et andet sted. De opdateringer, der er lagt ud på opslagstavlen, er stadig ikke forbundet med arbejdet.
Problemet er ikke, at det er en kort opslagstavle. Det centrale problem er, at den ikke er godt forbundet med dine daglige aktiviteter og ikke understøtter samarbejdet på arbejdspladsen.
Tjek din score for samarbejde
Så, hvad er den bedre måde at videregive vigtige oplysninger på arbejdspladsen på?
“Dynamisk digital opslagstavle” er svaret. De dage er forbi, hvor virksomheder plejede at opsætte opslagstavler eller plakater på fællesområder, i lobbyen og i venteværelser. Det er klart, at teknologiske fremskridt og kommunikationsværktøjer er blevet en ustoppelig tendens. Mange mennesker tænker ikke meget på at have en virksomhedens opslagstavle, når de tænker på intranet på deres arbejdsplads. Se de vigtige overvejelser i forbindelse med udformning af et intranet.
Intern kommunikation på arbejdspladsen er vigtigere end nogensinde før på baggrund af COVID-19-situationen. Strategierne, kommunikationsmetoderne, arbejdskulturen og hele virksomhedsverdenen ændrer sig alt for hurtigt og er blevet meget usikker. Måske spiller den interne kommunikation den vigtigste rolle for at holde alle medarbejdere orienteret.
Hvorfor bruge digitale opslagstavler?
Medarbejderne foretrækker i overvejende grad dynamisk indhold, der er let tilgængeligt på deres digitale skærme. Opslagstavler gør det muligt for dig at kommunikere advarsler, nødmeddelelser, meddelelser og mange andre dele af din interne kommunikationsstrategi effektivt på arbejdspladsen. De digitale opslagstavler er et af de mest effektive kommunikationsværktøjer på arbejdspladsen til at give vigtige oplysninger til medarbejderne og få deres opmærksomhed. De kreative, farverige og bevægelige advarsler og oplysninger har langt bedre muligheder for at blive optaget af målgruppen – hvad enten det er medarbejdere eller kunder.
Med Office 365 (nu omdøbt til Microsoft 365) får du et nemt værktøj til at sende nyheder, meddelelser og information til en bestemt målgruppe i stedet for til enkelte medarbejdere. Den forskellige stil af nyhedsbreve er klar til brug på få sekunder og godt formateret til enhver enhed. Nu behøver du ikke længere at udarbejde komplicerede e-mails eller meddelelser, hver gang du har nogle vigtige oplysninger, der skal deles med medarbejderne. Med så mange funktioner og facetter har opslagstavlerne alt, hvad du har brug for til at booste din interne kommunikation.
Topfordele ved opslagstavler
- Forbedret samarbejde – Hver opslagstavle på intranettet er en unik samling af oplysninger og idéer. Medarbejderne kan opdage nyt indhold og også bidrage med informationerne. Samarbejdet bliver meget lettere, da du kan dele oplysningerne med dit team eller blot sende hurtige links direkte fra tavlen. Det holder oplysningerne friske, da teamet opdaterer dokumenterne over tid.
- Fællesskabsfølelse – De digitale opslagstavler symboliserer en følelse af social samhørighed på arbejdspladsen ved at skabe en fælles ramme for medarbejderne. De kan lære mere om deres fælles mål, synspunkter og måder at møde udfordringer sammen på, og i sidste ende får de en fremragende måde at dykke ned i samtalerne på. Det er også med til at formidle en følelse af, at de mennesker, der bidrager til bestyrelsen, er en del af et større fællesskab.
- Øget produktivitet – Bulletin boards kan være en fantastisk måde at spare tid og øge produktiviteten på. Dette værktøj kan spare medarbejderne for besværet med at sortere overflødige e-mails og tonsvis af oplysninger. I stedet kan beskederne, memoer og opgaverne lægges særskilt op på opslagstavlen. Desuden kan klare og konsekvente oplysninger drastisk øge præstationen, produktiviteten, medarbejder- og kundetilfredsheden.
- Empowerment af medarbejderne – Opslagstavler kan tjene som en stor inspiration til at motivere og styrke medarbejderne. F.eks. kan medarbejdernes påskønnelser og historier om vellykkede projektafslutninger opmuntre medarbejderne og få dem til at føle sig værdsat. Det kan også bruges som et nyttigt læringsværktøj.
- Bedre informationsoptagelse – Mange organisationer er afhængige af de kommunikationsmetoder, der er mest tilbøjelige til at blive overset eller ignoreret. Men digitale opslagstavler tilbyder visuel informationsstyring, så medarbejderne kan holde sig ajour med opdateringer fra virksomheden, information, kollegiale aktiviteter og muligheder på arbejdspladsen. De visuelle elementer hjælper folk til hurtigt at absorbere informationen, da publikum er mere tilbøjelige til at huske informationen, når den leveres i engagerende formater som grafik, videoer osv. Med opslagstavler i et intranet er det lettere for lederne at opdatere og kontrollere indholdet hurtigt. De kan nemt sende rettidigt indhold, nødopdateringer eller nye oplysninger med få klik.
Gå i gang med Bulletin Board for at styrke din interne kommunikation
Rejsen med bulletin boardet starter med et moderne intranet på Office 365, der hjælper dig med at forblive organiseret og produktiv. Fremadrettet tjener bulletin board-funktionaliteten også som grundlag for scenarier for indholdsopdagelse, kuratering, samarbejde og vidensstyring på arbejdspladsen.
Arbejdspladsen og værktøjerne skal være designet til at være samarbejdsorienterede og gøre arbejdet lettere for alle. Hvis du ønsker at høste de forretningsmæssige fordele ved opslagstavler, er det bedste tidspunkt NU.
Når du planlægger at forbedre den interne kommunikation i organisationen, skal du begynde at identificere nogle vigtige faktorer som f.eks:
- Hvilke oplysninger har dit team brug for?
- Hvor bruger dit team det meste af tiden?
- Hvor ofte har du brug for at dele oplysninger med teamet?
Har du brug for mere hjælp til din interne kommunikationsstrategi eller høring om digital opslagstavle? Vi hos BizPortals 365 vil meget gerne høre fra dig. Vi vil gennemgå dine mål og foreslå de løsninger, der kan gøre dine kommunikationsplaner til virkelighed. Planlæg en gratis demo nu.