Nøjagtige data i rapporter om facility management og kapitalplanlægning er vigtige. Den måde, som lederne præsenterer disse data på, er endnu vigtigere.
Når man udarbejder en rapport, er det ikke nok blot at præsentere oplysningerne, det er vigtigt at engagere publikum og fortælle en overbevisende historie om, hvad der er opnået, og hvad dit team planlægger at opnå i fremtiden.
En nøjagtig rapportering er også et middel til at definere de næste skridt og de nødvendige skridt for at nå dertil. Dette er især vigtigt, når de næste skridt omfatter anskaffelse af finansielle, programmatiske og personalemæssige ressourcer.
Som facility manager bruger du hver dag en række værktøjer og systemer, herunder fysisk udstyr til at udføre manuelle reparationer og datasystemer, som er afgørende for driften af dine faciliteter og fysiske aktiver. Ledelse af et anlæg er en proces, der indebærer brug af de rigtige værktøjer på det rigtige tidspunkt for at opnå optimale resultater.
Det vigtigste enkeltstående værktøj, der er afgørende for din organisations succes, er imidlertid dit rapporteringssystem. Dataindsamling, -styring og -lagring er en integreret del af facility management-branchen. Her diskuterer vi, hvorfor præcis rapportering er så vigtig.
1. Maksimer produktivitet og effektivitet
Maximering af det operationelle output af dine faciliteter og fysiske aktiver og samtidig minimering af drifts- og kapitalomkostninger er den vigtigste balancegang for facilitetsteamet. For at opnå dette er et facility management-system, der indeholder realtidsrapportering og tilbyder datavisualisering, yderst fordelagtigt.
For at forstå, hvor effektiv din vedligeholdelsespraksis er, er det muligt at måle dit teams gennemførte arbejdsordrer i forhold til det samlede antal arbejdsordrer, der er indgivet. Dette enkle datasæt vil belyse, om dine vedligeholdelsesaktiviteter er effektive, eller om dit team er gået i stå med for meget efterslæb.
Lær hvordan du kan forbedre dit forebyggende vedligeholdelsesprogram >
Det kan også afsløre, hvor hurtigt disse reparationer udføres. Dette er en nem måde at styre nedetid og forbedre produktiviteten på. Data, der indsamles ved hjælp af facility management-software, er nøglen til hurtigt at identificere potentielle operationelle svagheder og rette dem i god tid, før de bliver til et problem.
2. Få dine projekter finansieret
Generelt er facility managers afhængige af bygningsadministratorer og økonomiafdelinger til at bestemme ting som driftsbudgetter eller fremtidige kapitaludgifter. Det betyder, at enhver facility manager bør blive ekspert i at udtrække nyttige driftsdata og bruge dem til at påvise effektivitet.
Det er afgørende for at sikre, at dine projekter bliver finansieret og godkendt, at du opstiller de rigtige målinger og forklarer dine kapitalprojekter ved hjælp af de rigtige finansielle analysebegreber. Uden de rigtige finansielle modeller kan det være svært at forklare de finansielle interessenter præcist, hvorfor visse projekter skal finansieres.
Lær mere om asset management og kapitalplanlægning med Intellis >
For at få succes med at sælge dit kapitalforbedringsprojekt er det vigtigt at præsentere en overbevisende business case, der er understøttet af intelligente data. Det er afgørende for facility managers at forstå ikke kun de praktiske aspekter af driften, men også den finansielle underbygning.
Et facility management-system med robuste dataindsamlingsfunktioner vil hjælpe dig med at demonstrere dit anlægs investeringsafkast, afkast af aktiver og afkast af egenkapital – som alle påvirkes af, hvordan du driver din bygning.
Med et facility management-system som FOUNDATION.Plans er det nemt at konvertere din vision til operationelle mål og at sammenkæde din plan for kapitalprojekter med individuelle præstationer, strategisk planlægning og samtidig fremhæve resultaterne med henblik på løbende forbedringer.
3. Fremtidssikre med dataanalyser
Bygninger og infrastruktur begynder at forfalde, så snart de tages i brug. Efterhånden som bygninger ældes, gennemgår de en forringelsesproces, som kan kategoriseres i fem livscyklusfaser, der korrelerer med fornyelse af aktiver:
- Børnealder: mindre end 1 år
- Børnealder: 1-16 år
- Udvækst: 17-29 år
- Voksenalder: 30-49 år
- Alderdomsalder: 50 år og derover
Det er vigtigt for facility managers at vide, hvornår større reparations- og vedligeholdelsesproblemer vil begynde inden for hver af disse faser. Det er muligt at forbedre effektiviteten af din kapitalplanlægning betydeligt ved at indsamle data om udstyrets levetid, reparationstidsplaner i forhold til branchestandarder og benchmarks.
Alle disse faktorer kan påvirke, hvornår du skal have penge sparet op til en større renovering eller udskiftning. Dette vil gøre planlægningsprocessen meget smidigere og hjælpe din afdeling med at overholde en tidsplan.
Data er nøglen til at hjælpe facility managers med at bestemme den bedste tilgang til at motivere tilsynsførende og teknikere til at holde sig på sporet med et velfungerende forebyggende vedligeholdelsesprogram.
En af de bedste egenskaber ved FOUNDATION er, at det er et cloud-baseret dataindsamlingssystem, som har mulighed for at opdatere oplysninger om fysiske aktiver i realtid eller endda på farten.
Læs vores guide til mobilteknologi for facility managers >
Mobil dataindsamlingsteknologi giver facility managers mulighed for at administrere arbejdsprocesstrømme, spore fysiske aktiver og føre tilsyn med bygningsfaciliteter på mange måder. Mobilteknologi hjælper facility managers med at kommunikere, samarbejde og styre arbejdsbyrden mere effektivt.