Interne kontroller for kreditorer

Interne kontroller for kreditorer

Kontroller for kreditorer er designet til at hjælpe med at mindske tabsrisikoen i kreditorerhvervelsen. Kontroller af lønninger er opdelt i tre kategorier: betalingsforpligtelse, indtastning af lønningsdata i systemet og betaling af leverandører.

Kontroller af betalingsforpligtelse

Godkendelse af faktura

Med denne kontrol signalerer den person, der har bemyndigelse til at godkende betaling, at han eller hun godkender leverandørfakturaen. Denne kontrol er relativt svag, hvis den, der godkender, kun ser leverandørfakturaen, da der ikke er nogen mulighed for at se, om varerne eller tjenesteydelserne er modtaget, eller om de opkrævede priser er i overensstemmelse med det, der oprindeligt stod i kontrakten. Godkenderen vil måske også gerne vide, hvilken hovedbog (GL) konto der skal debiteres.

Det er bedre for AP-personalet at samle leverandørfakturaen, godkende købsordren og modtagedokumentationen i en pakke og derefter stemple fakturaen med en underskriftsblok. Den bør også indeholde det kontonummer, der skal debiteres, og derefter lade den godkendende person gennemgå den. Denne fremgangsmåde giver godkenderen et komplet sæt oplysninger at arbejde med for at opnå bedre kontrol.

Godkendelse af indkøbsordre

Indkøbsafdelingen udsteder en indkøbsordre for alle indkøb, som virksomheden foretager. Denne praksis godkender i det væsentlige alle udgifter, før de er blevet foretaget, hvilket kan forhindre, at nogle udgifter nogensinde bliver til virkelighed. Da kontrollen kræver en ordentlig mængde arbejde fra indkøbspersonalet, vil de sandsynligvis bede medarbejderne om at anmode om varer med en formel indkøbsanmodningsformular.

Anvend den trevejstilgang

En person i lønningsafdelingen vil matche leverandørfakturaen med indkøbsordren og kvitteringen for modtagelse, før betalingen godkendes. Denne fremgangsmåde ophæver behovet for godkendelse af fakturaen, fordi godkendelsen er baseret på indkøbsordren. Det er bedre end godkendt udelukkende på grundlag af købsordren, fordi det bekræfter modtagelsen af varer eller tjenesteydelser. Men denne proces kan være smerteligt langsom, og hvis der mangler papirarbejde, kan den nemt bryde sammen. medmindre du har et elektronisk system på plads, der matcher leverandørfakturaen med modtagelsen af varer i forhold til købsordren.

Søgning efter dobbeltbetaling

Med et edb-system er der en automatisk søgning efter dobbelt fakturanummer, for at forhindre dobbeltbetalinger. Men hvis du stadig arbejder med et manuelt system, er det en mere besværlig og tidskrævende opgave. Det kræver, at en kreditorsekretær skal søge i leverandørfilen og filen med ubetalte fakturaer for at se, om en faktura fra en leverandør allerede er blevet betalt. I mange situationer gør mængden af indkomne fakturaer dette vanskeligt, hvilket får dem til at opgive identifikation af dobbeltfakturaer, hvilket betyder, at det bliver en øget risiko at betale for ting to gange.

“Brug af et e-indkøbssystem, der integreres med kreditorbogholderiet, gør det meget nemmere at implementere kontrol med betalingspligt.”

Kontroller af dataindtastning

Der er mange måder at sikre, at alle leverandørfakturaer kommer ind i systemet, selv om hver kontrol har varierende succesniveau.

Registrering før godkendelse

Denne kontrol lægger større vægt på at betale leverandører end på at få tilladelse til at betale. Ved denne metode indlæses alle fakturaer i systemet sammen, så den bruges bedst, når indkøbsordrer bruges til at autorisere indkøb.

Registrér efter godkendelse

Dette tvinger AP-medarbejdere til at kontrollere godkendelsen af alle fakturaer, før de indlæses i systemet.

Brug retningslinjer for fakturanummerering

Hvis et af de største problemer i din organisation er dobbeltbetalinger, er det vigtigt at sørge for, at du bruger et system, der sikrer, at fakturanumre registreres korrekt. Elektroniske systemer kontrollerer for dobbelte fakturanumre for at forhindre dobbeltbetalinger, men hvis der er uoverensstemmelse i den måde, hvorpå disse numre registreres, f.eks. hvis du bruger 0000623 én gang og 623 en anden gang, vil systemet ikke markere det som en dublet. Dette problem opstår også, når der er bindestreger i fakturanummeret, fordi 123-456 kan registreres med bindestregen eller som 123456 i systemet.

Match til budget i regnskaber

Hvis leverandørfakturaer fejlagtigt debiteres den forkerte afdeling, er det muligt, at den afdelingsleder, der kigger på regnskaberne, vil finde uoverensstemmelsen mellem det debiterede beløb og budgettet og gøre regnskabsafdelingen opmærksom på det.

Kontroller af betalinger

De fleste af de kontroller, der er anført her, gælder for betalinger med check, da dette stadig er den mest almindelige betalingsmetode. I tilfælde af elektroniske betalinger er disse kontroller ikke så nyttige, men du kan stadig spore betalingerne i dit regnskabssystem.

Split Check Printing and Signning Duties

Med denne kontrol udarbejder én person checkene, og en anden person underskriver dem. Dette andet sæt øjne giver en krydskontrol for at sikre, at midlerne er til stede til betaling, samtidig med at der stadig opretholdes et passende cashflow.

Låst opbevaring af checks

Alle ubrugte checks skal opbevares på et aflåst sted. Ellers kan de blive stjålet og udfyldt på bedragerisk vis og derefter indløst. Eventuelle underskriftsstempler, der er brugt til at underskrive checkene, bør også opbevares på et aflåst sted.

Spore checknummerrækkefølgen

For at sikre, at der ikke mangler checks, som der ikke er redegjort for, vælger mange virksomheder at føre en log, der indeholder rækken af checknumre, der er brugt under en checkkørsel. Dette er nyttigt for at fastslå, om der er forsvundet nogle checks på lageret. Opbevar loggen separat fra de ubrugte checks for at forhindre, at nogen stjæler loggen samtidig med, at de stjæler checks.

Kræv manuel checkunderskrift

Som virksomhed kan du kræve, at alle checks skal underskrives. Selv om det virker som en god idé, er det en svag kontrol, fordi de færreste checkunderskrivere ikke dykker ned i, hvorfor checken er udstedt, og sjældent tager sig tid til at søge de betalte beløb. Hvis din virksomhed vælger at bruge et underskriftsstempel eller -plade i stedet, bliver det nødvendigt at have et stærkt indkøbsordresystem. Dette giver indkøbspersonalet mulighed for at blive de facto fakturagodkendere, fordi de udsteder indkøbsordrer tidligt i processen fra køb til betaling.

Kræv yderligere checkunderskrivere under visse omstændigheder

Hvis et checkbeløb overstiger en bestemt forudbestemt tærskel, skal du kræve, at en anden person underskriver checken. Denne kontrol giver flere teammedlemmer på højt niveau mulighed for at stoppe en betaling, i teorien. I virkeligheden styrker det ikke kontrollen at indføre endnu et trin i processen.

Stærke interne kontroller i hele betalingsprocessen er det første skridt i retning af at forebygge dyre fejl, der påvirker din bundlinje. Strømlining af kreditorafdelingen er en måde at indhente rabatter ved tidlig betaling, hvilket giver mulighed for at spare penge, der kan geninvesteres i virksomheden eller polstre overskuddet.