Hvad er en fraværstracker?
En fraværstracker er et værktøj, der hjælper dig med at holde styr på dine medarbejderes fravær.
Disse værktøjer kan komme i forskellige former og størrelser, herunder som en Excel-skabelon eller som et online (cloud) system.
Excel-baseret fraværstracker
En Excel-baseret fraværstracker er nem at komme i gang med, så længe du har Excel installeret. Du kan blot downloade skabelonen og begynde at tilføje dine brugere og fravær.
Ulemperne ved en Excel-skabelon kommer især frem, når du har flere end et par medarbejdere at administrere.
Alle anmodninger og forespørgsler om fravær skal komme gennem lederen, det er ikke muligt for medarbejderne at planlægge deres fravær uden at spørge om datoer med deres leder.
Forespørgsler kan komme via et telefonopkald, en besked eller en e-mail, hvilket kan gøre det svært at holde styr på fraværsforespørgsler.
Det at være indeholdt i en enkelt fil gør det også lettere at forlægge eller slette.
Hvis du støder på et it-problem som f.eks. filkorruption eller endda en tabt bærbar computer, risikerer du at miste alle dine fraværsoplysninger. Det er vigtigt at sikre, at dit regneark er sikkerhedskopieret regelmæssigt.
Excel-skabeloner mangler også funktionaliteten til at validere input for at forhindre fejl.
Online fraværssporingssystemer
Et hosted (cloudbaseret) system vil skalere meget bedre for virksomheder med mere end et par medarbejdere. Disse systemer giver dine medarbejdere mulighed for at booke deres egen ferie med et godkendelsessystem, så deres leder nemt kan godkende fraværet.
Medarbejderne har også mulighed for at se deres eget fravær i systemet. Dette reducerer antallet af spørgsmål, som lederne vil modtage vedrørende medarbejderens fravær.
Fejl forhindres med kontroller for at sikre, at medarbejderne ikke kan booke mere fravær, end de har fået tildelt, sammen med anden validering er dette med til at gøre sporing af fravær til en problemfri proces.
Disse systemer giver også ledelsen mulighed for nemt at se statistik og tal for fraværsdata. De lettilgængelige rapporter hjælper også med planlægning og estimering af kommende arbejde.
Af Kieran Baker, Absentias grundlægger