Organisatorisk proces for projektledelse | Organisatorisk proces Aktiver

Projekter kan generelt betragtes som en “proces”. De har en begyndelse og en slutning, og mellem disse to forskellige datoer foregår der en “proces”. Den organisatoriske proces for projektstyring har flere procesaktiver. Hvilke aktiver betragtes som organisatoriske procesaktiver? Hvad er betydningen af organisatoriske procesaktiver? Hvorfor er de organisatoriske procesaktiver vigtige for projektledelse og hele virksomheden?

I denne artikel vil vi gennemgå den organisatoriske proces i projektledelse og også se, hvad er de organisatoriske procesaktiver er.

Hvad er definitionen af organisatoriske procesaktiver i projektledelse?

PMBOK® Guide definerer de organisatoriske procesaktiver som planer, processer, politikker, procedurer og vidensbaser. Alle disse organisatoriske procesaktiver er specifikke for den udførende organisation. Fordi disse organisatoriske procesaktiver er resultaterne af denne særlige organisations tidligere praksis. Så vi kan sige, at de organisatoriske procesaktiver vil variere fra den ene organisation til den anden.

Lad os gennemgå disse organisatoriske procesaktiver i projektledelse lidt mere detaljeret. Alle disse organisatoriske procesaktiver, der er nævnt ovenfor, har ét stort fælles aspekt: de er erfaringer fra fortiden. Med andre ord, mens virksomheden er engageret i forskellige projekter, får den flere organisatoriske procesaktiver i løbet af disse gange. En anden type organisatorisk procesaktiv er selve virksomhedens historie.

Organisatoriske procesaktiver omfatter dokumentationen, og derfor fungerer den som virksomhedens arkiv eller opbevaringssted. For eksempel er projektplanskabelon, sikkerhedspolitikker, indkøbsprocedurer og virksomhedens vidensbase alle kategoriseret som organisatoriske procesaktiver.

Hvad er fordelene ved organisatoriske procesaktiver i projektledelse?

Da vi har sagt, at organisatoriske procesaktiver består af det, som virksomheden har erhvervet gennem tiden, er de meget værdifulde, især i forbindelse med planlægningen af et projekt. Mange dokumenter, politikker eller procedurer hører under organisatoriske procesaktiver. Så de bruges som input til de fleste planlægningsprocesser. Hvis virksomheden f.eks. forsøger at igangsætte et nyt projekt, som minder meget om et projekt, som den tidligere har afsluttet, vil et kig på dokumentation af tidligere projekters erfaringer give masser af indsigt under planlægningen af et nyt projekt.

Et andet tilfælde, der illustrerer, hvordan organisatoriske procesaktiver kan være gavnlige og tidsbesparende for virksomheden, er tilfældet med ansættelse af en ny medarbejder. Hvis alt det, som han eller hun vil være ansvarlig for, er godt dokumenteret, vil det være virkelig nemt for dette nye teammedlem at begynde at arbejde hurtigt og effektivt. “Hvad skal medarbejderen gøre, hvis deres computer går tabt?” er et andet spørgsmål i forbindelse med informationssikkerhedspolitikken, så det er også et aktiv i den organisatoriske proces. Hvis virksomheden har et dokument for netop dette tilfælde, vil alle vide, hvad de skal gøre, og denne situation vil blive håndteret uden større problemer.

Hvad er de andre generelle fordele ved organisatoriske procesaktiver?

Den organisatoriske vidensbase bruges til at lagre og hente oplysninger fra denne vidensbase, når der er behov for det. Virksomhedens vidensbase indeholder masser af nyttige oplysninger, ikke kun om projekterne, men også om mange andre emner, f.eks. hvordan man får et arbejdsvisum til et nyt land, hvordan man løser en defekt i et program, tips til at holde mere effektive møder osv.

Så for en virksomhed er de organisatoriske procesaktiver ikke kun afgørende for projektstyring, men også for dens generelle ledelse.