Overvejer du et job som kontorchef?

“En kontorchef er ansvarlig for alt, hvad der kan påvirke livskvaliteten på kontoret,” siger Jase Bergen, der er kontorchef for et underholdningsselskab i New York City. “Hvis det er i stykker, må du hellere reparere det – ingen undskyldninger. Man skal bare gøre det. Og når seks ting går i stykker på én gang, skal man holde hovedet koldt og være i stand til at finde ud af, hvad der skal repareres først.”

Få roller er så vigtige for et kontor som kontorchefens. Kontorchefer, der er ansvarlige for at cirkulere information i hele organisationen og for at koordinere leverandørernes, ledelsens og supportpersonalets indsats, sikrer, at alle arbejder sammen om at opnå virksomhedens overordnede succes. Kan du klare opgaven?

Beskrivelsen af et job som kontorchef omfatter ofte prisfastsættelse af kontorartikler, lønadministration, kontrol af småkassen, tilsyn med støttepersonale og samtaler med jobansøgere. En kontorchef skal udøve sund dømmekraft hver dag, og enhver fejl kan betyde opsigelse.

Tænk på medarbejderne

Udstyr er ikke det eneste, der har brug for regelmæssig vedligeholdelse og støtte i en organisation. En stor del af en kontorchefs arbejde består i at motivere og koordinere andre for at sikre, at alle arbejder produktivt sammen mod et fælles mål.

“Tricket ved at være en god kontorchef er at gøre sig fortjent til folks respekt”, siger Bergen. Det betyder, at dine medarbejdere og ledere skal vide, at de kan regne med dig, når det kniber, og at du vil gøre det rigtige for alle, gang på gang. Nogle gange betyder det, at du skal stå op for det, du ved er rigtigt, selv om en kollega – eller din chef – er uenig i din beslutning.

“Dit omdømme er alt”, forklarer Bergen.

Omiddelbar tilfredsstillelse

Selv om en kontorchef ofte arbejder under stort pres, fordi hendes ansvarsområde er så stort, er hendes tilfredshedsniveau også højt. I en undersøgelse fra 2004 foretaget af International Association of Administrative Professionals (IAAP) rapporterede kontorcheferne, at det at kunne se resultaterne af deres arbejde afspejlet i øget produktivitet og kontoreffektivitet med det samme er det, de bedst kan lide ved deres job.

Den ideelle kontorchef

Jack Deal, en adfærdspsykolog med speciale i erhvervsspørgsmål, har udarbejdet følgende liste over uundværlige færdigheder for den ideelle kontorchef.

• Topkarakteristiske computerfærdigheder.
• Fremragende opførsel i telefonen.
• Verbale færdigheder: Hvis en officer manager ikke kan tale godt, hvilket indtryk vil hun så give? I mange virksomheder er det også et aktiv at kunne tale et fremmedsprog flydende.
• Gode skriftlige færdigheder: Evnen til at bruge korrekt grammatik, syntaks og logik, når man skriver, er afgørende.
• Gode organisatoriske færdigheder: Hvis man ikke er i stand til at finde eller få adgang til vigtige oplysninger effektivt, kan det skade en virksomhed.
• Ledelseskvaliteter: Kontorchefer bør være i stand til at føre tilsyn med andre og være villige til at bruge, men ikke misbruge magt.
• God arbejdsmoral: Det er også vigtigt at møde op til tiden og blive, indtil arbejdet er færdigt.
• Holdspilsevner: Hvis du er en administrativ assistent, der er interesseret i at blive kontorchef, skal du kontakte din personaleafdeling for at høre, om der findes interne uddannelsesprogrammer i forbindelse hermed. Ifølge IAAP tilbyder mange store virksomheder kurser og faglige udviklingskurser for at forberede dig på kontorledelse.

  Den selvlærte leder

  Administratorer kan også udvikle ledelsesfærdigheder på egen hånd, og mange lærer disse færdigheder på jobbet, ifølge Annette Dubrouillet, præsident og ejer af Continuum i Springfield, Virginia.

  Den konsulent, taler og personlige coach, der regelmæssigt arbejder med administrative fagfolk, råder Dubrouillet administratorer til at udvikle færdigheder til selvhjulpenhed. “Admins skal være ansvarlige for deres egen professionelle udvikling, deres egen mentale sundhed inden for deres job og deres egne færdigheder, enten gennem netværk, uddannelsesseminarer eller ved at finde en coach”, siger hun.

  Læs mere om administrative karrierer.

  Læs mere om erhvervskarrierer.