Register over interessenter i projektledelse
Hvad er det vigtigt at have et ordentligt register over interessenter i projektledelse? Stakeholderstyring er en af de vigtigste processer i ethvert projekts livscyklus. Det er en type strategisk ledelsesproces, som kloge projektledere følger for at få støtte til deres projekter fra andre, både interne og eksterne. Interessenter kan være en enkeltperson, en organisation, et samfund, en gruppe mennesker, en investor, der kan påvirke eller blive påvirket af resultaterne af et projekt, eller en organisation. De kan have positive eller negative virkninger, og de kan være enten interne eller eksterne i forhold til organisationen. Der oprettes et interessentregister for at dokumentere, hvem der påvirkes af projektet, og hvem der har indflydelse på og indvirkning på projektet. Det indeholder oplysninger til håndtering af projektets interessenter, som har forskellige niveauer af interesser og påvirkninger af projektets mål. I denne artikel vil vi diskutere vigtigheden af interessentstyring og give et eksempel på en skabelon til et interessentregister, som kan hjælpe dig med at styre projektets interessenter effektivt.
Inspektørstyringens betydning for et projekts succes
Inspektører kan være positive, negative, interne eller eksterne i forhold til projektet eller organisationen. Afdelingsledere, projektkoordinatorer, projektgruppemedlemmer, ledende ledere, bestyrelsen og projektsponsorer er et eksempel på interne interessenter, hvis aktiviteter påvirker eller bliver påvirket af projektet.
Externe interessenter er dem, der er eksterne i forhold til projektets organisation. Sælgere, leverandører, tilsynsmyndigheder, myndigheder, lokalsamfund og organisationer er eksempler på eksterne interessenter.
Tilfredshed blandt interessenterne er et vigtigt succeskriterium for enhver type projekt. Uanset om du styrer et sofistikeret it-projekt eller et lille kontorbyggeri, skal du opfylde dine interessenters krav. For succesfulde projektledere er det en god praksis at engagere alle positive interessenter fuldt ud ved hjælp af effektive kommunikationsværktøjer og -teknikker baseret på en strategi for at opnå deres støtte.
Stakeholder management er en gentagende proces, der udføres gennem et projekts livscyklus. Selv om der er mange værktøjer og teknikker til rådighed til udvikling af en interessentstrategi, er interessentstyring en unik proces for projektet. Derfor bør den skræddersys under hensyntagen til projektets karakteristika.
Identificering af de vigtigste projektinteressenter processen kommer lige efter undertegnelsen af projektcharteret. Herefter skal du dokumentere interessentoplysningerne i et register. Med andre ord opretter du interessentregistret, når projektcharteret er underskrevet.
Hvornår starter vi interessentanalysen?
En af de første ting, som en projektleder bør gøre, er at begynde at identificere interessenterne i begyndelsen af et projekt. Alt i forbindelse med interessentstyring starter med at stille disse enkle, men effektive spørgsmål;
- Hvem kan blive påvirket af projektets resultater?
- Hvem kan påvirke projektmålene?
Dette vil sætte et startpunkt for din interessentstyringsproces.
Håndtering af interessenter
Hvor vi taler om skabelonen til interessentregisteret, er det vigtigt at se på identifikation og evaluering af interessenter.
Identifikation
Det er ret nemt at identificere nogle interessenter – projektleder, projektteam, klient, bestyrelse, investorer osv. På den anden side kan nogle interessenter, der har potentielle virkninger, ikke let opdages. Ved at analysere interessentregistrene fra tidligere projekter øges din chance for at forstå, hvordan de interagerer med projektet.
Nedenstående tips kan være nyttige;
- Arbejd sammen med din sponsor for at identificere dem på de primære niveauer.
- Brainstorm med dit projektteam for at identificere enkeltpersoner og grupper
- Søg om ekspertviden
- Analysér registrene fra tidligere og lignende projekter.
Evaluering
Differente typer interessenter kan have forskellig indvirkning på dine projektmål. Deres påvirkningsniveau er ikke det samme. Hvis du ønsker at bruge din tid og dine ressourcer effektivt, mens du styrer interessenterne, er du nødt til at klassificere dem i henhold til deres magt og interesser. Interessenterne kan vurderes ud fra følgende faktorer:
- Krav
- Kommunikationsbehov
- Forventninger
- Indflydelse
- Interesse
- Interesse
- Magt
Skabelon til interessentregister
Interessentregisteret er et af de vigtigste projektdokumenter, der hjælper med at klassificere, identificere, identificere og vurdere projektets interessenter. Interessentregisteret besvarer mange spørgsmål vedrørende interessenterne. Følgende er nogle af dem;
- Hvad er interessenternes navne og kontaktoplysninger?
- Hvad er interessenternes forventninger og krav?
- Hvem er de mest kritiske interessenter?
- Hvad er kommunikationsmetoderne til at håndtere interessenterne?
- Hvad er interessenternes påvirkningsniveau?
Grundlæggende oprettes et interessentregister i de tidlige faser, lige efter at projektcharteret er underskrevet. Identifikation af interessenter er det første skridt i forbindelse med oprettelsen af et interessentregister. Interessenter kan identificeres ved at gennemgå tidligere og lignende projektregistreringer, brainstorming med projektteamet, møde med projektsponsoren og udforske de leverandører, der er involveret i projektet
Efter interessentidentifikationen kommer interessentanalyse, klassificering og forvaltningsprocesser.
PMBOK Guide anbefaler nedenstående værktøjer til interessentklassificering;
1. Power/interest grid
2. Power/influence grid
3. Influence/impact grid
4. Salience model
Stakeholders klassificeres efter deres magt, indflydelse, impact og interesse for et projekt. Desuden kan de klassificeres i henhold til deres hastende karakter og legitimitet.
Eksempel på interessentregister
Typisk indeholder et interessentregister nedenstående oplysninger;
– Navn,
– Afdeling
– Titel
– Rolle i projektet
– Forventninger
– Indflydelse (lav/høj)
– Virkning (lav/høj)
– Kategori
Et interessentregister indeholder kolonner, der omhandler specifikke spørgsmål. Det kan tilpasses under hensyntagen til projektets krav. Nedenstående figur skitserer et eksempel på et interessentregister.
Bemærk, at interessentregisteret er et levende dokument, som bør holdes opdateret i løbet af projektets livscyklus. Det indeholder oplysninger om alle vigtige projektinteressenter og deres attributter.
Indehaverregistre er vigtige projektledelsesdokumenter, som bør holdes opdateret i hele projektets livscyklus. Det er et levende dokument, der hjælper projektgruppen med at indeksere alle projektets interessenter. Efterhånden som projektet skrider frem, ændres interessenterne og deres påvirkninger af projektet. Der kommer nye interessenter til, og nogle interessenter mister deres opmærksomhed på projektet. Deres magt og indflydelse på projektet ændrer sig også. Derudover skal interessentregisteret være et fortroligt dokument, fordi det indeholder så mange oplysninger om forskellige personer og organisationer.
For en vellykket projektledelse kan man aldrig benægte betydningen af et interessentregister.
Fordele ved interessentregisteret
Som projektleder bør du være opmærksom på dette faktum: Interessenter kan gøre alt enten svært eller nemt. Og alt har en tendens til at ændre sig i et projekt, fordi projekter er dynamiske af natur. En person eller gruppe kan være interesseret i dit projekt i begyndelsen, men kan miste interessen med tiden. Eller måske ønsker en gruppe ikke, at du skal realisere et projekt, som du har påtaget dig.
Hvordan kan vi håndtere alle disse faktorer? Svaret er let: Brug interessenten til at komme med. Mens du styrer et projekt, kan du spare dig ved at klassificere, identificere og vurdere undersøgelser af interessenternes krav ved at klassificere, identificere og vurdere dem. At oprette et register er nemt, det er bare at skrive noget på en computerskærm. At have et komplet register hjælper os med at forvalte vores begrænsede tid med succes, mens vi håndterer en række spørgsmål i projekter.
Summary
Stakeholder management spiller en afgørende rolle for et projekts succes. En forkert styring af projektets interessenter, som har stor magt og interesse, kan bidrage til projektets fiasko. Derfor skal projektteams foretage rettidig og omhyggelig analyse, klassificering og prioritering af interessenterne under hensyntagen til interessenternes muligheder for at påvirke projektet.
Det er en god praksis at oprette registret så tidligt som muligt. Der findes forskellige eksempler og skabeloner på internettet. Du kan downloade dem, tilpasse dem til dit projekts krav, tilføje kolonner, hvis det er nødvendigt, og bruge dem til dit projekt til at indeksere interessentoplysningerne. Den foreslåede skabelon i denne artikel, som viser, hvordan interessentregisteret kan se ud, er også nyttig for dig.
I denne artikel diskuterer vi betydningen af interessentstyring og giver et eksempel på en skabelon til et interessentregister. Bemærk, at dette er et vigtigt emne, der bør være kendt fra PMP-certificeringseksamen synspunkt. Du kan tilføje eller dele alt, hvad du vil, ved at bruge kommentarfeltet nedenfor.
Se også
Salience Model
External References
pmi.org
Wanda er direktør for Blue Horizons Professional Training Services, som fokuserer på levering af PMI-SP, Stakeholder Management og andre projektrelaterede workshops, uddannelse, mentor- og konsulenttjenester. Hun har en doktorgrad i projektledelse fra Harward University.
Tags: PMBOK Guide pmbok stakeholder register projektledelse stakeholder register stakeholder register stakeholder register stakeholder register stakeholder register stakeholder register stakeholder register i projektledelse stakeholders register hvad er et stakeholder register