Næsten alle de råd om tidsstyring, du nogensinde har læst, understreger vigtigheden af at bruge mere tid på vigtige opgaver og mindre eller ingen tid på alt det, der distraherer dig fra dine produktivitetsmål.
Men hvad nu hvis du kunne tage det et skridt videre og fordele din tid ud fra opgaver af høj værdi og aktiviteter af lav værdi.
Den 60-30-10-regel kan gøre netop det for dig og give dig en ramme for fordeling af din tid til dine opgaver.
Denne regel sætter en struktur, der giver dig et bedre overblik over, hvilke opgaver der er værd at udføre på hvilket tidspunkt af dagen.
60 % er det øverste niveau, 30 % er det midterste niveau, og 10 % er det nederste niveau.
Reglen 60-30-10 betyder, at 60 % af din arbejdsdag skal afsættes til aktiviteter af høj værdi, 30 % til opgaver af lav værdi, der stadig fremmer dine mål, og 10 % til andre aktiviteter, der kan hjælpe dig med at forberede dig til i morgen.
Hvis du er bekendt med investering, kan du tænke på denne tidsstyringsmodel som din tidsporteføljeallokering på tværs af forskellige opgaver.
60% topniveau til opgaver af høj værdi
Der vil altid være mere at gøre, end der er tid til at gøre dem. “Hvis du ikke giver passende opmærksomhed til det, der har din opmærksomhed, vil det tage mere af din opmærksomhed, end det fortjener,” siger David Allen i sin bog Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
Det er let at blive ophidset af opgaver og forsøge at tage for meget på sig hver dag, men hvis du gør det, vil du bruge din energi over det hele uden at nå dine vigtigste ting for dagen.
For at forbedre dine resultater og få mere gjort, skal du adskille dit arbejde af høj værdi fra alle andre aktiviteter. Mindst 60 procent af din dag bør afsættes til alle dine opgaver af høj værdi.
“Du skal beslutte, hvad dine højeste prioriteter er, og du skal have modet til – behageligt, smilende og uden undskyldning – at sige nej til andre ting. Og måden at gøre det på er ved at have et større ja, der brænder indeni,” argumenterer Stephen Covey, der er kendt for sin populære bog The 7 Habits of Highly Effective People.
Opgaver af høj værdi bidrager til din langsigtede mission, dine værdier og mål. Det er ting som den bog, du gerne vil skrive, den præsentation, du gerne vil lave i forbindelse med en forfremmelse, de salgssamtaler og den virksomhed, du planlægger at starte.
For hvert stort mål skal du identificere de enkelte opgaver og vælge, hvad du vil fokusere på i løbet af dagen. Få det gjort først om morgenen, når du er mest aktiv.
For at opnå resultater af høj værdi kræver det, at vi prioriterer de opgaver, der ender med at give et værdifuldt og værdifuldt resultat.
For at udføre mere arbejde af høj værdi skal du kigge på alt det, du har på din tallerken. Undersøg dine mikroaktiviteter, eller opgaver/leverancer, der skal leveres. Er de i overensstemmelse med det større billede af det, du forsøger at opnå? Vælg det, du mener, er mest væsentligt, gør plads, og arbejd kun på dine vigtigste målbare og opnåelige mål – det handler om at fokusere på opgaver, der giver værditilvækst.
30% aktiviteter af middel til lav værdi
Allokér 30% af din tid til presserende, men ikke nødvendigvis vigtige opgaver.
Ting som at behandle e-mails, organisere filer, besvare telefonopkald, sende statusopdateringer til teamet, skrive rapporter og nogle møder falder ind under denne kategori.
Hver gang du åbner en e-mail, skal du træffe en beslutning, hvilket afbryder dit flow. Problemet er, at hver enkelt e-mail kan gøre eller ødelægge mine næste par minutter, den næste time eller endda hele dagen.
Midterste opgaver kan virke presserende, men hvis de ikke bidrager direkte til dit slutmål, skal du vælge at udføre dem efter at have afsluttet opgaver af høj værdi.
Tænk på denne kategori som vedligeholdelsesopgaver. Hvis du forsømmer dem helt, vil du få problemer, men du ønsker ikke at fokusere på dem på bekostning af vigtigere opgaver.
Hvem ønsker at bruge størstedelen af sin arbejdstid på at besvare e-mails eller betale regninger? Nogle opgaver af lav værdi er nemme at automatisere. Hvis du finder dig selv i at gøre det samme igen og igen hver dag, så find en måde at automatisere det på, og brug den frie tid til noget andet.
Hvad enten det er planlægning, kvittering eller standardarrangementer, er der sikkert apps, du kan bruge.
Vi skal sørge for, at sådanne opgaver ikke overtager vores liv, så vi har tid til at tage fat på de virkelig store udfordringer, der kan gøre en reel forskel for vores arbejde.
Hvis du har råd til at bruge mindre tid på disse aktiviteter for at geninvestere den i det, der betyder mest, skal du reducere den procentdel af tiden, du bruger på denne kategori, og udføre mere arbejde af høj værdi.
10% lavere niveau bør gøre en forskel i morgen
Hvordan du afslutter dagen er afgørende, da det har meget at gøre med, hvordan du starter den næste dag. Opgaver i denne kategori er ting, der ikke tilføjer nogen reel værdi til dit arbejde, din vision eller dit langsigtede mål, men som kan hjælpe dig med at få en bedre start i morgen.
Nogle mennesker afsætter mindre end 10 % af deres tid til dette niveau. Det afhænger af din personlige tidsplan. det er op til dig.
Ude for vigtige arbejdsaktiviteter har nogle mennesker andre opgaver, som de skal ordne, men som de ikke kan retfærdiggøre i de første timer af dagen.
Du kan bruge dette niveau til at oprette en ny to-do-liste eller evaluere den gamle – sørg for, at du er der, hvor du skal være med hensyn til disse aktiviteter, og at du har opnået så meget, som du har kunnet. Hvis ikke, skal du lave en bedre plan for i morgen.
Du kan også gennemgå din tidsplan for næste dag. Eller bruge noget af tiden til at rydde op. Før du går ud af døren, kan du tage et par minutter til at smide skrald, organisere dit papirarbejde og rydde op på dit skrivebord. Det vil give følelsen af en frisk start, når du ankommer næste morgen.
Hvis du ikke har en plan for din pendling hjem, kan du planlægge ting, du kan gøre, mens du pendler – hvad du skal læse, podcasts, du kan lytte til for at slappe af efter en travl tidsplan.
Selvfølgelig kan disse kategorier revideres, så de afspejler din unikke situation og tidsplan. – Du kan ændre det til 50-30-20 eller 70-20-10, afhængigt af dine personlige forhold.
Prioritering og optimering af din tid kan give dig mere tid til at fokusere på det, der virkelig betyder noget – at få mere udrettet på kortere tid. Ideen er at sætte dig selv i stand til at opnå optimal succes ved at kategorisere dine opgaver efter den bedste udnyttelse af din tid.