Det er sandt, at en korrekt kvittering af forretningsmails vil forbedre din succesrate, når du driver forretning i det 21. århundrede. Utallige antal e-mails i forretningsverdenen er sendt for at modtage oplysninger, placere et krav, fremsætte en klage eller udføre en plan. For at kvittere for disse forskellige former for e-mails professionelt, skal du kvittere for dem baseret på afsenderens krav.
Der er særlige måder at kvittere for de e-mails, du modtager professionelt. Bemærk disse ti tips til at kvittere for at modtage en e-mail som virksomhedsejer eller privatperson.
- 1 – værdsæt afsenderen
- Eksempel I – Bekræft en e-mail professionelt
- 2 – Vær ligefrem
- 3 – Arbejd med fokuspunktet
- 4 – Send en tidsafgrænset meddelelse
- 5 – Høflig præsentation
- 6 – Giv de nødvendige forslag
- Eksempel II – Bekræftelse af en e-mail på professionel vis
- 7 – Svar på spørgsmålene
- 8 – Involver afsenderen
- Eksempel III – Bekræftelse af en e-mail på professionel vis
- 9 – Fremhæv afsenderens unikke karakter
- Eksempel III – kvittering for en e-mail på en professionel måde
- 10 – Detaljerede oplysninger
- Konklusion
1 – værdsæt afsenderen
Værdsættelse er en associeret af kvittering. Som modtager kan du vinde din afsender ved blot at sende et “tak”-svar for at anerkende, at du har modtaget e-mailen. Din kunde har f.eks. sendt en e-mail med en klage. Det første skridt til at vinde en sådan kunde er ikke en reaktion, men en påskønnelse. Du kan sende en e-mail som denne:
Eksempel I – Bekræft en e-mail professionelt
“Tak, vi har modtaget din e-mail.”
E-mails, der påskønner en afsender, vil helt sikkert give indtryk af, at modtageren ikke er en snob.
2 – Vær ligefrem
Vær direkte, når du vil kvittere for en e-mail professionelt. Gør dine udsagn klare og vær specifik. Anerkend at have modtaget e-mailen som privatperson eller som repræsentant for en virksomhed.
3 – Arbejd med fokuspunktet
Fokuspunktet i den e-mail, du har modtaget, skal bearbejdes tilstrækkeligt for at vise, at du faktisk anerkender at have modtaget e-mailen. Du kan genskabe fokuspunkterne, så de passer til de yderligere oplysninger, som du ønsker at vedhæfte som svar til din afsender.
4 – Send en tidsafgrænset meddelelse
En virksomhed kan afsløre sit niveau af effektivitet og produktivitet gennem sit svar på kundernes e-mails.
I et tilfælde, hvor en kunde sender en klage-e-mail, kan du kvittere for e-mailen ved at sende en tidsbegrænsning for, hvornår de rejste spørgsmål vil blive behandlet. Du finder et eksempel senere i dette indlæg.
Hvis du modtager en e-mail, som du ikke hurtigt kan besvare, skal du kvittere for e-mailen og fortælle afsenderen, hvornår problemet vil blive behandlet.
5 – Høflig præsentation
Sproget ‘der er to sider af en mønt’ bekræfter det faktum, at forhold af ting kan være enten positive eller negative.
Din reaktion på en e-mail bør være baseret på de oplysninger, som e-mailen præsenterer. Oplysningerne kan være enten positive eller negative. En kvittering for at have modtaget en e-mail bør ikke afspejle følelser som vrede og frustration. Præsenter din kvittering for e-mailen høfligt for at vise, at du respekterer afsenderens synspunkter.
6 – Giv de nødvendige forslag
Der er tidspunkter, hvor en modtager kvitterer for en e-mail, fordi problemerne ikke er af en sådan art, at de kan løses via en e-mail. I tilfælde af denne art skal du give de nødvendige forslag til, hvordan du kan løse de problemer, som afsenderen har rejst. Det kan være nødvendigt, at afsenderen skal komme til virksomheden eller mødes med nogen. Sådanne forslag skal angives tydeligt.
Eksempel II – Bekræftelse af en e-mail på professionel vis
Kære John,
Vi beklager, at du har haft problemer med den pengeoverførsel, vi sender til din bankkonto. Du skal muligvis besøge din bank for at løse dette problem. Bed din kontoansvarlige om at skrive til os via vores kundesupport e-mail, og han eller hun skal angive dit affiliate id, så vi kan verificere din identitet.
Hvis dette ikke løser problemet, bedes du give os besked, så vi kan tage yderligere skridt. Tak.
Hilsen,
7 – Svar på spørgsmålene
Der er e-mails, der er fyldt med spørgsmål. Du kan kvittere for at modtage sådanne e-mails ved at give svar på disse spørgsmål uden at undtage nogen. Hvis du ikke kan svare hurtigt på disse spørgsmål, skal du blot give en tidsfrist for, hvornår svarene vil blive sendt.
Sommetider er der spørgsmål, der kræver presserende svar. For spørgsmål af denne art bør svarene gives uden forsinkelse.
8 – Involver afsenderen
Der er nogle e-mails, som kræver, at du involverer afsenderen. Det skyldes, at afsenderen har bidraget til dig på en positiv måde, og at du ønsker at kvittere for modtagelsen af deres positive bidrag. At involvere dem ved at give dem mulighed for at stille spørgsmål i efterfølgende e-mails eller fremsætte nogle anmodninger er en måde at involvere afsenderen på.
Du kan også involvere afsenderen ved at informere dem om, at de kan sende deres kommentarer til de aktiviteter, de har bidraget til gennem den e-mail, du har modtaget.
Eksempel III – Bekræftelse af en e-mail på professionel vis
Hej James,
Tak for et hurtigt svar. Jeg er glad for, at du fandt webappen meget nyttig. Du vil helt sikkert opdage flere funktioner i løbet af de næste par dage.
Føl dig velkommen til at kontakte mig til enhver tid for en anmodning om en funktion, et forslag eller en klage. Jeg vil være meget glad for at hjælpe på nogen måde.
Med venlig hilsen,
9 – Fremhæv afsenderens unikke karakter
Du kan modtage en e-mail, der viser afsenderens evner, f.eks. en e-mail, der omhandler en jobansøgning, hvor afsenderens CV er vedhæftet. Din kvittering for en sådan e-mail bør angive afsenderens faglige resultater for at understrege, at afsenderens CV er blevet kontrolleret, og at virksomheden respekterer afsenderens resultater.
Eksempel III – kvittering for en e-mail på en professionel måde
Kære Ruth,
Vi er glade for, at du er interesseret i at arbejde i vores virksomhed. Vi er glade for, at du har afsluttet din MBA i en så ung alder.
Dit CV er blevet videregivet til vores personaleafdeling. Du kan kontakte os, hvis du ikke modtager en besked fra dem inden for de næste fem arbejdsdage.
Vi ønsker dig held og lykke med din ansøgning.
Hilsen,
10 – Detaljerede oplysninger
Detaljerede oplysninger skal gives i kvitteringsoplysningerne for at undgå forvirring. Du bør kvittere for afsenderens e-mail ved at give nogle detaljerede oplysninger såsom datoer, hvor de nødvendige procedurer vil blive udført.
For eksempel bør en kvittering for en jobsamtale give detaljerede oplysninger om datoen for samtalen, tidspunktet og stedet.
Når en virksomhed har sendt e-mails til sine kunder for at bede om kundernes grad af tilfredshed med deres varer og tjenester, kan en kunde sende en kvitteringsmail for at påskønne virksomhedens tjenester. Kunden bør give tilstrækkelige oplysninger såsom specifikke produkter, der gør, at virksomhedens tjenester fortjener påskønnelses-e-mailen.
Konklusion
Sluttelig skal du huske på, at vigtigheden af professionelt anerkendende e-mails ikke kan overvurderes. Hvis du gør dette hele tiden, vil det hjælpe dig med at skille dig ud fra mængden af konkurrenter og få dine kunder til at vende tilbage.