ACH-betalinger, hvor midler trækkes fra en kundes bankkonto via ACH-netværket (Automated Clearing House), giver nogle klare fordele i forhold til behandling af papirchecks. Specifikt kan ACH-betalinger spare dig både tid og penge.
Mens ACH synes simpelt, er de underliggende processer faktisk noget komplekse, idet de involverer en proces i syv trin med seks forskellige enheder. Disse enheder omfatter Originator – den person eller enhed, der initierer transaktionen; Orginating og Receiving Depository Financial Institutions (to separate enheder); ACH-operatører og -modtagere.
Som du måske kan forestille dig, er kommunikationen og koordineringen af midler på tværs af så mange parter et kompliceret samspil; men som en virksomhed, der accepterer ACH-betalinger, kan det at tage sig tid til at forstå, hvordan ACH-betalinger skal oprettes, være med til at strømline onboarding-processen og mindske risikoen for ACH-afvisninger.
Hvis du ønsker at komme i gang med at oprette ACH-betalinger for din virksomhed, er her fire afgørende ting, du skal vide.
Hvad din virksomhed har brug for for at kunne behandle ACH-betalinger
For at kunne acceptere ACH-betalinger skal du først have en købmandskonto hos en betalingsprocessor, som hjælper med at forbinde de forskellige dele, der udgør en ACH-transaktion. Selv om det ikke er kompliceret at oprette en købmandskonto, kan det virke sådan at vælge den rigtige udbyder af en købmandskonto til din virksomhed på grund af de mange muligheder, der er til rådighed. Fra udbyder til udbyder er der masser af variabler, der kan påvirke din oplevelse. Til at begynde med låser de fleste udbydere af købmandskonti deres kunder i kontrakter, der kan variere fra to til seks år, og ofte er der bøder for tidlig opsigelse. Nogle tilbyder dog måned-til-måned-tjenester. Ikke alene giver denne type udbyder dig mulighed for at foretage ændringer uden sanktioner, men du kan også opleve, at en udbyder, der skal gøre sig fortjent til din løbende loyalitet, kan gøre en ekstra indsats for at holde dig tilfreds.
Som med kreditkortbehandling og andre betalingsformer vil du også opleve, at gebyrer og andre afgifter samt udbetalingsskemaer kan variere, hvorfor du måske ønsker at foretage nogle sammenligninger.
Du skal også have en måde at behandle betalinger via ACH-netværket. Disse omfatter ting som checkscannere samt virtuelle terminaler, som sikkert gemmer kontooplysninger og også giver dig mulighed for at oprette automatiske betalinger for abonnementer og andre løbende gebyrer.
Hvilke oplysninger du har brug for fra kunder, der ønsker at betale via ACH
For at kunne behandle betalinger har du også brug for nogle vigtige oplysninger fra dine kunder:
- Kontoindehaverens for- og efternavn
- Routing- og kontonummer
- Kontotype (check- eller opsparingskonto)
Du skal have tilladelse til at debitere eller refundere en kundes bankkonto. Ud over ovenstående oplysninger skal en sådan tilladelse også indeholde oplysninger om transaktionens beløb, om det er en engangsopkrævning eller en tilbagevendende opkrævning, og hvis det er tilbagevendende, startdato og hyppighed. En sådan autorisation er også vigtig, fordi den er en vigtig måde at beskytte din virksomhed på i tilfælde af en tvist.
Fælles årsager til at ACH-transaktioner afvises
Når ACH-betalinger afvises, bremser det din evne til at blive betalt, hvilket afbryder dit cashflow og endda risikerer at medføre NOC-gebyrer (Notification of Change). To af de mest almindelige årsager til ACH-afvisninger vedrører forkerte bankkontonumre eller forkerte transit-/routingnumre. I nogle tilfælde kan det være, at en kunde har ændret bankforbindelse og glemt at opdatere dig, i andre tilfælde kan det være, at en bank har ændret sit routing-system. I begge tilfælde risikerer du at blive pålagt gebyrer.
Du kan reducere risikoen for flere NOC-gebyrer ved at søge efter en løsning som PayJunction’s Virtual Terminal, der er i stand til at autokorrigere visse bankoplysninger, så afvisningen ikke gentager sig ved efterfølgende transaktioner. Du kan også indføre en gebyrpolitik, der tilskynder kunderne til hurtigt at opdatere deres kontooplysninger ved at straffe afvisninger, da du kan pådrage dig gebyrer for utilstrækkelige midler for papirchecks. Bare sørg for at være gennemsigtig, så kunderne ikke bliver overrasket, hvis de pådrager sig et gebyr.
Sådan konfigurerer du tilbagevendende transaktioner
En af de mange fordele ACH kan tilbyde i forhold til papirchecks er, at den kan reducere nogle af de vigtigste smertepunkter ved håndtering af tilbagevendende betalinger. Det kan være forbundet med meget manuelt arbejde at opkræve betalinger løbende – du skal holde styr på, hvad der skal betales og hvornår, sikre dig, at checken er modtaget til tiden, og derefter gå til banken for at foretage en indbetaling – hver gang. Men du kan fjerne alt dette besvær ved at oprette tilbagevendende transaktioner. Det betyder, at du kan oprette en transaktion én gang og være sikker på, at den vil blive behandlet automatisk fremadrettet efter den tidsplan, du vælger – du skal blot huske at sikre dig, at din kunde godkender tilbagevendende ACH-transaktioner og ikke en engangsbetaling.
Lær mere om tilbagevendende ACH-betalinger.
Har du oprettet ACH-betalinger til din virksomhed? Var det enklere, sværere eller bare som du havde forventet, at det ville være? Del din erfaring nedenfor.