Sådan udarbejder du en projektanmodningsformular (og hvorfor din virksomhed har brug for en)

Hvad enten du har gennemført et projekt hundrede gange før, eller du står over for en ny udfordring, så forhindrer en formular til projektanmodning, at hele operationen udvikler sig til et spil af ødelagte telefoner og spildte ressourcer.

Hvor god disciplin dit team end er, hvis det eneste, de har at gå ud fra, når du anmoder om et projekt, er en vag besked og deres hukommelse om kravene, vil du før eller siden få et problem. Enten vil der blive igangsat et projekt, som ikke er din tid værd, eller også vil dine instruktioner gå tabt i det rislende arbejde ned til dem, der handler.

‘Mens han var på manøvre, gav en brigadegeneral, der havde kommandoen over en bestemt brigade stationeret i Aldershot, besked til den nærmeste oberst til ham:

“Fjenden rykker frem fra venstre flanke. Send forstærkninger.”

Men da den nåede frem til enden af højre flanke, blev meddelelsen modtaget:

“Fjenden rykker frem med ham-shanks. Send tre og fire pence!”” – Garson O’Tool, der videregiver et virkeligt eksempel på en ødelagt telefon fra 1914

Selv hvis det overordnede mål ikke bliver forvrænget, inden det når frem til frontlinjerne, har det team, der modtager projektanmodningen, kun få eller ingen chancer for at se det store billede, hvilket distancerer dem fra de fordele, som projektet kunne give.

Så, hvis du hellere vil arbejde på dine vigtigste projekter uden at spilde tid og ressourcer, så læs videre. Det er på tide at oprette et forretningssystem til at organisere dine projekter i officielle, standardiserede anmodninger, der viser præcis, hvad projektet er, hvem der skal arbejde på det, hvornår det skal være færdigt, og hvilke ressourcer der er tildelt det. Det er på tide at få oprettet en formel projektanmodningsformular.

Hvad er en projektanmodningsformular?

Projektanmodningsformularer udlægger de centrale detaljer om et projekt, så alle involverede kan se, hvad det er, hvorfor det er værd at gennemføre, hvor lang tid det skal tage, hvilke ressourcer der er afsat til det og så videre. Hvis du skal bede (eller er blevet bedt om) om noget andet end at låne en kuglepen, vil du vinde ved at lave en officiel anmodningsformular for at sikre, at intet går tabt eller bliver glemt.

Det er også en god måde at forhindre, at blandede budskaber siver ned gennem din virksomhed.

Tænk på anmodningsformularer som projektforslag, men i stedet for at pitche et projekt for din chef, CEO eller interessenter er det dem, der anmoder om at få projektet gennemført. Forslag spørger “kan vi gøre dette?”, mens anmodningsformularer fortæller dig “vi er nødt til at gøre dette”.

Derved kan ledere definere præcis, hvad et projekt skal være, hvordan det skal opnås, og vise den forventede værdi for alle, der arbejder på det, hvilket motiverer dem til at få arbejdet udført. Alle ved, hvad der er involveret, og dermed kan projektet pålideligt (og sikkert) finansieres og gennemføres.

Med andre ord bør enhver projektansøgningsformular indeholde tilstrækkelige oplysninger til at formidle hele projektet til de hold, der skal arbejde på det, og også til at komme i gang uden forvirring. Det er uundgåeligt, at du bliver nødt til at dele oplysninger og opdateringer, efterhånden som tingene skrider fremad, men i starten bør denne formular indeholde alt, hvad alle har brug for for at komme videre.

Få din gratis anmodningsformular

Hvis vi kommer ind på de tunge detaljer, skal du ikke lede længere, hvis du leder efter en gratis formular, som du kan tilpasse og bruge til at standardisere dine anmodninger. Skabelonen til projektforespørgselsformularen nedenfor giver dig mulighed for at indsende projektforespørgsler, tildele passende teammedlemmer, spore dine fremskridt og meget mere ved at drage fordel af den bedste procesdokumentationssoftware på markedet.

Hvorfor er de vigtige?

Projektforespørgselsformularer hjælper både dem, der anmoder om projektet, og dem, der skal arbejde på det, ved at skabe klarhed på begge sider.

Det team, der arbejder på projektet, vil kunne starte, så snart det er godkendt, i stedet for at spilde tid med ekstra møder, chats i Slack og generel forvirring. Det er en af de bedste måder, hvorpå du klart og tydeligt kan beskrive et projekt, og hvordan det skal startes.

Denne klarhed sammen med de generelle oplysninger i anmodningsformularen (f.eks. den forventede slutdato, omfang og budget) hjælper også med at planlægge projektets fremskridt på forhånd og fastsætte mindre deadlines, hvilket betyder, at der er langt større sandsynlighed for, at projektet holder sig på sporet.

For så vidt angår de personer, der indsender projektansøgningsformularen, er det formelle dokument med til at sikre, at de projekter, der anmodes om, har et realistisk omfang og faktisk er værd at gå efter. Det standardiserede format sikrer, at alle vinkler tages i betragtning, og at omkostningerne vejes sort på hvidt i forhold til de forventede gevinster, hvilket gør værdien af projektet og dets leverancer krystalklart.

Lader man det team, der skal være ansvarlig for projektet, se dette, får de også en chance for at give udtryk for eventuelle bekymringer om projektet, før der bruges tid eller ressourcer på det. Hvis noget ikke stemmer eller virker som spild af tid, kan sagen diskuteres af alle involverede, og der kan træffes en informeret beslutning om, hvorvidt man skal fortsætte med projektet, ændre anmodningsformularen eller skrotte den og fokusere på noget andet i stedet.

Sådan udarbejder man en projektanmodningsformular

Det er ikke svært at udarbejde en brugbar projektanmodningsformular. At skrive en formular, som vil blive brugt konsekvent og give alle de oplysninger, som dit team har brug for, sammen med motivationen til at overholde tidsplanen og producere resultater af høj kvalitet, er en helt anden sag.

Trods alt er der et par enkle principper, som du kan følge for at sikre, at du både skaber en effektiv anmodningsformular uden at gøre tingene unødvendigt kedelige og kedelige. Du skal først og fremmest:

• Beslutte dig for et ensartet format
• Vælg et projekt at anmode om
• Oplys de grundlæggende detaljer i din anmodning
• Hold tingene enkle
• Gør dine deadlines og dedikerede ressourcer rimelige
• Hav et fast indsendelses- eller påmindelsessystem

Lad os dykke ned i hver af disse lidt mere detaljeret.

Beslut dig for et ensartet format

Som når du lærer at skrive en procedure, skal du først beslutte dig for et fast format, som din projektansøgningsformular skal følge. Det betyder, at projekterne kan sammenlignes og kontrasteres, hvis du nogensinde er i tvivl om, hvilket projekt du skal anmode et team om; det fælles format gør det nemt at se investeringen og den forventede værdi af dem alle.

At have et digitalt format (eller i det mindste en digital kopi) til formularen er også et must, da dette vil give en go-to ressource, som både nemt kan refereres senere i projektets udvikling og meget nemmere kan deles mellem teammedlemmer. For ikke at nævne, at hvis anmodningen skal revideres, er en enkelt delt digital kopi (som skabelonen fra tidligere i dette indlæg) meget nemmere at holde opdateret end at skulle udskrive og erstatte alle fysiske eksemplarer.

Der er ingen faste regler for, hvordan dit format skal være, men så længe det giver dig mulighed for at medtage alle relevante detaljer, nemt kan deles og opdateres og ikke risikerer at blive slettet eller tabt, burde du være godt kørende.

Vælg et projekt

Du kan ikke skrive en projektanmodningsformular, før du rent faktisk vælger et projekt. Her kan det betale sig at have en form for forudgående analyse af værdien af potentielle projekter, før du går i gang, da det vil være din største indikator for, hvad der vil være værd at arbejde med først.

Hvis du er i tvivl, skal du holde et møde med den person, der vil være involveret i projektet, og drøfte den tid og de ressourcer, det vil tage i forhold til de fordele, du vil få, og andre oplysninger som f.eks. eventuelle tidskritiske elementer. Hvis du har et projekt, der er vigtigt, presserende, vil give en stor fordel for din virksomhed og ikke vil tage for meget tid at opnå, er det det det projekt, du bør anmode om først.

Overfør de grundlæggende detaljer

Nu er det tid til at registrere de grundlæggende detaljer om dit projekt i anmodningsformularen. Selv om disse vil ændre sig en smule afhængigt af projektets art og størrelse samt de involverede teams og din virksomheds størrelse, er de grundlæggende spørgsmål, du skal besvare, følgende:

• Hvad er projektet?
• Hvorfor er det vigtigt?
• Hvilke forventede fordele vil det medføre?
• Hvor vil det blive udført?
• Hvem vil arbejde på det?
• Hvordan vil det blive gennemført?
• Hvornår vil det være afsluttet senest?
• Hvad kræves der for at gennemføre det?

Nøglen her er at sørge for, at du formidler nok til, at alle kan komme videre med projektet, samtidig med at du overbeviser dem om de fordele, det vil give. Hvis dit team forstår vigtigheden af deres opgaver (f.eks. i forhold til resten af virksomheden eller endda deres eget team), er de mere tilbøjelige til at få projektet afsluttet til tiden og i høj kvalitet.

Det betyder dog ikke, at du har lov til at vrøvle løs i flere sider…

Hold det enkelt

Dødens kys for enhver dokumenteret proces, metode eller anmodning er at gøre den så overdrevent detaljeret, at den person, der læser den, ignorerer den helt. Folk ønsker ikke at få alle detaljer om, hvad de skal gøre – de ønsker bare at få arbejdet gjort og komme af vejen.

Som sådan, hvis du ikke holder din anmodningsformular enkel ved kun at inkludere et overordnet overblik over projektet, vil formularen blive så lang, at alle, der bruger den, uundgåeligt vil skære hjørner. Indsæt i stedet alt det, de har brug for at vide for at begynde at gøre fremskridt, men fortæl dem ikke, hvad de allerede ved.

Hold den enkel, hold den læsbar, og frem for alt, hold den nyttig.

Gør deadlines og ressourcer rimelige

Deadlines bevæger sig på en utrolig hårfin grænse mellem at presse et team til udbrændthed og at give dem så meget slæk på dem, at de bliver sløve, at de bliver sløve, så det er vigtigt at fastsætte dem, der lægger lige præcis nok pres på dem til at tilskynde dit team til at arbejde godt. Det samme gælder for de ressourcer, du tildeler projektet – du skal være fornuftig i stedet for at være nærig eller ødsel.

Og igen er der ingen fast formel for at finde den rette balance, men med tidsfristerne skal du forsøge at sigte efter et tal, der giver dine teams lidt spillerum, men ikke så meget, at de bliver selvtilfredse. Opmuntre dem om nødvendigt til at opdele projektet i mindre opgaver med hurtigere frister, da dette vil øge arbejdets hastende karakter og hjælpe projektet til at skride fremad i et stabilt tempo.

Med hensyn til ressourcer er alt enten noget, du har brug for, eller investering vs. belønning. Hvis det er nødvendigt, skal du ikke gå efter en erstatning. Hvis du f.eks. har brug for at hyre en freelancer til at håndtere arbejde, som du ikke har talentet til, så sørg for at hyre en god freelancer i stedet for at spare på prisen for den sags skyld (du får, hvad du betaler for).

Hvis der er valgfrie ressourcer, som kan forbedre projektets hastighed eller den endelige kvalitet, skal du afveje dem mod den investering, de vil kræve. Hvis et bestemt værktøj f.eks. vil gøre en opgave hurtigere og lettere, skal du afveje denne fordel mod omkostningerne ved værktøjet sammen med eventuelle løbende fordele ved at have adgang til det. Hvis afvejningen er det værd, skal du få adgang og inkludere loginoplysningerne i projektets anmodningsformular.

Sæt et indsendelses- eller påmindelsessystem op

Som enhver anden dokumenteret proces nytter det ikke noget at oprette en anmodningsformular, hvis alle bare vil ignorere den. Så du skal sørge for, at den er synlig, og at projektet (eller rettere fristerne) ikke bliver glemt. Måden, du gør det på, afhænger i høj grad af din projektstyringsapp, men som minimum bør du og alle andre involverede oprette advarsler, der minder dig om det inden den endelige deadline.

Lad os sige, at du ligesom os her på Process Street bruger en form for kalendersystem til at administrere dine opgaver (for os er det Trello). I dette tilfælde vil du bruge oplysningerne i projektansøgningsformularen til at opdele projektet i deadlines på tværs af din kalender, der kulminerer med den endelige dato på formularen.

Selv hvis du bruger Google Calendar i stedet for en smart betalt app, bør du kunne oprette begivenheder og påmindelser for dine forskellige deadlines. Kalenderens naturlige layout vil gøre det nemt for dig at kontrollere, hvilke opgaver der skal udføres, og hvornår de skal være udført senest.

Automatisk generering af din perfekte projektanmodningsformular

Som ethvert dokument med et standardformat kan du automatisk oprette dine projektanmodningsformularer ved at bruge Zapier. Da det eneste, der ændres mellem de enkelte formularer, er oplysningerne (og ikke det overordnede format), kan du indtaste projektets oplysninger i en skabelon, et spørgeskema eller noget andet, der kan gemme de relevante oplysninger, og derefter få Zapier til at sende det hele til din standardformularskabelon.

Tænk på det som at have en fakturagenerator – Zapier kan registrere oplysninger som f.eks. hvad projektet er, og hvornår det forfalder, fra det, du bruger til at gemme dem, og derefter selv oprette et formateret dokument. Du kan endda få den til at sende dig et link til det endelige produkt pr. e-mail, så du ikke selv skal gå ud og finde det.

Den nemmeste måde at opsætte denne procesautomatisering på er at notere dine projektoplysninger ved hjælp af den skabelon til projektanmodningsformularen, der blev leveret tidligere i indlægget. Du kan derefter bruge en gratis konto på Zapier til at registrere de oplysninger, der er indtastet i Process Street, og sende dem til en app til oprettelse af formularer efter eget valg.

For at få mere at vide kan du læse vores gratis e-bog om automatisering af forretningsprocesser.

Sommetider kan de mindste ændringer gøre en massiv forskel i din virksomhed. At have en formel projektanmodningsformular er måske ikke det mest glamourøse aspekt af din virksomhed, men det er en af de afgørende måder, hvorpå din virksomhed kan forblive konsekvent og undgå at spilde ressourcer, mens du fortsætter med at vokse.