Når man har med lov om slutløn i Californien at gøre, er det detaljerne, der gør det svært. Hvis en medarbejder f.eks. siger op med to ugers varsel, har du normalt indtil medarbejderens sidste dag til at udbetale den sidste løn – men hvad hvis du ønsker at bede medarbejderen om ikke at arbejde i opsigelsesperioden? Hvornår skal den sidste lønseddel udbetales?
Hvordan skal en arbejdsgiver håndtere en situation, hvor en opsagt medarbejder har taget PTO- eller ferietid på forhånd (før den er optjent) og allerede er blevet betalt for den, selv om den endnu ikke er optjent? Kan det tilbagebetales fra den sidste lønseddel?
Dette var den type spørgsmål, som Michelle Flores besvarede på et nyligt afholdt CER-webinar. Læs videre for at få disse svar og flere.
California final pay laws: Hvor lang tid til at give den sidste lønseddel
Q. Hvor lang tid har du til at betale medarbejderen, når han/hun er blevet opsagt?
A.I Californien skal en medarbejder, der bliver opsagt, betales med det samme – dagen for opsigelsen.
Q. Har loven ændret sig således, at arbejdsgiverne tidligere havde 72 timer til at udbetale den sidste løn, men nu er det straks? Eller er det stadig 72 timer, men det anbefales blot at betale straks?
A.Labour Code section 201 angiver, at hvis du opsiger en medarbejder, skal du betale vedkommende straks efter opsigelsen. Der er et forbehold for sæsonansatte i konservesindustrien – arbejdsgivere, der opsiger sæsonansatte i konservesindustrien, har 72 timer, men dette er en meget streng undtagelse. Hvis en medarbejder derimod siger op, har arbejdsgiveren 72 timer til at udbetale den sidste løn. Men hvis han opsiger, skal den normalt betales med det samme.
Californiske love om slutløn: Hvad sker der, hvis en medarbejder skylder penge?
Q. Med hensyn til lån, kan du venligst behandle slutløn og PTO, der blev “lånt” (ferie, der blev taget ud over deres opsparede eller optjente saldo)? Har vi lov til at opkræve lønnen tilbage?
A.I denne situation svarer det til at udbetale dem forskud på lønnen. Ofte kan der i håndbogen stå, at lønforskud kan trækkes fra en sidste lønseddel; jeg advarer dog arbejdsgiverne mod at gøre det. Min anbefaling er at holde disse forskud på et minimum og at bruge dem til din fordel, hvis en person forlader virksomheden. Under visse omstændigheder kan det at forklare, at du ikke trækker det fra (og dermed behandle det som en gave til medarbejderen uden forventning om tilbagebetaling) have flere fordele for arbejdsgiveren end at forsøge at få pengene tilbage, og helt sikkert færre risici.
Q. I tilfælde af eftergivelse af forudbetalt ferie/TO-tid/løn, vil du anbefale, at vi beder om en fritagelse for krav til gengæld?
A.Det afhænger af det. I den situation ville det afhænge af, hvor godt du har dokumenteret forskuddene, hvor mange penge der er tale om, og dokumentationen i forhold til afkaldet. Bekymringen er, om du har taget passende hensyn til denne frigivelse – hvilket virkelig afhænger af de foreliggende omstændigheder. Det kunne være muligt, men det skal være et betydeligt beløb, betydeligt i tid og fuldt dokumenteret. Det ville også kræve en særskilt underskrift (de skulle have underskrevet et eller andet sted, at de anerkendte, at de ville skylde dette, hvis de fratrådte, før de betalte underskuddet tilbage).
Californiske love om slutløn: Hvordan man håndterer varierende meddelelser om medarbejderens fratræden
Q. Hvis en medarbejder i Californien giver to ugers opsigelsesvarsel, men du ikke ønsker, at medarbejderen skal arbejde i opsigelsesperioden og i stedet beslutter at fritstille ham tidligt, skal du så have hans eller hendes sidste check den dag, du fritstiller ham eller hende – selv om du betaler ham eller hende gennem opsigelsesperioden?
A.Den sikreste vej er at betale dem den dag, du beslutter dig for at bede dem om ikke at arbejde, og at udbetale resten af deres opsigelsesvarsel. Jeg ville betale dem den dag, hvor du afskediger dem, fordi deres ansættelse ophører den dag. Og selv om de gav dig besked om, at de havde til hensigt at sige op på en anden dag, hvis du siger nej, opsiger du dem faktisk før deres forventede slutdato. Da deres ansættelse ophører på denne dato, skal du betale dem på denne dato – uanset om du betaler dem gennem deres opsigelsesperiode eller ej.
Faktisk vil jeg anbefale, at du betaler gennem opsigelsesperioden, fordi hvis du ikke gør det, kan det ikke kun give anledning til arbejdsløshedskrav, men disse krav kan også gå ud over fratrædelsesdatoen. Hvorfor risikere det – betal den på den dag, du siger “tak, men nej tak”, og betal den gennem deres opsigelsesperiode. Og dokumentér det hele tydeligt.
Q. Hvis en medarbejder giver et langt opsigelsesvarsel, f.eks. en måned, og du alligevel afskediger vedkommende den dag, han/hun fortæller dig, at han/hun planlægger at gå (fordi du ved, at han/hun ikke længere vil være produktiv), skal du så betale gennem hele opsigelsesperioden, gennem en standardperiode på to uger, eller skal du bare lade ham/hende gå uden varsel?
A.Dette skal vurderes fra sag til sag. Uden yderligere detaljer kan det være svært at retfærdiggøre den øjeblikkelige opsigelse. Uden at vedkommende udviser den manglende produktivitet (dvs. hvis det faktisk bare er et indtryk af, at vedkommende ikke vil give sig fuldt ud, og du blot forsøger at få vedkommende ud af miljøet), vil jeg anbefale, at du takker for opsigelsen og betaler gennem hele opsigelsesperioden. Selv om det er en stor udbetaling, kan der uden det være et krav på den løn. F.eks. hvis de hævder, at de mente, at opsigelsesperioden var nødvendig. Desuden kunne de søge om arbejdsløshed, og du ville sandsynligvis være nødt til at betale det – og arbejdsløsheden kunne strække sig ud over denne periode.
Dertil kommer, at du sender et budskab til andre medarbejdere om, at det vil blive behandlet negativt at give opsigelse, og dermed tilskynder du dem til ikke længere at gøre det. At undgå dette sidste punkt kan alene være udgiften værd. Uden at kende yderligere detaljer ville jeg betale den.
Overstående oplysninger er et uddrag af webinaret “Final Pay Obligations in California: Tips for Minimizing Your Legal Risks When Employees Leave.” For at tilmelde dig et fremtidigt webinar, besøg CER webinars.
Michelle Lee Flores er partner på kontoret i Los Angeles hos Fisher & Phillips LLP. Hun fokuserer sin praksis på alle aspekter af retssager om ansættelsesforhold, herunder retssager med nævninge og på bænken, voldgift, mægling og forhandlinger forud for retssager, chikane og diskrimination på grund af køn, race, religion, alder og handicap, overtrædelser af løn- og arbejdstidsregler, herunder gruppesøgsmål, og uberettiget opsigelse.